Formas de um gerente se preparar para uma análise de desempenho

A revisão anual do desempenho do funcionário é um processo essencial de recursos humanos para documentar o desempenho de um funcionário ao longo do ano, uma oportunidade de fornecer feedback ao funcionário e serve como um trampolim para a definição de objetivos de desempenho e desenvolvimento para o próximo ano.

No entanto, o ritual anual no local de trabalho foi comparado a uma visita ao dentista para obter um canal radicular. Ambos podem ser descrições precisas. Assim como cuidar dos dentes, a razão pela qual a avaliação anual do desempenho acaba se tornando um canal radicular é devido à falta de manutenção preventiva.

Com uma boa quantidade de planejamento inicial e check-ups regulares, a revisão anual de desempenho pode ser tão indolor quanto a limpeza anual dos dentes. Aqui estão sete maneiras pelas quais um gerente pode se preparar para uma análise anual do desempenho do funcionário, a fim de torná-lo uma discussão produtiva e indolor:

1. Comece com as expectativas e metas de desempenho

A preparação para uma análise de desempenho anual começa com o processo de contratação. Um anúncio de emprego bem escrito e uma descrição do trabalho explicitam claramente o que se espera do empregado e como deve ser o bom desempenho.

As expectativas de desempenho não precisam assumir a forma de uma descrição formal de trabalho. Veja como escrever expectativas reais de desempenho que fazem a diferença para uma maneira mais informal e eficaz de desenvolver e comunicar expectativas de desempenho. Só não se esqueça de discutir essas expectativas e objetivos com o empregado e revisitá-los em uma base regular. As coisas podem mudar e, quando o fazem, o funcionário não deve ser o último a saber.

2. Fornecer feedback regular ao longo do ano

Uma grande parte de tornar a revisão anual indolor é a eliminação de surpresas. Os funcionários merecem e precisam de feedback positivo e crítico regularmente. Para que o feedback seja eficaz, ele precisa ser oportuno, entregue o mais rápido possível após o resultado ou comportamento de desempenho. Claro, o feedback crítico pode doer um pouco, mas é muito menos doloroso do que conseguir tudo de uma vez no final do ano.

3. Lidar com problemas de desempenho de forma rápida e decisiva

A revisão anual NÃO é o momento de resolver um problema sério de desempenho pela primeira vez. Os gerentes precisam aprender como reconhecer, diagnosticar e discutir problemas de desempenho ao longo do ano.

4. Mantenha a documentação ao longo do ano

Uma das partes mais difíceis de se preparar para uma revisão é tentar lembrar de tudo o que aconteceu ao longo de um ano. Quando um gerente não mantém um registro do desempenho e dos comportamentos dos funcionários ao longo do ano, eles tendem a basear suas avaliações na memória recente.

Uma maneira simples de documentar durante o ano é manter uma pasta para cada funcionário para relatórios de desempenho, exemplos de bom e mau comportamento, resumos de discussões, comentários de clientes, registros de presença e qualquer outra coisa relacionada a expectativas e metas de desempenho.

5. Obtenha feedback dos outros

Embora o gerente seja a melhor pessoa para avaliar o desempenho de um funcionário, também é útil solicitar comentários de clientes, colegas de trabalho e outros gerentes. Isso pode ser feito de forma regular e informal, ou com uma metodologia de pesquisa mais formal. O feedback deve ser confidencial, anônimo e usado de forma agregada para verificar e apoiar a avaliação do gerente.

6. Peça Feedback ao Funcionário

Embora um gerente NUNCA deva pedir a um funcionário que escreva sua própria avaliação, é uma boa prática solicitar uma autoavaliação do funcionário como parte do processo de preparação. O funcionário pode ter informações de que o gerente não estava ciente e, no mínimo, o gerente pode obter um aviso antecipado sobre quaisquer pontos cegos que o funcionário possa ter.

7. Esteja preparado com exemplos

Para desempenho, forneça documentação de desempenho objetiva e mensurável, se possível. Para feedback comportamental, forneça 2-3 exemplos específicos para cada competência.

Quando um gerente segue essas dicas de preparação, a discussão anual deve ser apenas um resumo de tudo o que já foi discutido ao longo do ano. O foco pode, então, voltar-se para definir expectativas e metas para o ano seguinte.