Como executar uma análise de custo-benefício

Uma análise de custo-benefício é uma ferramenta-chave de tomada de decisão que ajuda a determinar se uma ação ou despesa planejada é literalmente vale o preço.

A análise pode ser usada para ajudar a decidir quase qualquer curso de ação, mas seu uso mais comum é decidir se deve prosseguir com uma despesa maior. Como se baseia em adicionar fatores positivos e subtrair os negativos para obter um resultado líquido, também é conhecido como "executando os números".

O básico

Uma análise de custo-benefício encontra, quantifica e adiciona todos os fatores positivos envolvidos em um curso de ação proposto. Esses são os benefícios.

Então todos os negativos, ou custos, são identificados, quantificados e subtraídos.

A diferença entre os dois indica se a ação planejada é recomendável. O verdadeiro truque para fazer uma análise de custo-benefício é certificar-se de incluir todos os custos e benefícios e quantificá-los corretamente.

Devemos contratar uma pessoa de vendas adicional ou atribuir horas extras, ou será melhor colocarmos nosso fluxo de caixa livre em títulos ou investir em equipamento de capital adicional? Ambas as perguntas podem ser respondidas fazendo uma análise adequada de custo-benefício.

Primeira tentativa de uma análise custo-benefício

Digamos que você seja um gerente de produção e esteja propondo a compra de uma máquina de estampagem de US $ 1 milhão para aumentar a produção.Antes de apresentar a proposta ao vice-presidente, você precisa de alguns fatos para apoiar sua sugestão. Você precisa fazer uma análise de custo-benefício.

Primeiro, você lista os benefícios. A máquina produzirá mais 100 unidades por hora. A máquina substituirá três trabalhadores que estão carimbando à mão. As unidades serão de maior qualidade, porque serão mais uniformes.

Você calcula o preço de venda das 100 unidades adicionais por hora multiplicado pelo número de horas de produção por mês. Adicione outros dois por cento para as unidades que não são rejeitadas devido à maior qualidade da saída da máquina. Em seguida, adicione os salários mensais dos três trabalhadores. Isso é um benefício total muito bom.

Depois, há os custos. A máquina custa US $ 1 milhão e consumirá eletricidade. É sobre isso. Calcula-se o custo mensal da máquina dividindo-se o preço de compra em 12 meses por ano e dividindo-o pelos 10 anos que a máquina deve durar.

As especificações do fabricante informam o consumo de energia da máquina e você pode obter números de custo de energia da contabilidade. Você calcula o custo da eletricidade para operar a máquina e adiciona o custo de compra para obter um valor de custo total.

Você subtrai seu valor de custo total de seu valor total de benefício e sua análise mostra um lucro saudável.

Você está pronto para apresentar sua análise ao vice-presidente, certo? Errado. Você tem a idéia certa, mas deixou de lado muitos detalhes.

Um exemplo melhor

Dê uma outra olhada nos benefícios primeiro. Não use o preço de venda das unidades para calcular o valor. O preço de venda de qualquer item inclui muitos fatores adicionais que irão prejudicar sua análise, se você incluí-los, e não menos do que uma margem de lucro.

Em vez disso, obtenha o valor baseado nas atividades das unidades da contabilidade e use esse número.

Você adicionou o valor da qualidade aumentada calculando a taxa média de rejeição, mas talvez queira reduzi-la um pouco, porque nem uma máquina nem sempre será perfeita.

Finalmente, ao calcular o valor da substituição de três funcionários, certifique-se de adicionar custos gerais e custos de benefícios, além de seus salários. A contabilidade é a sua fonte para o número exato das taxas de trabalho "totalmente sobrecarregadas" da empresa.

Você pode ter negligenciado outros detalhes. Por exemplo, você pode comprar matéria-prima para a máquina em rolos grandes em vez das folhas individuais necessárias quando o trabalho é feito à mão. Isso deve diminuir o custo do material, outro benefício.

Agora reconsidere os custos. Além de seu preço de compra e quaisquer impostos que você terá que pagar, você deve adicionar o custo de juros na compra. Mesmo que a empresa compre a máquina imediatamente, você terá que incluir uma quantia na perda de juros que teria se o dinheiro não tivesse sido gasto.

Verifique com financiamento para descobrir o período de amortização. A máquina pode durar dez anos, mas a empresa não pode mantê-la nos livros por muito tempo. Pode amortizar a compra em até quatro anos, se for considerado equipamento de capital. Se o custo da máquina não for suficiente para se qualificar como capital, o custo total será contabilizado em um ano. Ajuste o custo de compra mensal da máquina para refletir esses problemas.

Ainda pode haver alguns detalhes que você ignorou.

Mais custos

O diabo está nos detalhes. Nesse caso, aqui estão alguns dos custos negligenciados:

• Espaço: a máquina se encaixa no mesmo espaço atualmente ocupado pelos três trabalhadores?
• Instalação: Qual será o custo para remover os carimbos manuais e instalar a nova máquina? Você vai ter que cortar um buraco na parede para entrar ou vai entrar pela porta? Você precisará de cilindros ou maquinistas com habilidades especiais para instalá-lo?
• Operador? Alguém tem que operar a máquina. Esta pessoa precisa de treinamento especial? Qual será o custo do salário do operador, incluindo despesas gerais?
• Ambiente: A nova máquina será tão barulhenta que você terá que construir um isolamento acústico em torno dela? Aumentará os prêmios de seguro da empresa?

Uma conclusão precisa

Depois de coletar todos os fatores positivos e negativos e quantificá-los, você pode juntá-los em uma análise precisa de custo-benefício.

Algumas pessoas gostam de somar todos os fatores positivos, somar todos os fatores negativos e encontrar a diferença entre os dois. Outros preferem fazer uma lista de execução que combine ambos os fatores. Isso torna mais fácil para você ou qualquer pessoa que revise seu trabalho ver que você incluiu todos os fatores em ambos os lados dos problemas.

Para o exemplo acima, a análise de custo-benefício pode ser algo assim:

Análise custo-benefício: compra de nova máquina de estampagem

(Os custos apresentados são mensais e amortizados em quatro anos)

1. Compra de Máquina ……………….. - $ 20.000

   inclui juros e impostos

2. Instalação da Máquina ………………… -3,125

   incluindo telas e remoção de carimbos existentes

3. Receita Aumentada …………………….. 27.520

   valor líquido de 100 unidades adicionais por hora, 1 turno / dia, 5 dias / semana

4. Receita de aumento de qualidade ………………… 358

   calculado em 75% da taxa de rejeição atual

5. Custos de material reduzidos …………………. 1.128

   compra de fornecimento a granel reduz custo em US $ 0,82 por cem

6. Custos de mão-de-obra reduzidos ………………….. 18.585

   3 operadores salário mais trabalho o / h

7. Novo Operador …………………………… -8.321

   salário mais overhead. Inclui treinamento

8. Utilitários ……………………………………. -250

   aumento de consumo de energia para uma nova máquina

9. Seguros ………………………………….. -180

   aumento de prêmios

10. Metragem quadrada ……………………………….. 0

    não é necessário espaço adicional

Poupança Líquida por Mês ……………………… $ 15.715

Sua análise de custo-benefício mostra claramente que a compra da máquina de estampar é justificada. A máquina economizará para sua empresa mais de US $ 15.000 por mês, quase US $ 190.000 por ano.

Este é apenas um exemplo de como você pode usar uma análise de custo-benefício para determinar a conveniência de um curso de ação e depois apoiá-lo com fatos.