O que está em um documento de escopo do projeto

Quando você está iniciando uma nova iniciativa, o documento do escopo do projeto é uma informação crítica para toda a sua equipe. Define o produto final a ser entregue ao cliente, quando deve ser entregue e a que custo.

Essencialmente, este documento define os limites do trabalho, para que cada membro da equipe e o cliente entendam o que o projeto envolve. Tão importante quanto, eles entendem o que faz não implicar.

Os benefícios

Uma declaração de escopo do projeto, uma vez compartilhada com todos os membros da equipe e os clientes do projeto, é parte integrante do gerenciamento de projetos. Entre seus benefícios:

• Um entendimento comum entre todos os envolvidos sobre os recursos esperados, qualidade e tempo do projeto
• Um meio de comunicação com outras partes interessadas no projeto para obter seu apoio e envolvimento
• Uma ferramenta para concentrar os esforços da equipe no trabalho necessário para atender às necessidades do cliente

Além disso, se forem sugeridas mudanças que estão além dos limites do escopo original, a declaração se torna a base para estimar e propor modificações. Se as alterações forem aceitas por todas as partes interessadas, a declaração do escopo poderá ser revisada.

Começando

O gerente de projeto precisa buscar informações dos membros da equipe, dos clientes, do patrocinador executivo e de outras partes interessadas importantes para entender e descrever os resultados desejados da iniciativa do projeto. Isso geralmente é chamado de entrega.

A descrição do produto deve incluir um custo ou um intervalo de custo aceitável para o projeto. Ele também define os principais recursos a serem incluídos e o prazo para entrega.

Uma vez acordado entre o cliente, o gerente do projeto, a equipe do projeto e o patrocinador executivo, quaisquer alterações na declaração do projeto devem ser feitas usando um processo de mudança cuidadosamente controlado e documentado.

Um impacto em cascata

Uma vez que a declaração de escopo ou documento tenha sido acordado, cada parte da equipe usa-a como base para suas próprias estimativas do trabalho, tempo e custos envolvidos. Quanto mais precisa e precisa for a declaração do escopo, maior a probabilidade de que as equipes de trabalho produzam estimativas precisas e requisitos de recursos.

Exclusões podem ser importantes

Não é incomum que um documento de escopo do projeto liste itens específicos que devem ser excluídos da entrega. Por exemplo, o documento de escopo de um empreiteiro para construir uma casa pode estipular que as licenças ambientais devem ser obtidas pelo proprietário e não são de responsabilidade do empreiteiro que está construindo a casa.

O que pode dar errado?

A falta de clareza é uma fonte comum de estresse e falha do projeto. Um documento de escopo vago ou ambíguo deixa muitas questões em aberto para debates e decisões de julgamento desinformadas. Estes podem afetar os recursos, qualidade, tempo e custo do projeto.

Outra armadilha a ser evitada é conhecida como "escopo de escopo". Se a declaração do escopo for vaga, o cliente é tentado a fazer exigências que estão além da intenção ou dos limites dos planos originais.

Ajustando o escopo

Embora mudanças freqüentes no escopo atrasem a conclusão do projeto e possam adicionar custos significativos, às vezes elas são necessárias e razoáveis. Os gerentes de projeto confiam em um processo de "gerenciamento de mudança" que identifica a mudança solicitada, revisa todas as estimativas correspondentes de tempo, custo e carga de trabalho e reavalia o projeto em busca de novos riscos, dada a mudança.

O gerente de projeto e o patrocinador executivo geralmente tomam a decisão final de mudar o escopo somente quando a situação foi totalmente analisada. As alterações são documentadas em um log de decisões e, em seguida, comunicadas à equipe maior do projeto.