Escopo, risco e suposição no gerenciamento de projetos

O campo de gerenciamento de projetos, assim como qualquer outra área de especialização, tem um vocabulário exclusivo, repleto de siglas e termos especializados. Três termos e conceitos essenciais que você deve entender incluem:

• Escopo
• Risco
• Suposições

Este é um esboço desses três termos essenciais de gerenciamento de projetos e inclui links e sugestões para leitura adicional.

Escopo

No gerenciamento de projetos, o escopo é o conjunto de limites que definem a extensão de um projeto. O escopo descreve o que deve ser entregue ao cliente como resultado da iniciativa do projeto.

Entender o escopo permite que o gerente de projeto e a equipe de projeto entendam o que está dentro ou fora dos limites do projeto. Se algo "não está no escopo", não é fatorado no trabalho de planejamento do projeto. As atividades que se enquadram nos limites da declaração do escopo são consideradas “no escopo” e são contabilizadas no cronograma e no orçamento. Se uma atividade está fora dos limites, ela é considerada “fora do escopo” e não é planejada. Detalhes

Seja você um gerente de projeto ou parte da equipe do projeto, você deve considerar se algo está no escopo ou fora do escopo à medida que avança. Por exemplo, imagine que um cliente pediu para você criar um site. Ao delinear o escopo (ou definir os limites) do projeto, você indica os seguintes itens como no escopo:

• Design do site e diagramação de wireframe
• Estabelecimento de uma cama de teste
• Codificação para o wireframe aprovado
• Desenvolvimento de gráficos para o tema do site
• Teste e depuração antes de tornar o site público

Durante o curso do projeto, o cliente pede que você inclua uma visão geral em vídeo da empresa. O vídeo não está especificado no escopo do projeto e, portanto, está fora do escopo. Enquanto você pode ser feliz em fazer o trabalho de vídeo por um custo extra, isso exigirá uma revisão do escopo e estimativa de custo e tempo para o projeto.

Na ausência de um documento de escopo claro e acordado, a questão do vídeo pode ter se tornado controversa entre sua equipe e os representantes do cliente. Uma declaração de escopo claro permitiu que você desarme a situação e lide com uma mudança de maneira ordenada.

Então, como você determina o que está dentro ou fora do escopo? Primeiro, você precisa descrever todos os detalhes do projeto que você conhece atualmente com base nas discussões com o cliente ou com o proprietário do projeto. Então você desejará fazer suposições importantes que conduzirão o que é considerado dentro ou fora do escopo.

Suposições

Em algum momento de sua vida, você provavelmente já disse: "Nunca faça suposições". No entanto, fazer suposições no gerenciamento de projetos é uma atividade cotidiana. Suposições ajudam você a definir o escopo e os riscos e ajustar suas estimativas de tempo e custo. Naturalmente, é essencial documentar e validar suas suposições.

Considere algo simples, como criar um livro. Digamos que seu amigo tenha uma ideia para um livro de mesa de centro e tenha solicitado que você gerencie o projeto. Seu primeiro pedido é por um orçamento para que ele possa garantir o financiamento. À medida que você define o escopo, fica claro que seu amigo não tem certeza sobre muitos detalhes, incluindo a contagem de páginas, a inclusão de imagens, o estilo da capa e o peso do papel a ser usado nas páginas.

Como todos esses fatores afetarão o custo e a complexidade da produção, você terá que fazer suposições sobre as especificações e validar essas suposições como aceitáveis ​​ou inaceitáveis ​​para o seu amigo. Depois de mais discussões, seu amigo lhe diz que ele planeja incluir 50 fotos no livro. Você pode basear sua suposição nas 50 imagens ou, antecipando que esse número aumentará com o tempo, você pode supor que haverá entre 75 e 90 páginas com imagens.

Você pode ver como as premissas afetam diretamente a programação também. Por exemplo, imagine que você esteja conduzindo um projeto em um parque que envolve a construção de um balanço. Ao configurar seu projeto, você recebe o orçamento e os membros da equipe designados, um dos quais é responsável pelos materiais. Ao criar sua programação, você pergunta à pessoa responsável pelos materiais quando o cimento chegará. Essa pessoa responde que ele não tem certeza de quando o cimento chegará, mas acredita que será entre 1º de junho e 10 de junho.

Conforme você constrói seu escopo e cronograma, supõe que o cimento chegará no máximo em 10 de junho. Esse exemplo mostra dois benefícios para se fazer suposições.

O primeiro benefício é que a hipótese de receber o cimento até o dia 10 de junho permite que você planeje as atividades que dependem da chegada do cimento. O segundo benefício é que ele fornece à pessoa encarregada dos materiais um prazo para entrega do cimento, que ele pode então repassar ao seu fornecedor. Ele inadvertidamente estabeleceu um prazo-chave para o projeto avançar.

Fazer com que os pressupostos estabeleçam benchmarks que são frequentemente revisitados durante o projeto para ajudar a equipe do projeto a permanecer dentro do escopo, no prazo e dentro do orçamento. Mas o que acontece quando as suposições estão erradas? É aí que o risco entra em jogo.

Risco

Depois de criar seu escopo e identificar as premissas que estão por trás do escopo e das estimativas, convém começar a avaliar as áreas de risco. O risco é o mesmo no gerenciamento de projetos do que no mundo real; é um perigo ou uma chance que pode causar danos.

Todos os projetos contêm risco e, se você for o gerente do projeto ou o proprietário do projeto, não é apenas sua responsabilidade antecipar o risco, mas também o trabalho de comunicar o impacto potencial desses riscos à equipe do projeto e preparar-se para mitigar os riscos.

Risco vem em vários graus. Às vezes, o risco pode significar apenas que o projeto será executado de forma ligeiramente diferente ou tomará um pequeno rumo inesperado. Em alguns casos, no entanto, o risco pode levar a resultados catastróficos que transformam seu projeto em sua cabeça.

Vamos usar o cenário do playground do exemplo de cimento acima. Um dos riscos é que o cimento não chegue na data prevista de 10 de junho. Quais são os possíveis efeitos desse risco? Todas as atividades sucessoras que se seguem após o vazamento do cimento são retardadas como resultado desse problema.

Os riscos podem ser positivos também. Considere o impacto no projeto se o cimento aparecer mais cedo do que o previsto. Embora isso pareça ser um resultado positivo, ainda cria um problema para o timing e o sequenciamento de todas as outras etapas do projeto.

Os gerentes de projeto trabalham com suas equipes de projeto para debater e identificar riscos potenciais. Eles levam o processo um passo adiante e analisam a gravidade potencial do risco e sua probabilidade de ocorrência. Além disso, eles identificam os indivíduos mais adequados para identificar quando o risco está ocorrendo e desenvolvem planos de mitigação de risco acordados.

Muitas empresas têm modelos de risco detalhados que desenvolveram ao longo do tempo e da experiência com outros projetos. Algumas indústrias compilaram perfis de risco que são usados ​​como ponto de partida para a análise de risco. Muitas indústrias também praticam análises estatísticas muito detalhadas para o planejamento de riscos.