Os cinco estágios de um projeto

Enquanto algumas metodologias de projeto, como abordagens ágeis, comprimem ou repetem os estágios seguintes em ciclos iterativos mais rápidos, o trabalho de cada estágio é visível e distinto em cada projeto.

Projetos formais seguem um processo de cinco etapas como segue

1. Iniciação: formação de equipe de projeto, fretamento de projeto e kick-off.
2. Planejamento: finalizando o escopo do projeto, definindo detalhadamente o detalhamento do trabalho, avaliando o risco, identificando os requisitos de recursos, finalizando o cronograma e preparando o trabalho real.
3. Execução: executar o trabalho real exigido pela definição e escopo do projeto.
4. Monitor e Controle: a gestão, relatórios e controle reais dos recursos e orçamentos durante a fase de execução.
5. Fechar projeto: entrega do projeto, avaliação das lições aprendidas, adiamento da equipe do projeto.

Fluxo Tradicional do Projeto

Independentemente do tamanho do projeto, o movimento pelas etapas é o mesmo. O projeto é iniciado ou iniciado com um documento que identifica o gerente do projeto e descreve a importância do projeto.

Uma vez que o projeto tenha sido iniciado, ele passa para a fase de planejamento. Aqui, as equipes centrais e de trabalho identificam o trabalho necessário a ser concluído para atingir o escopo do projeto e desenvolver estimativas e avaliações de tempo, custos, recursos e riscos.

Após a fase de planejamento, o trabalho começa e ocorre em uma ordem definida necessária para passar de atividades predecessoras ou precedentes para atividades sucessoras. As dependências do projeto desempenham um papel importante nessa fase.

Enquanto a execução prossegue, o gerente de projeto e os membros da equipe monitoram, relatam e controlam o projeto geral, com ênfase nas atividades do caminho crítico. Esse trabalho continua até que a fase de execução seja concluída e o projeto seja entregue ao cliente.

A fase final, o fechamento do projeto, envolve encerrar a entrega, avaliar as lições aprendidas e adiar a equipe do projeto para que os membros possam passar para a próxima iniciativa.

Para projetos do tipo desenvolvimento ágeis ou iterativos, o planejamento e a execução ocorrem em curtos ciclos ou sprints, com as etapas se repetindo até que o projeto seja concluído para a satisfação do cliente.

Iniciação

Uma iniciação sólida do projeto não só irá definir o seu projeto para o sucesso, mas também estabelecerá as bases para todas as etapas futuras. Durante o início, você receberá os membros da equipe do projeto, os informará sobre as metas gerais do projeto e fará ao cliente ou ao proprietário do projeto tantas perguntas quanto possível para que você possa planejar o projeto com eficiência. Também é um ótimo momento para aumentar o entusiasmo da equipe em relação ao projeto e coletar todos os detalhes de última hora que possam influenciar o planejamento do projeto. Etapas adicionais incluem:

• Análise das partes interessadas
• Atribuição de um patrocinador executivo
• Desenvolvimento e comunicação de documentos charter
• Reunião de início formal

Planejamento

Depois de iniciar o projeto e reunir todas as informações relevantes, você começará a planejar seu projeto. O estágio de planejamento depende do tamanho do seu projeto, da quantidade de informações que você precisa organizar e do tamanho da sua equipe. O resultado do planejamento deve ser um plano ou cronograma claro do projeto, a partir do qual todos seguirão suas tarefas designadas. Usar um programa de planejamento de projeto como o Microsoft Project ou o Basecamp é extremamente útil ao planejar um projeto. Se você não tiver acesso a um desses programas, faça uma pesquisa geral on-line para obter um software gratuito de planejamento de projetos.

Embora o uso de um programa de planejamento de projetos seja útil, nem sempre é necessário. Usar o Excel e o Word para criar seu plano e comunicá-lo à equipe é igualmente eficaz. Tarefas específicas na fase de planejamento incluem:

• Criando um plano de comunicação para as várias partes interessadas envolvidas.
• Desenvolver uma estrutura detalhada de detalhamento do trabalho.
• Identificando o caminho crítico.
• Traçar recursos no plano do projeto e refinar o seqüenciamento do trabalho com base nas dependências do projeto e restrições de recursos.
• Desenvolvendo um cronograma detalhado.
• Avaliação de riscos e desenvolvimento de um plano de priorização e mitigação de riscos.

Execução

Agora que você tem um plano de projeto sólido, a equipe pode começar a executar o projeto em relação às tarefas atribuídas. É a fase em que todos começam a fazer o trabalho. Você vai querer iniciar oficialmente o estágio de execução com reuniões presenciais para garantir que todos tenham o que precisam para começar a executar sua parte do projeto. Preparar a equipe no caminho certo é parte integrante do sucesso de um projeto, portanto, articule o cronograma e o plano de comunicação com clareza.

Monitor e Controle

Enquanto o projeto está em fase de execução, você começará a monitorar e controlar para garantir que ele esteja se movendo conforme o planejado. Há várias maneiras de monitorar e controlar um projeto. Check-ins casuais com líderes de equipe, "stand-ups" diários organizados ou reuniões de status semanais mais formais são eficazes. As informações que saem dessas reuniões ou canais de comunicação informarão o ciclo de feedback e, em última análise, qualquer replanejamento e ajustes necessários ao projeto. Atividades importantes adicionais nesta etapa incluem:

• Aderindo ao seu plano de comunicação pré-estabelecido para garantir a conscientização das partes interessadas sobre o status do projeto.
• Acompanhamento de equipes de trabalho e atividades de trabalho no caminho crítico.
• Identificar oportunidades para melhorar o desempenho do cronograma acelerando ou concluindo atividades paralelamente ou quando necessário, interrompendo o cronograma adicionando recursos.
• Monitorando os custos reais versus planejados.
• Em alguns casos, monitorar, calcular e relatar o valor agregado para o plano do projeto.
• Monitorar e mitigar riscos e refinar o plano de riscos conforme necessário.

Projeto Fechar

Uma vez que todos os detalhes e tarefas do seu projeto estejam completos e aprovados pelo cliente ou proprietário do projeto; você pode finalmente fechar seu projeto. O fechamento de um projeto é tão importante quanto sua iniciação, planejamento e execução. Você vai querer documentar todas as informações do projeto e organizá-las cuidadosamente para que possa voltar a elas, se necessário. Também é um bom momento para realizar um post-mortem no projeto para que todos os membros da equipe possam refletir sobre o que deu certo ou errado durante o projeto. Ele também deve ser documentado para que o resultado possa ser compartilhado com outros membros do projeto e arquivado em uma pasta de histórico do projeto.

Finalmente, é importante adiar formalmente a equipe do projeto, fornecendo feedback e avaliações de desempenho, conforme indicado pela política da sua empresa.