Como Resolver Conflitos em Projetos

Conflito em projetos é totalmente normal. Você deve esperar que as pessoas discordem. Somos todos diferentes e são as diferenças que tornam as nossas equipas altamente performantes.

As discussões que acontecem quando as pessoas discordam podem resultar em algumas soluções incrivelmente criativas e inspiradoras para os problemas. As disputas ajudam as pessoas a desfazerem os problemas reais e se aprofundarem na raiz do que está acontecendo enquanto tentam enquadrar seus próprios argumentos pessoais.

Em outras palavras, não vamos começar pensando que devemos nos afastar do conflito. Pode ser altamente benéfico em determinadas circunstâncias, mas precisa ser gerenciado ativamente. As disputas podem destruir as equipes quando elas são deixadas para apodrecer. Essas dicas explicam o gerenciamento de conflitos e como você pode ajudar ativamente as partes que são diferentes a alcançar uma posição de entendimento mútuo, mesmo que você reconheça que elas nunca concordarão.

O que é gerenciamento de conflitos?

Vamos começar com algumas definições. Gerenciar conflitos no local de trabalho é algo que todos nós fazemos, conscientemente conscientes disso. Conflito acontece quando dois ou mais indivíduos (ou grupos) têm diferentes objetivos, atitudes ou opiniões sobre a mesma coisa.

"Gestão de conflitos" é o termo que damos à forma como lidamos com isso. É o que fazemos para identificar o problema, descobrir as diferenças e descobrir como podemos lidar com o que está acontecendo.

Muitos conflitos podem ser resolvidos com discussão, particularmente se as necessidades e objetivos do projeto ou do negócio são considerados, mas às vezes outros fatores estão envolvidos.

Por que precisamos de gerenciamento de conflitos?

Em muitos ambientes de trabalho atuais e em muitas equipes de projeto, a configuração é a de uma estrutura matricial. Isso significa que as pessoas da equipe não trabalham diretamente para você. Essa pode ser a situação perfeita de várias maneiras: você gerencia suas tarefas, mas não precisa lidar com todos os outros recursos humanos, como salários, benefícios, tempo de férias e assim por diante. Isso lhe dá mais tempo para se concentrar em mover seu projeto para o seu objetivo final.

Dito isto, as estruturas matriciais estão cheias de conflitos de lealdade, tempo, prioridade ou equipe. Saber como desfazer tudo isso é uma habilidade útil.

O gerenciamento de projetos é um trabalho que causa conflitos:

• Nós procuramos o que não foi feito, perseguindo pessoas e corrigindo seus erros.
• Dirigimos o trabalho de pessoas que se reportam a outras pessoas.
• Buscamos respostas e decisões, e isso geralmente envolve problemas crescentes que podem fazer com que os outros pareçam ruins com o patrocinador do projeto.

O ponto principal é que, se você não souber como resolver conflitos no trabalho, sua equipe sofrerá mais conflitos do que saudáveis. Os debates não serão moderados. Facções surgem. Os conflitos impedem que as tarefas sejam concluídas quando os argumentos não são resolvidos. Lidar com partes interessadas difíceis torna-se seu trabalho diário. Se você não resolver problemas, isso afetará sua capacidade de atingir seus objetivos. No pior dos casos, isso pode significar que suas melhores pessoas se demitem e que sua equipe implode totalmente.

Muitos conflitos exigem apenas que você se sente e facilite uma conversa entre pessoas com opiniões diferentes. Em outras ocasiões, você pode ter que reconhecer quando o conflito terá um grande impacto no projeto e agir de acordo, talvez levantando a questão com a diretoria do projeto.

Resolução de Conflitos no Local de Trabalho

O instrumento do modo de conflito Thomas-Kilmann (TKI) é uma forma de trabalhar o seu estilo preferido para lidar com conflitos em qualquer situação, não apenas no trabalho. É frequentemente usado em ambientes de trabalho. Como uma ferramenta, é realmente útil para entender quais opções estão disponíveis quando você tem um problema que precisa ser resolvido.

O TKI é um questionário que pergunta como você reage naturalmente quando se depara com uma situação em que as opiniões ou preocupações de duas pessoas não se alinham. Ele ajuda você a descrever sua própria reação e resposta quando se depara com alguém que não compartilha sua visão.

Assertividade e Cooperatividade

O TKI analisa dois aspectos diferentes da sua abordagem ao gerenciamento de conflitos:

• Assertividade: Até que ponto você leva suas próprias preocupações às custas dos outros?
• Cooperatividade: até onde você vai para satisfazer as preocupações da outra pessoa?

Essas são duas áreas importantes de consideração. Você tem que entender até onde você está preparado para ir para proteger e conquistar sua própria posição, e o quanto é importante para você ajudar a outra pessoa a alcançar o que ele quer. Pergunte à sua equipe de RH se eles têm acesso à avaliação da Thomas-Kilmann para que você possa fazer isso. Descubra o seu estilo pessoal.

Depois de identificar o seu estilo, você pode pensar na próxima parte do TKI: os cinco modos diferentes para responder ao conflito:

• Competindo
• Acomodando
• Evitando
• Colaborando
• Comprometimento

O modo de conflito concorrente

O modo concorrente às vezes também é chamado de "forçar". É um estilo muito assertivo que também não é cooperativo. É exatamente o que você esperaria: você impõe sua opinião sobre a outra pessoa. Ele perde."

Competir é realmente apenas algo que você pode fazer quando tem algum tipo de poder legítimo na situação:

• Você está em um papel de gerenciamento e é mais sênior do que a outra pessoa.
• Você controla algo na situação, como o orçamento ou recurso.
• Você tem conhecimento especializado da situação que a outra pessoa não compartilha.

Considere questões de saúde e segurança nas quais você precisa forçar o uso de equipamentos de segurança, mesmo que alguém da equipe não queira cumprir. Técnicas de resolução de conflitos neste modo envolveriam:

• Dizendo a alguém o que fazer.
• Emitir um mandato ou diretiva.

Em vez de "resolver" o conflito, você o esmagou e permitiu que o projeto avançasse. Você tem uma decisão, mas provavelmente perdeu alguns amigos fazendo isso. Use-o com cautela ou quando a situação realmente exigir por razões legais ou de segurança. Nunca desça ao bullying no trabalho.

O modo de conflito acomodável

Acomodar é o oposto de competir. Não é assertivo e cooperativo, pois seus interesses são negligenciados e você respeita a vontade da outra pessoa.

Você não deve sempre ver isso como "perder" ou ser abnegado. Às vezes, os argumentos não valem seu tempo ou interesse. Cuidado, no entanto, se você usar isso com muita frequência, porque pode ver você como "muito fraco" se capitular com muita frequência.

O Modo de Evitar Conflitos

É aqui que você não entra em conflito. Não é assertivo porque você não está participando da discussão e não é cooperativo, porque você também não está ajudando a outra pessoa. Na verdade, você não está fazendo nada. Isso pode parecer terrível, mas na verdade pode ser eficaz quando usado com moderação e sob as circunstâncias corretas.

Você não conseguiu administrar o problema, apenas a manifestação inicial do conflito. Você ainda deve encontrar tempo para resolver os problemas. Existe o risco de o problema ficar cada vez maior se você esperar demais.

Imagine que dois colegas estão discutindo em voz alta e isso está atrapalhando o trabalho de outras pessoas no escritório. Você intervém e diz a eles que os ajudará a chegar a uma solução quando os dois se acalmarem. Você oferece a um deles a chance de se refrescar em seu escritório até aquele momento.

Técnicas de resolução de conflitos neste modo:

• Adie a discussão até um momento ou situação melhor.
• Afaste-se de uma situação ameaçadora.

O modo de conflito colaborador

A colaboração é uma forma assertiva de resolver problemas e é altamente cooperativa. Você não evita o conflito - mergulha diretamente, trabalhando em conjunto para desfazer os problemas e para chegar a um ponto em que ambos os requisitos sejam atendidos. Aproximar-se da situação de uma maneira realmente pragmática pode ajudar a construir confiança com sua equipe.

Digamos que o Marketing queira que o produto seja lançado em março. A TI deseja que um novo participante se junte à equipe antes de começar a trabalhar no lançamento do produto. Eles analisam o gráfico de Gantt juntos e usam técnicas de agendamento para garantir que o novo participante possa fazer parte da equipe e ainda obter o lançamento do produto no prazo. Técnicas de resolução de conflitos neste modo incluem discussão e mediação.

O modo de conflito de comprometimento

O comprometimento é moderadamente assertivo e moderadamente cooperativo. É uma posição intermediária que é comumente usada e, é claro, você já se comprometeu com situações do passado. Você não consegue exatamente o que deseja e nem a outra pessoa. Em vez disso, você chega a uma solução amigável com a qual ambos podem concordar.

A equipe diz que o sprint ágil deve durar duas semanas. Você quer que sejam quatro semanas. Você concorda e concorda que os sprints serão de três semanas. Técnicas de resolução de conflitos neste modo incluem:

• Discussão
• Negociando
• Trocando concessões - vocês dois dão algo

Qual é o seu estilo de resolução de conflitos?

O melhor de entender onde você se senta no TKI é entender sua preferência por resolver conflitos no local de trabalho - e em outros lugares também. Isso lhe dá uma vantagem inicial na identificação do que pode ser a melhor abordagem a ser usada para a situação específica em que você se encontra. Você tem uma preferência pessoal, mas não está reagindo da mesma maneira em todas as situações. Afastando-se pode ser o curso de ação mais apropriado em alguns casos, então você vai evitá-lo.

Em outros, um compromisso pode ser o caminho mais rápido para um caminho aceitável em torno do impasse. Você pode optar por usar outras técnicas em outros momentos.

A coisa mais importante a lembrar é que o conflito no local de trabalho vai acontecer, por isso, ter algumas técnicas para desenhar dá-lhe opções quando se depara com uma situação difícil. Conhecer suas opções lhe dá confiança e isso pode ajudá-lo a resolver disputas para que todos possam voltar ao trabalho.