Você pode melhorar as taxas de participação na entrevista de saída

As entrevistas de saída são uma das melhores maneiras de obter feedback verdadeiro e honesto dos funcionários. A desvantagem é que leva algum tempo para construir uma quantidade significativa de dados de entrevistas de saída. Aumentar sua taxa de participação, no entanto, pode ajudá-lo a obter maiores quantidades de informações acionáveis ​​mais rapidamente em suas entrevistas de saída.

O que é considerado uma boa taxa de participação para entrevistas de saída

Pesquisas mostram que a taxa de resposta média para entrevistas de saída de papel e lápis é de aproximadamente 30 a 35%. Isso significa que uma empresa com 2.000 funcionários e uma taxa de rotatividade de 15% esperaria receber cerca de 100 entrevistas de saída completas por ano. Nesse nível de participação, a organização obtém feedback de saída de apenas 5% da população total de funcionários.

Com apenas um pequeno esforço extra, você deve conseguir dobrar essa taxa de resposta. 65% ou mais é uma boa meta para a participação na entrevista de saída. Você pode fazer isso com entrevistas de saída de papel e lápis, entrevistas online de saída online e entrevistas por telefone.

Medindo sua participação na entrevista de saída

Para medir sua taxa de resposta, divida o número de entrevistas de saída concluídas pelo número de funcionários de quem você solicitou uma entrevista de saída. Idealmente, o segundo número deve ser igual ao número total de terminações, mas, por razões práticas, esse geralmente não é o caso.

Por exemplo, se você tiver 125 entrevistas de saída completas de 300 pessoas que você pediu para completar uma entrevista de saída, sua taxa de participação é de 125/300, o que equivale a 0,416 ou 41,6%.

É importante ter certeza de que você tem um bom método para rastrear esse tipo de participação. No mínimo, você deseja acompanhar a taxa de participação no início de um projeto de melhoria e depois periodicamente.

Um cenário ideal é manter uma média de execução que você pode consultar regularmente. Este número em tempo real alerta-o imediatamente para uma queda (ou aumento) na participação do funcionário em entrevistas de saída. Um sistema de gerenciamento de entrevistas on-line deve fazer isso por você automaticamente.

Grandes empresas podem querer acompanhar as taxas de participação separadamente para subsidiárias, grandes divisões ou regiões geográficas. Empresas de pequeno a médio porte geralmente podem se beneficiar de uma taxa de participação total para a organização.

Se você decidir que sua taxa de participação em entrevistas de saída pode ser melhorada, o próximo passo é analisar o processo de entrevista de saída atual. As duas áreas mais importantes para revisão são:

1. Por que os funcionários escolhem não completar a entrevista de saída?
2. Existem problemas logísticos que impedem que os recursos humanos obtenham as informações aos funcionários de maneira oportuna e eficaz?

Funcionários não concluem sua entrevista de saída

Algumas das razões pelas quais os funcionários escolhem não concluir as entrevistas de saída são:

• A entrevista de saída é muito longa.
• As perguntas da entrevista de saída são confusas ou pessoalmente invasivas.
• O funcionário não acredita que a entrevista de saída será lida ou fará diferença.
• O funcionário tem medo de repercussões.
• O empregado está com raiva da empresa.
• O empregado procrastina ou esquece.
• O processo é difícil ou desconfortável.

Se você estiver usando uma pesquisa de entrevista de saída com perguntas classificadas, 35 a 60 perguntas é sobre a duração correta da pesquisa. Mais de 60 perguntas começam a parecer longas e desconfortáveis ​​para o funcionário. Se você ultrapassar 70 perguntas, você deve estar preparado para um número maior de entrevistas de saída incompletas.

Revise suas perguntas de entrevista de saída para simplificar. Coloque-se no lugar do funcionário e pergunte-se como você se sentiria respondendo às perguntas. Evite muitas perguntas de entrevista de saída que pedem sentimentos e emoções.

Muitos funcionários não estão em sintonia com seus sentimentos (ou, se forem, podem não querer compartilhá-los com você). É muito mais fácil para um funcionário avaliar a eficácia de um processo em vez de como ele se sente em relação ao processo.

Sair do feedback da entrevista ignorado

Os funcionários não concluirão suas entrevistas de saída se acreditarem que o feedback que eles fornecem não será lido ou será prontamente ignorado. É importante que os funcionários saibam que você valoriza o feedback deles. Quando você faz melhorias com base nas sugestões das entrevistas de saída, não tenha medo de informar aos funcionários de onde a ideia surgiu.

Com o tempo, os funcionários aprenderão que você ouve. Uma vez que isso se torne uma parte da cultura corporativa, você pode ter certeza de muitas idéias, sugestões e críticas abertas e honestas.

Repercussões do Feedback Honesto

Além disso, seja claro com os funcionários que um feedback honesto não resultará em repercussões. As declarações feitas em uma entrevista de saída nunca devem ser usadas para impedir a futura elegibilidade para nova contratação.

Há muitos supostos especialistas que dizem aos funcionários para não serem honestos em seu formulário de entrevista de saída ou para não completarem um. Eles alegam que as empresas usam essas informações contra os funcionários. Profissionais de Recursos Humanos sabem que isso é um absurdo, no entanto, eles ainda precisam combater essa percepção infundada.

Comentários de funcionários irritados

Os funcionários que estão zangados com a empresa podem sentir que não querem ajudar participando da entrevista de saída. Você pode incentivar esses funcionários a desabafar sua raiva na entrevista de saída. Muitos desses funcionários irritados ficam entusiasmados com a chance de ter sua voz ouvida - especialmente se souberem que ela será ouvida pela gerência sênior.

Um processo limpo e simplificado também é importante. Quer seja baseado na web ou em papel e lápis, o formulário de entrevista de saída deve ser bem organizado com um formulário de pesquisa intuitivo e fácil de entender.

Os problemas logísticos são a segunda área principal para revisão em seu processo de entrevista de saída. Geralmente, existem links fracos em qualquer processo e as entrevistas de saída não são exceção. Seu exame deve incluir toda a cadeia de eventos que começa quando um funcionário avisa e termina quando o funcionário envia a entrevista de saída.

Audite seu processo de entrevista de saída

Você pode começar a auditar seu processo de entrevista de saída descobrindo as seguintes informações.

• Como os funcionários geralmente notificam sua intenção de rescindir?
• Quem é a primeira pessoa notificada e quanta notificação é geralmente dada?
• Quem conta à divisão de recursos humanos e como? Quão logo após o funcionário dar aviso, o RH é notificado? Quem no RH é notificado primeiro?
• Quem é responsável por iniciar a entrevista de saída? Quando essa pessoa é notificada sobre as rescisões de funcionários?
• Como o funcionário é notificado da entrevista de saída? Por quem? Qual método? Quando?
• Existe uma clara apropriação em Recursos Humanos do processo de entrevista de saída? Os envolvidos no processo entendem a importância e a urgência das entrevistas de saída?
• O que o funcionário disse sobre a entrevista de saída? De que maneira eles são encorajados a concluir a entrevista de saída? Os funcionários são informados mais de uma vez e de mais de uma maneira?
• A entrevista de saída é fácil de concluir?
• Quando e onde o funcionário completará a entrevista de saída? Existe acesso fácil aos recursos necessários?
• O funcionário tem privacidade para concluir a entrevista de saída se o estiver concluindo no trabalho?
• Os supervisores e gerentes são favoráveis ​​ao processo de entrevista de saída? Eles temem receber feedback negativo dos funcionários? Você está confiando em supervisores com medo de transmitir informações sobre a entrevista de saída para os funcionários?
• É fácil para os funcionários enviarem suas entrevistas de saída?

Analise cada uma das perguntas de auditoria acima e analise seu processo de entrevista de saída. Determine o que você pode fazer para melhorar cada uma dessas áreas. Depois de concluir sua análise, você pode começar a fazer melhorias imediatamente.

Re-Measure seu processo de entrevista de saída

Algumas das mudanças que você fizer fornecerão uma melhora notável nas taxas de participação muito rapidamente. Outros necessitarão de mais tempo para efetivamente permear a cultura da empresa.

Reavalie suas taxas de participação em três meses, seis meses, nove meses e doze meses. Na marca de doze meses, você deve esperar uma melhora significativa nas suas taxas de participação na entrevista de saída. Isso significa que você terá mais dados que podem ser usados ​​para limitar a rotatividade e aumentar a retenção de funcionários.

Conclusão

Você pode aumentar significativamente o valor de suas entrevistas de saída aumentando o número de funcionários que participam do processo de entrevista de saída. Analisando e melhorando tanto o conteúdo quanto a estrutura da entrevista de saída, juntamente com seus próprios processos internos, você pode gerar um aumento substancial em suas taxas de participação.

Finalmente, considere a possibilidade de que uma entrevista pessoal real com um membro da equipe de RH possa não apenas melhorar suas taxas de participação, mas também fornecer melhores informações. Você não pode subestimar o valor do questionamento de acompanhamento.

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Beth Carvin é o CEO da Nobscot Corporation com experiência em negócios, empreendedorismo, recursos humanos, recrutamento, vendas e desenvolvimento de negócios.