Perguntas e Respostas da Entrevista do Assistente Administrativo

Quando você está entrevistando para um trabalho de assistente administrativo, o entrevistador vai querer saber sobre o quão relevantes são as suas qualificações para o cargo e como você se encaixaria na empresa e no departamento.

Como o trabalho exige habilidades administrativas e interpessoais, os gerentes de contratação frequentemente perguntam sobre os atributos específicos que você qualifica para o cargo, bem como sobre suas habilidades menos quantificáveis.

Dicas para lidar com a entrevista

É importante estar ciente de que a discussão provavelmente vai além das habilidades sociais, como suas habilidades de comunicação, habilidades organizacionais ou pontualidade. Você também deve estar pronto para falar sobre habilidades duras.

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Assista agora: Como responder a 4 perguntas comuns para trabalhos administrativos

Esteja preparado para discutir programas de software

Como muitos cargos de assistente administrativo exigem o uso freqüente de softwares específicos, talvez seja necessário discutir os vários programas com os quais você trabalhou, como você usou esses programas e seu nível de especialização.

• Resposta da amostra:Eu amo usar tecnologia e aprender sobre novos programas. Eu também tenho um jeito para ensinar colegas de trabalho que podem não ser tão experientes em usar sistemas. No meu último trabalho na Kent Associates, me ofereci para revisar sistemas de gerenciamento de projetos para a equipe de profissionais que eu apoiava. Meu chefe aprovou minha recomendação e nós trouxemos um sistema baseado na Web, Asana, que nos ajuda a rastrear projetos e compartilhar informações em uma plataforma web.
• Resposta da amostra: Sou a pessoa no escritório para slides do PowerPoint e aproveito para ajudar nossos vendedores a impressionar os clientes com suas apresentações. Sou também um usuário avançado do Excel e crie macros complexas para preparar projeções orçamentárias para propostas de projetos.

Esteja preparado para discutir processos administrativos

Você deve estar preparado para discutir seu fluxo de trabalho e processos administrativos em posições anteriores. Como profissional administrativo, não deve haver duvido que você esteja organizado e detalhista. Seu entrevistador vai querer saber como você manifesta essas qualidades em seu fluxo de trabalho diário.

• Resposta da amostra:Habilidades organizacionais e atenção aos detalhes estão entre os meus ativos mais fortes. Eu tenho prosperado em situações em que posso trazer ordem para projetos complexos. Por exemplo, apoiei anteriormente oito profissionais que planejavam eventos promocionais para clientes. Desenvolvi um modelo para acompanhar as metas e o progresso de cada projeto e configurá-lo em uma unidade compartilhada para que todos os membros da equipe envolvidos pudessem acompanhar seu progresso em relação aos projetos e eventos da equipe.
• Resposta da amostra:Ao trabalhar para o Alfred Group, criei um manual de procedimentos que descrevia as etapas necessárias para processar os pedidos de empréstimo e, em seguida, fiz o upload on-line para que todos os agentes de crédito pudessem seguir os mesmos procedimentos.

Sempre responda positivamente

Esteja atento ao seu comportamento durante a entrevista.

Como os assistentes administrativos costumam interagir muito intimamente com os indivíduos para os quais trabalham, é essencial ser positivo, profissional e educado em todos os momentos.

Você quer que o entrevistador não tenha dúvidas de que trabalhar com você seria uma experiência agradável.

• Resposta da amostra:Eu trabalhei na recepção em nossa agência, e foi fundamental que eu fizesse uma primeira impressão positiva para os clientes atuais e potenciais. Eu sou uma pessoa natural "posso fazer", e meus comentários têm elogiado regularmente a minha orientação de atendimento ao cliente.
• Resposta da amostra:A empresa pesquisa os clientes depois das interações, e meu nome aparece consistentemente como um funcionário que é prestativo, agradável e profissional. Meu chefe comentou com que frequência os clientes me pedem quando ligam para o escritório em busca de assistência.

Preparando-se para a entrevista

Uma das maneiras de se preparar é analisar a descrição do trabalho para tentar perceber se existe um conjunto específico de habilidades no qual a posição se concentra. Por exemplo, há ênfase no planejamento de viagens, na coordenação de projetos, no agendamento de reuniões do dia a dia, na assistência pessoal ou em qualquer outra coisa? Em caso afirmativo, certifique-se de enfatizar sua experiência mais relevante ao responder perguntas de entrevistas específicas do trabalho.

Faça uma lista das habilidades mencionadas na publicação do trabalho e sinta-se à vontade para adicionar outras que você acha que seriam aplicáveis ​​também. Em seguida, dê uma olhada nas suas próprias habilidades administrativas e de escritório e combine suas qualificações com o trabalho.

Isso ajudará você a adaptar suas respostas da maneira mais relevante para a posição específica.

Perguntas e Respostas da Entrevista do Assistente Administrativo

Durante a preparação, pode ser útil revisar as perguntas que você pode fazer e pensar em como estruturar uma resposta, destacando experiências e sucessos específicos de trabalhos anteriores.

• Quais habilidades de computador você tem e quais programas você está confortável em usar? - melhores respostas
• Você está confortável usando um telefone com várias linhas e lidando com um grande volume de chamadas telefônicas? - melhores respostas
• Nesta empresa, gostamos de pensar em nós mesmos como uma equipe que trabalha em conjunto para os mesmos objetivos. Como você se sente trabalhando em um ambiente de equipe? - melhores respostas
• Como você se sentiria supervisionando dois ou três outros funcionários? - melhores respostas
• Qual é a sua maior força e como isso ajudaria seu desempenho nessa posição? - melhores respostas

• Qual sua maior fraqueza? - melhores respostas
• como você lida com stress e pressão? - melhores respostas
• Como foi trabalhar para o seu supervisor? - melhores respostas
• O que você espera de um supervisor? - melhores respostas
• Você prefere trabalhar de forma independente ou em equipe? - melhores respostas
• Você trabalha bem com as pessoas? - melhores respostas
• Dê alguns exemplos pessoais de trabalho em equipe. - melhores respostas
• Perguntas da entrevista do Receptionist: - lista de perguntas

Perguntas a fazer ao entrevistador

Você também deve fazer alguma pesquisa sobre a empresa e estar preparado para fazer perguntas pertinentes quando a oportunidade surgir. Pode ser útil apresentar algumas perguntas antes do tempo que você pode perguntar ou discutir mais, se não tiver tido a chance no início da entrevista.

Muitas vezes, isso vai estar próximo do final da entrevista, por isso é importante deixar o (a) entrevistador (s) com uma boa impressão. Uma ótima maneira de fazer isso é mostrar o seu interesse e preparação para a entrevista de emprego, ligando as questões que lhe foram feitas com algumas perguntas suas.

• Quais são as responsabilidades desta posição?
• Você pode descrever um dia típico (semana) neste departamento?
• Quais são os pontos fortes deste departamento? Quais são as fraquezas?
• O que seus assistentes do passado diziam ser a melhor parte de trabalhar para você? O que eles diriam que era o pior?
• Em que direção você enxerga a empresa nos próximos cinco anos? Você acha que existem ameaças ao seu sucesso?
• Por que seu último assistente deixou a posição? Quais foram os seus pontos fortes? Quais eram as suas fraquezas? O que ele está fazendo agora?
• Quais atributos o seu melhor assistente tem? E quanto ao seu pior assistente?
• Com que frequência as avaliações de desempenho são realizadas? Quem os conduz?
• Quais habilidades são mais importantes para você em um assistente administrativo?
• Como você recompensa e encoraja as pessoas que trabalham em seu departamento?
• Há algum problema de produção em andamento neste departamento?
• Como você lidou com problemas de pessoal no passado?
• Quais são alguns dos maiores desafios para uma pessoa nessa posição?
• Qual é o aspecto mais gratificante desta posição, na sua opinião?
• Você (a empresa / departamento) apóia a associação de associações profissionais e o desenvolvimento profissional contínuo?
• O que você descreveria como o papel do pessoal administrativo neste escritório?
• As horas extras ou as horas de fim de semana são esperadas?
• O que você mais gosta de trabalhar para esta empresa? Há alguma mudança que você faria?
• O que você menos gosta de trabalhar aqui?
• Você incentiva o departamento a trabalhar em equipe ou se concentrar mais em contribuições individuais?

Esteja preparado para mais perguntas sobre entrevista de emprego

Além das perguntas da entrevista específicas do trabalho, também serão feitas perguntas mais gerais sobre seu histórico de emprego, educação, pontos fortes, pontos fracos, conquistas, metas e planos. Aqui está uma lista das perguntas mais comuns da entrevista e amostras de respostas.