Basic Project Management 101: O que é isso?

O gerenciamento de projetos é um dos componentes mais críticos de um negócio de sucesso. Ela afeta as receitas e os passivos e, por fim, interage com a satisfação e retenção do cliente ou cliente. Sua empresa pode ter apenas um projeto em andamento por vez, enquanto outras grandes corporações e entidades podem manipular vários projetos de uma só vez. Por sua própria natureza, os projetos são temporários.

Os projetos são um meio em direção a uma meta, e a meta será alcançada. Seu negócio pode passar para outro projeto … ou não. Pode ter sido um objetivo único.

Projetos levam a uma necessidade crescente na força de trabalho. O Project Management Institute estimou que, durante o período de 2010-2020, mais de 15 milhões de novos cargos de gerenciamento de projetos seriam adicionados em todo o mundo.

O que é gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de projetos não é toda a operação da sua empresa. É apenas um segmento, um projeto específico com um plano detalhado de como você e sua empresa atingirão esse objetivo. É um plano detalhado em uma série de etapas, cada uma delas tão importante quanto as outras. Você deve conseguir um para passar para o próximo.

Pense no gerenciamento de projetos como uma escada que você deve escalar. Você não pode pular para o topo. Você deve tomá-lo por degrau para maior eficiência. Sua equipe deve aplicar as ferramentas disponibilizadas a eles, bem como sua experiência e conhecimento para executar cada etapa e passar para a próxima.

É fácil dizer que você quer chegar ao Box A, então você vai dar 25 passos nessa direção. Mas você também deve levar em consideração as considerações de tempo em seu plano de projeto e provavelmente terá que trabalhar dentro de um orçamento. Você pode rastrear esses 25 passos ou pode correr. Depende de quão rápido você deve chegar lá para a conclusão bem-sucedida do projeto. Você pode economizar dinheiro viajando a pé ou contratar um motorista. Depende do orçamento que você dedicou ao projeto.

Não existe uma abordagem, sistema ou plano de tamanho único. Cada projeto que você e sua empresa enfrentam provavelmente terá seu cronograma, meta e orçamento. É por isso que é tão importante ter um gerente de projetos talentoso e experiente para realizar o programa.

Os elementos de um projeto

Um gerente de projeto bem-sucedido deve gerenciar simultaneamente quatro elementos básicos de um projeto. Esses elementos estão inter-relacionados.

• Escopo: Isso envolve o tamanho, as metas e os requisitos do projeto.
• Recursos:Você precisará de pessoas, equipamentos e materiais no lugar.
• Tempo: Isso não aborda apenas quanto tempo o projeto levará em geral. Ele deve ser dividido em durações de tarefas, dependências e caminho crítico.
• Dinheiro:Tenha uma compreensão firme sobre custos, contingências e lucro.

O elemento mais importante: escopo

O escopo do projeto é a definição do que o projeto deve realizar e os orçamentos de tempo e dinheiro que foram criados para atingir esses objetivos. Qualquer alteração no escopo do projeto deve ter uma alteração correspondente no orçamento, no tempo, nos recursos ou em todos os três.

Se o escopo do projeto for construir um prédio para abrigar três widgets com um orçamento de US $ 100.000, espera-se que o gerente de projeto faça isso. Se o escopo for alterado para um prédio para quatro widgets, o gerente de projeto deve obter uma mudança apropriada de tempo, dinheiro e recursos.

Recursos

Existem três aspectos de compreensão e gerenciamento de recursos: pessoas, equipamentos e materiais.

Um gerente de projeto bem-sucedido deve gerenciar com eficiência os recursos atribuídos ao projeto, incluindo membros da equipe do projeto, equipe do fornecedor e subcontratados. Ele deve garantir que seus funcionários tenham as habilidades e ferramentas necessárias para concluir o trabalho, e ele deve monitorar continuamente se há pessoas suficientes para concluir o projeto no prazo. Seu trabalho é garantir que cada pessoa entenda os prazos da tarefa e do projeto.

O membro sênior de cada grupo de funcionários se reporta ao gerente de projeto quando está gerenciando funcionários diretos, mas os funcionários também podem ter um gerente de linha que fornece orientação técnica. Em uma situação de gerenciamento de matriz, como uma equipe de projeto, o trabalho do gerente de projeto é fornecer orientação de projeto aos gerentes de linha. Gerenciar subcontratos de mão-de-obra geralmente significa gerenciar o líder de equipe para os trabalhadores subcontratados, que, por sua vez, gerenciam esses trabalhadores.

Um gerente de projeto deve frequentemente adquirir equipamentos e materiais e gerenciar seu uso, para que a equipe possa operar com eficiência. Ele é responsável por ter os equipamentos e materiais apropriados no local correto no momento adequado.

Tempo

Os três elementos do gerenciamento de tempo bem-sucedido são tarefas, cronograma e caminho crítico.

Construa o cronograma do projeto listando, em ordem, todas as tarefas que devem ser concluídas. Alguns devem ser feitos sequencialmente, enquanto outros podem se sobrepor ou ser feitos em conjunto. Atribuir uma duração a cada tarefa. Aloque os recursos necessários. Determine predecessores - que tarefas devem ser concluídas antes de outras - e sucessores, as tarefas que não podem ser iniciadas até que uma após a outra seja concluída. Este aspecto do gerenciamento de projetos é às vezes chamado de gerenciamento de cachoeira porque uma tarefa segue outra em ordem mais ou menos sequencial.

O software de gerenciamento de projetos pode simplificar a tarefa de criar e gerenciar o cronograma do projeto.

Algumas tarefas têm um pouco de flexibilidade nas datas de início e término exigidas. Isso é chamado de "flutuar". Outras tarefas não têm flexibilidade. Eles têm zero flutuação. Uma linha através de todas as tarefas com zero float é chamada de caminho crítico. Todas as tarefas nesse caminho - e pode haver vários caminhos paralelos - devem ser concluídas no prazo, se o projeto tiver que entrar no prazo final. A principal tarefa de gerenciamento de tempo do gerente de projeto é monitorar o caminho crítico.

Dinheiro

As três considerações em administrar dinheiro são custos, contingências e lucro.

Cada tarefa tem um custo, sejam as horas de trabalho de um programador de computador ou o preço de compra de um metro cúbico de concreto. Cada um desses custos é estimado e totalizado ao preparar o orçamento do projeto.

Algumas estimativas serão mais precisas do que outras. O orçamento do projeto deve, portanto, incluir um subsídio de contingência - dinheiro reservado no orçamento "apenas no caso" o custo real de um item é totalmente diferente da estimativa.

Lucro é o dinheiro que a empresa quer ganhar com a tarefa. É colocado no topo do custo.

Portanto, o orçamento de um projeto é composto pelo custo estimado, mais a contingência e qualquer lucro. O trabalho do gerente de projeto é manter o custo real igual ou inferior ao custo estimado e maximizar o lucro que a empresa obtém no projeto.

Gerenciamento de Projetos é uma Arte e uma Ciência

O gerenciamento de projetos bem sucedido requer prática. Essas idéias podem fornecer uma compreensão básica do gerenciamento de projetos, mas considerá-lo apenas um começo. Se o seu trabalho ou carreira inclui gerenciamento de projetos, e se você quer melhorar suas habilidades, converse com gerentes de projetos bem-sucedidos, leia e pratique. O gerenciamento de projetos pode ser uma carreira muito gratificante.