Como dominar sua lista de afazeres

Encare isso, todos nós temos muito o que fazer. Em qualquer dia, as nossas listas de tarefas incluem:

• Responsabilidades de trabalho
• Responsabilidades domésticas
• Horários escolares e atividades
• Recados
• Telefonemas

Como você acompanha tudo isso? Se você é como a maioria das pessoas, não da maneira mais eficiente ou eficiente possível.

• O seu escritório está cheio de notas amarelas presas a todas as superfícies?
• Você tem listas de tarefas separadas? Um para casa e outro para o escritório? Ou talvez você tenha várias listas para cada um?
• Você pega envelopes ou até mesmo guardanapos para anotar coisas que surgem em sua cabeça enquanto você dirige?
• Quantos cadernos diferentes estão na sua mesa agora que incluem itens de ação ou tarefas? Seja honesto.
• Sua bolsa está transbordando de pedaços de papel que incluem anotações ou mensagens telefônicas?
• E quanto ao balcão da sua cozinha? Está cheio de notas, listas de compras e tarefas pessoais?

Para gerenciar suas listas de tarefas de maneira mais eficiente, consolide-as em uma lista principal.

O especialista em gerenciamento de tempo Kenneth Zeigler é um grande defensor do uso de uma lista mestra. Em seu livro Organizando para o Sucesso, ele diz, "O propósito de uma Lista Mestra é tirar tudo da sua cabeça. Uma lista mestra é uma Diário de pensamentos e atividades conforme elas ocorrem. A mente pode organizar o que você precisa para realizar de forma mais eficaz quando pode ver tudo o que você precisa para concluir ".

Como começar

• Encontre a ferramenta certa - Você precisa encontrar uma ferramenta que funcione para você capturar sua lista principal consolidada. Alguns podem achar que um simples bloco de notas faz o truque. Outros podem querer usar um caderno espiral projetado especificamente para rastrear tarefas. Considere o uso de um sistema de notas eletrônicas, como o Evernote.
• Certifique-se de que a ferramenta é portátil - À medida que as tarefas surgem em sua cabeça, você precisa de um lugar para gravá-las, portanto, certifique-se de que a ferramenta escolhida seja portátil.Se você estiver usando um sistema de anotações eletrônicas, leve sempre consigo um pequeno caderno para registrar pensamentos, idéias, tarefas e compromissos. Você pode transferi-los para o organizador de notas eletrônicas no final do dia.

• Consolide todas as suas listas - Depois de selecionar a ferramenta certa, reúna todas as suas várias listas de tarefas. Transfira todas as tarefas e itens para sua nova lista principal. Não se preocupe em colocá-los em qualquer ordem específica. Você está simplesmente capturando em um único lugar cada coisa que você precisa fazer. Não se surpreenda se a sua lista principal for longa.
• Adicionando à sua lista principal - Conforme você passa o dia todo e pensa em coisas que precisa fazer, adicione-as à sua lista principal. À medida que são atribuídas tarefas, adicione-as à sua lista. À medida que seus filhos falarem sobre as coisas de que precisam para a escola, adicione-os à sua lista. Enquanto você pensa em tarefas que precisa executar, adicione-as à sua lista.

Sua lista de ações diárias

Na noite anterior ou primeira coisa toda manhã, revise sua lista principal. Selecione as tarefas, trabalhos e compromissos que devem ser feitos naquele dia e transfira-os para uma lista de ações diárias. Lembre-se de ser razoável sobre o que você pode realmente realizar naquele dia. Sua lista de ações diárias torna-se seu plano de trabalho para o dia.

Manutenção em andamento

Em uma base regular, sua lista de tarefas agora funciona da seguinte maneira:

• Você tem uma lista principal para todas as tarefas;
• À medida que você passa pelo seu dia e pensa ou recebe tarefas adicionais, adicione-as à sua lista de tarefas do mestre.
• Todos os dias, você revisará sua lista de tarefas principais e transferirá as prioridades de hoje para uma lista de ações diárias.

Periodicamente, avalie sua lista principal. Você pode descobrir, devido a cruzamentos e notas adicionais que foram adicionadas à margem, que faz sentido copiar os itens pendentes restantes para uma nova lista principal. Não jogue fora a lista antiga. Guarde-o para revisão histórica e referência futura.

Ao seguir esse processo, você descobrirá que é mais eficiente, mais no topo das tarefas e que está mais realizado.