Como escrever uma solicitação de proposta ou RFP

Uma solicitação de proposta, às vezes chamada de RFP ou RFQ (solicitação de cotação), é um documento que uma empresa emite quando quer comprar um produto e deseja disponibilizar suas especificações ao público. Este é geralmente o caso quando várias empresas vão licitar sobre o trabalho ea RFP convida a preços mais competitivos. Mas, se você não preparar a RFP corretamente, seu esforço poderá gerar lances que são uma perda de tempo ou, pior ainda, nenhum lance. Veja como criar uma RFP para garantir os melhores resultados.

Dificuldade: Média

Tempo requerido: Muitos dias

Os 12 passos

1. Faça sua lição de casa:Descubra o que você precisa, o que você quer e o que é possível antes de começar a escrever seu RFP. Não faça um RFP para uma máquina que pode produzir 1.500 widgets por hora se você nunca vendeu mais de 25 por mês. Não faz sentido emitir um RFP para um carro de alta potência quando um mensageiro pode passar pelo trânsito com a mesma velocidade em uma bicicleta.
2. Distinguir entre suas necessidades e desejos: Se você quiser comprar um aplicativo que possa transmitir imagens entre a matriz e suas vans no local de trabalho, especifique o número de imagens necessárias por segundo, o tamanho máximo das imagens necessárias e a resolução necessária. Embora possa ser bom ter essas imagens coloridas, decida se isso é realmente necessário. Se você realmente precisar de um determinado específico, use palavras como "will", "shall" e "must". Isso indica que esses são os requisitos. Especificações que são meramente "desejos" devem ser identificadas por palavras como "pode", "pode" e "opcional".

1. Decida como será o vencedor: As propostas recebidas em resposta à sua RFP serão diferentes. Cada empresa respondente terá diferentes pontos fortes e fracos. Alguns se concentrarão no menor custo. Outros se concentrarão na melhor qualidade. E outros oferecerão um conjunto completo de recursos. Decida de antemão o que você está procurando - o menor custo, a entrega mais rápida ou alguma combinação dos dois.
2. Organize o documento: Qualquer coisa que você escreva para os negócios deve ter muita reflexão e deve ser organizado. Um esboço é um bom lugar para começar. No mínimo, você precisará de seções para uma introdução, requisitos, critérios de seleção, cronogramas e processos. Muitas dessas seções terão subseções.

1. Escreva a introdução: É aqui que você explicará aos possíveis licitantes por que você está publicando a RFP e o que espera alcançar ao fazer isso. A introdução também pode incluir um resumo dos principais pontos selecionados das outras seções, incluindo a data de vencimento. A introdução de uma RFP para um sistema de transmissão de imagens poderia ser algo como: "A XYZ Company solicita propostas para um sistema altamente confiável e fácil de usar capaz de transmitir imagens do escritório principal para vans em qualquer lugar da região metropolitana. deve ser recebido até segunda-feira, 5 de março de 2007, às 8h da manhã. "

1. Explicar requisitos: Esta seção é uma das mais importantes e geralmente leva mais tempo. Você terá que especificar o tamanho e a clareza das imagens a serem transmitidas e a velocidade necessária. Seja específico, mas não diga aos licitantes como você deseja que o trabalho seja realizado, a menos que seja essencial. Você pode querer dividir essa parte em subseções. Por exemplo (a) tamanho e qualidade da imagem (b) transmissão, que pode incluir tanto a velocidade desejada quanto quaisquer requisitos que tornem a transmissão segura (c) opções desejadas, onde você pode listar a cor como uma opção desejável.

1. Critério de seleção: Aqui é onde você diz aos proponentes como você selecionará o lance vencedor. Você pode divulgar o quanto quiser. É uma boa idéia incluir uma frase como "O licitante vencedor, se houver, será selecionado apenas pelo julgamento da XYZ Company." Você pode criar uma planilha que atribua a cada lance um determinado intervalo de pontos em cada categoria.Em seguida, peça a uma equipe que escolha o melhor lance entre os que tiverem as três melhores pontuações.
2. Linhas do tempoEsta seção informa às empresas a rapidez com que devem agir e quanto tempo o processo deve durar. Seja razoável quando você definir seus prazos. Não peça propostas para sistemas complexos e dê aos concorrentes apenas alguns dias para responder. Reserve mais tempo para preparar um lance se o seu RFP for grande, se a compra desejada for complicada ou se você precisar de uma resposta muito detalhada. Também é nesse local que você pode informar aos licitantes quanto tempo o processo de avaliação demorará quando eles forem notificados se tiverem sucesso, e em quanto tempo eles deverão cumprir o que prometeram.

1. Processo: Use esta seção para explicar como o processo funcionará - desde o envio da RFP até a concessão do contrato e quando o trabalho será iniciado. Esta seção pode indicar: "Os lances são devidos na data especificada na etapa 8 acima. Todos os lances serão analisados ​​para garantir que atendam a todos os requisitos e sejam responsivos. Todos os lances responsivos serão pontuados em categorias X (você poderá nomear as categorias se você deseja) e as três melhores ofertas serão avaliadas pela equipe da proposta para selecionar o licitante vencedor e um suplente.As negociações com o licitante vencedor devem resultar em uma concessão de contrato dentro de duas semanas. "

1. Decida como enviar a RFP: A maioria dos RFPs são enviados, mas não precisam ser. Você pode enviar uma RFP por e-mail ou postá-la no site da sua empresa. Só não se esqueça de especificar o nome (ou o número do lance) que os proponentes devem usar para identificar a RFP a que estão respondendo.
2. Decida quem receberá a RFP: Você já pode ter identificado os fornecedores de quem deseja comprar. Sua empresa pode até ter uma lista de fornecedores aceitáveis. Se não, você pode encontrar fornecedores possíveis através de sua rede profissional, pesquisando on-line ou solicitando fornecedores confiáveis ​​de outros materiais para suas recomendações. Não limite sua lista de quem recebe sua RFP para apenas grandes empresas ou fornecedores estabelecidos. Você pode encontrar ideias melhores e preços ainda melhores de fornecedores menores, que geralmente estão mais ansiosos para conquistar seu negócio.

1. Notifique o vencedor: Depois de concluir todas as etapas acima, é hora de dar o salto e notificar a RFP vencedora que é hora de avançar com o projeto.