Perguntas comuns da entrevista do recepcionista e melhores respostas

Em muitas organizações, recepcionistas são o rosto da empresa. Todo novo cliente, candidato a emprego, funcionário ou fornecedor terceirizado passará ou fará o check-in com uma recepcionista, para que os empregadores estejam ansiosos para encontrar alguém que seja responsável, amigável e calmo.

10 perguntas típicas feitas em uma entrevista de recepcionista

Aqui você encontrará perguntas freqüentes para recepcionistas, exemplos de respostas e dicas sobre o que dizer durante sua entrevista.

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Assista agora: Como responder a 4 perguntas comuns sobre entrevistas de recepcionistas

1. O que você faz para manter-se em um ambiente de trabalho acelerado?

O que eles querem saber: Seu entrevistador quer ter certeza de que você pode acompanhar. Como você faz isso é provavelmente irrelevante, mas você deve ter uma resposta clara e confiante pronta.

A primeira coisa que faço é manter a calma, uma vez que uma atitude frenética e estressada não é útil e também não é uma boa aparência na frente de qualquer equipe ou clientes. Eu tento fazer a triagem de tarefas, de modo que estou sempre trabalhando na tarefa mais importante primeiro. Geralmente, isso é algo que envolve um dos clientes da empresa. Além disso, mantenho uma lista de tudo que preciso fazer, para não negligenciar responsabilidades importantes.

2. Como você mantém sua programação diária organizada?

O que eles querem saber: Como você organiza seu dia não é realmente o ponto. O objetivo é demonstrar que você está bem organizado e completará todos os seus deveres de maneira competente e oportuna.

Começo todos os dias fazendo uma lista de tudo o que preciso realizar. Eu verifico o meu calendário para quaisquer reuniões ou compromissos, para que eu possa estar ciente deles e obter cobertura na recepção, se necessário. No meu trabalho, a comunicação é a chave, por isso estou constantemente respondendo ao telefone e verificando meu e-mail quanto a novas solicitações, depois atualizando minha lista de tarefas com as tarefas subsequentes.

3. Que papel desempenha um recepcionista na primeira impressão de uma organização de um cliente?

O que eles querem saber: Seu entrevistador precisa ter certeza de que você entende a posição para a qual está se candidatando, mas essa questão também pode ser cultural, abordando sua filosofia de trabalho.

Uma recepcionista pode causar uma boa impressão - positiva ou negativa - nos clientes. Como sou uma das primeiras pessoas que os clientes vêem, uma interação frustrante ou ruim pode realmente azedar sua opinião sobre a empresa ou a experiência geral que tiveram. Para mim, é semelhante a quando o anfitrião recebe você em um restaurante. Se eles parecerem frenéticos ou agir de forma grosseira, então pode sentir-se mais tarde, assim como a sua comida não é tão deliciosa. É por isso que sempre me certifico de cumprimentar as pessoas com um sorriso no rosto e garantir que todos os clientes sintam que receberam toda a minha atenção.

4. Conte-me sobre uma ocasião em que você teve que lidar com um cliente ou convidado irritado, seja por telefone ou pessoalmente. Como você lidou com a situação?

O que eles querem saber: Esta é uma das várias perguntas que você pode fazer, envolvendo como você lida com as condições estressantes e difíceis. Você também pode ser questionado sobre como reagiu a atividades criminosas ou antiéticas. Seja honesto. Não exagere e também não se venda.

Como recepcionista de consultório médico, muitas vezes lidei com pacientes frustrados ao telefone. Uma vez, uma mulher ficou tão furiosa que o departamento de cobrança não a ligou no mesmo dia, que ela começou a gritar comigo ao telefone. Foi desagradável! O que eu tento fazer nessas situações é pensar em como a pessoa deve se sentir estressada para se comportar dessa maneira. Depois de um minuto gritando, eu disse: "Você deve estar realmente frustrada. Pode me contar mais sobre o que está acontecendo?" Isso ajudou a desacelerar a conversa e a reduzir o volume. Ela explicou toda a situação, e assegurei-lhe que nossa pessoa responsável pelo faturamento estava apenas fora do dia e estaria em contato. Eu também disse a ela que colocaria uma nota na mesa da pessoa que fazia a cobrança, pedindo-lhe que chamasse a mulher de volta como sua primeira tarefa. No final da ligação, ela ficou muito mais calma e pediu desculpas por suas palavras duras anteriores.

5. Você está disposto a trabalhar horas extras?

O que eles querem saber: Se você não está disposto a trabalhar horas extras, diga. Se você está disposto a trabalhar horas extras, mas apenas dentro de certos limites, diga isso também. Sim, existem empresas em que não trabalhar horas extras lhe custará o trabalho. Mas fazer um compromisso que você não pode manter, ou colocar-se em uma posição onde você tem que sacrificar seu bem-estar ou o da sua família para o seu trabalho, não é uma opção aceitável. Você precisa de um emprego que corresponda à sua disponibilidade.

Eu me sinto confortável em trabalhar horas extras algumas vezes por mês, desde que eu tenha um dia de antecedência. Ter um heads-up torna mais fácil reorganizar meus planos. Em um piscar de olhos, eu também posso fazer horas extras no mesmo dia, mas eu realmente prefiro ter um dia de aviso prévio.

6. Quantos funcionários trabalharam no seu último escritório?

O que eles querem saber: O entrevistador quer saber em que tipo de ambiente você trabalhou, como ele se compara com a empresa com a qual você está entrevistando e se você está confortável trabalhando em locais de trabalho pequenos e / ou grandes.

No meu último escritório, havia cinco funcionários. Isso é pequeno o suficiente para começarmos a nos sentir como uma família. Você sabe, todos sabiam que Martha, no departamento de cobrança, precisava de duas xícaras de café antes de fazer perguntas complicadas. Antes disso, porém, meu escritório era bastante grande - 60 funcionários. Eu me senti confortável em ambos os ambientes, embora o primeiro mês no grande escritório tenha sido um pouco desafiador, já que eu tinha que descobrir quem fazia o quê e onde direcionar as chamadas com muitas opções disponíveis.

7. Descreva seus deveres anteriores como assistente administrativo, secretário ou recepcionista.

O que eles querem saber: O entrevistador quer repassar as responsabilidades que você listou em seu currículo e confirmar que elas se encaixam na posição que está sendo oferecida. Essa também é uma boa oportunidade para expandir os pontos destacados em sua experiência de trabalho.

Como recepcionista da ABC Financials, fui a primeira pessoa para os clientes. Respondi à linha telefônica geral, além de atender os telefones dos cinco VPs da empresa. Também fui responsável pelo recebimento de pacotes e distribuição de correspondências, saudação e acompanhamento de clientes e fornecedores para salas de reunião e acompanhamento do endereço de e-mail de informações gerais da empresa. Eu também tinha muitas responsabilidades administrativas: gerenciei os calendários desses VPs, organizei suas viagens de negócios e ajudei a criar e refinar apresentações em PowerPoint e outros materiais para distribuir em eventos.

8. Como você prioriza chamadas, clientes, entregas e outros problemas que devem ser tratados imediatamente?

O que eles querem saber: O entrevistadorquer saber como você é bom em multitarefa, organizando tempo e priorizando tarefas. Essa também é uma boa oportunidade para mostrar como você enfrentou várias prioridades e explicar como lidou com todas elas.

Multitarefa é essencial quando o escritório está ocupado. Sempre que não é rude, tento realizar algumas tarefas ao mesmo tempo. Por exemplo, posso responder facilmente a um telefonema enquanto assino um pacote da pessoa que faz a entrega. Quando a multitarefa não é possível, coloco meu foco em clientes e clientes como a prioridade número um. Se necessário, perguntarei se eles podem me dar um minuto para fazer outra tarefa primeiro - e, se as coisas estão realmente ocupadas, tento chamar um colega para me fornecer cobertura.

9. Quão fortes são as suas habilidades no computador?

O que eles querem saber: O entrevistador quer que você confirme quais conhecimentos de informática você possui, se seu nível de habilidade é compatível com as expectativas da empresa e quais programas você se sente mais à vontade para usar. Se possível, é uma boa ideia pesquisar quais programas a empresa está usando antes da entrevista.

Eu tenho habilidades de computador muito fortes. Além de estar familiarizado com o Microsoft Office, eu também costumava fazer atualizações no site da empresa na minha última função, então estou confortável em usar o WordPress também. Quando começo a usar um novo programa ou aplicativo, geralmente descubro que a maioria das minhas perguntas pode ser respondida com uma pesquisa on-line, embora eu goste muito de receber um tutorial de um colega de trabalho também.

10. Conte-me sobre sua experiência de atendimento ao cliente.

O que eles querem saber: O entrevistador quer uma visão geral da sua experiência de atendimento ao cliente - quantos anos, exemplos específicos e quais habilidades você está confortável em usar para resolver problemas.

Eu tenho trabalhado no atendimento ao cliente desde que eu era adolescente. Meu primeiro emprego foi trabalhar em uma livraria, onde ajudei os clientes a encontrar livros e, às vezes, cobri a caixa registradora. Durante a faculdade, também tive um emprego de meio expediente no varejo, dessa vez vendendo roupas. Depois, é claro, como recepcionista da ABC Company, também lidei com clientes, embora nessa função não estivesse fazendo vendas diretas. Sinto-me muito à vontade interagindo com os clientes e resolvendo seus problemas, seja encontrando o livro que estão procurando ou mudando o tempo de reunião com um executivo.

Dicas para responder perguntas recepcionistas

As melhores recepcionistas são comunicadores detalhados, organizados e excelentes comunicadores. Portanto, os candidatos devem se apresentar preparados para responder perguntas de entrevistas abertas que avaliarão a experiência, a familiaridade com as ferramentas, processos e habilidades do local de trabalho - incluindo o trabalho com atendimento ao cliente, multitarefa e capacidade de fazer julgamentos rápidos.

Nesse caso, os entrevistadores não estão necessariamente procurando respostas do tipo "sim" ou "não". Em vez disso, eles esperam que os candidatos respondam com exemplos específicos que descrevem como lidaram com situações anteriores no local de trabalho e fazem perguntas cuidadosamente pesquisadas sobre prioridades, expectativas, metas e desafios da empresa.

Devido aos crescentes avanços tecnológicos no local de trabalho, os recepcionistas também devem ter fortes habilidades técnicas. Você deve ter experiência em usar sistemas de telefonia e máquinas de escritório como impressoras, copiadoras, scanners e máquinas de fax (sim, ainda), além de aplicativos de computador como o MS Office e softwares específicos do setor.

7 perguntas a fazer ao entrevistador

Os entrevistadores esperam que você faça perguntas. Veja uma lista de perguntas que você pode fazer durante ou no final da entrevista:

1. Você pode me falar mais sobre as responsabilidades do dia-a-dia para esse trabalho?
2. Quais qualidades você está procurando em uma pessoa que deseja contratar para a empresa?
3. Quais são as suas expectativas para este trabalho e como você mede o sucesso?
4. Por que a última pessoa que realizou este trabalho foi embora?
5. Quem faz este relatório de posição?
6. Quais são as oportunidades de avanço na carreira com a empresa?
7. A empresa oferece oportunidades de treinamento para os funcionários?

Como fazer a melhor impressão

Uma posição de recepcionista pode ser considerada de nível de entrada, mas também pode ser o primeiro passo para a escada corporativa. Um possível empregador será atraído para uma pessoa confiante e confiante. Muitas vezes você será a primeira pessoa que seus clientes ou pacientes encontrarão ao entrar no escritório pela primeira vez.

Certifique-se de que sua primeira impressão seja a melhor possível. Veja como se preparar para uma entrevista. Juntamente com um currículo de destaque, aproveite o tempo para vestir a peça quando você entrevista. Se conseguir o emprego, você será a pessoa da linha de frente e é importante mostrar ao empregador sua imagem profissional.

Se você não tem certeza sobre o que vestir para sua entrevista, confira essas dicas sobre como se vestir para uma entrevista. Se tanto o seu currículo como o seu traje profissional estiverem certos, e você estiver preparado para responder a perguntas prováveis, terá sucesso em obter a posição para a qual está entrevistando.