Como revisar o trabalho dos subordinados

Quando você atribui trabalho a subordinados, você monitora muitos aspectos de seu progresso, mas está principalmente preocupado se o trabalho é feito corretamente e se é feito a tempo.

Faça o trabalho no prazo

Conseguir seu trabalho a tempo é o mais fácil para os dois monitorarem. Isso porque o tempo é mais fácil de medir do que a qualidade. Você precisa definir requisitos claros, incluindo marcos e prazos, mas também precisa permitir alguma flexibilidade. Planeje suas agendas, ou faça com que planejem suas agendas, para incluir algum tempo de folga. Sempre haverá alguns eventos imprevistos, por isso é prudente construir pelo menos um pouco de folga em um cronograma. A quantidade de folga que você permite em sua programação varia de indivíduo para indivíduo, com os indivíduos mais experientes e com maior necessidade de folga.

Usando um relatório de progresso para acompanhar o cronograma

O método mais comum de rastrear se o trabalho é feito no prazo é o relatório periódico, geralmente feito semanalmente para pequenos projetos e mensalmente para projetos maiores. Quando seus subordinados enviam relatórios de progresso escritos, um dos itens sobre os quais eles relatam é sua adesão ao cronograma. Um método comum usado para indicar rapidamente o status são as cores de semáforo. Se o projeto estiver dentro do cronograma, eles mostrariam um símbolo verde. Se o projeto estiver atrasado, eles mostrariam isso como um símbolo vermelho.

Às vezes, o amarelo também é usado para indicar quando há um pequeno problema que não é grave o suficiente para justificar a cor vermelha.

Você também quer que eles relatem qualquer coisa que esteja bloqueando o progresso deles. Esta seção deve incluir o que eles tentaram limpar o bloqueador e os resultados desses esforços. Se eles estão solicitando assistência de você, ou de alguém fora de sua esfera, isso deve ser claramente indicado.

Não se esqueça de tê-los também incluir suas realizações. Se eles fizeram algo que limpou um bloqueador, impediram o problema ou, de alguma outra forma, ajudaram a manter o cronograma intacto, que deve ser anotado em seu relatório de progresso.

Finalmente, o relatório de progresso deve mostrar a porcentagem completa. A maioria dos projetos progride muito pouco no início, então eles crescem abruptamente, e no final do projeto novamente progridem lentamente. O cronograma do projeto que você e seu funcionário desenvolveram deve ser responsável por isso. Independentemente de você ter ou não contabilizado isso no cronograma, você precisa avaliar o progresso relatado pelo funcionário. A porcentagem planejada completa deve refletir, em geral, quanto do tempo alocado para o projeto já passou.

Em um projeto com um cronograma de três meses, o funcionário deve informar o percentual completo planejado de aproximadamente 1/3 no final do primeiro mês. Se eles relataram um número muito menor ou muito maior, seria prudente para você olhar um pouco mais profundo. Além disso, você precisa fazer um julgamento sobre a precisão do que eles relatam para um percentual real completo. Com base em seu conhecimento do projeto e seu status geral, você deve ser capaz de avaliar, aproximadamente, se a porcentagem completa relatada pelo funcionário é exata ou não.

Por exemplo, se eles informarem um número completo planejado de 60% e um percentual completo real de 65%, mas você souber que o projeto sofreu com dificuldades, você deve investigar o relatório com mais detalhes.

Comece o trabalho feito para a direita

É mais difícil medir e monitorar se o funcionário está ou não realizando o trabalho corretamente. Isso porque é mais difícil definir e quantificar o que "feito corretamente" significa. Aqui, novamente, como acontece com os cronogramas, você precisa definir expectativas e objetivos claros e específicos. E enquanto com horários você permite alguma flexibilidade e folga você precisa ser menos flexível em relação à qualidade. Bom é bom.

Não perca de vista seu alvo. Quando falamos de "feito certo", lembre-se que você está indo para "excelente" e não "perfeito". E não se esqueça de se concentrar nos resultados e não no processo.

Avaliando o desempenho

A melhor maneira de acompanhar o progresso de seus funcionários no que diz respeito a fazer o trabalho certo é fazer reuniões frequentes e fazer uso liberal de "mostrar e contar". Quando um funcionário relata ter feito um progresso apreciável, peça-lhe que mostre o que ele fez. No início do projeto, o trabalho pode ser um pouco áspero e parcialmente completo. É de se esperar. No entanto, com o passar do tempo, as demonstrações do funcionário devem mostrar progresso com o trabalho se tornando mais suave e mais completo.

A chave durante essas avaliações de qualidade é garantir que a estimativa do funcionário sobre a qualidade do trabalho realizado até o momento corresponda à sua. Se lhe parece que a qualidade do trabalho feito até este ponto ainda é difícil e preliminar, você precisa discutir a diferença com o empregado e redefinir suas expectativas. Se você não o fizer, quando achar que alcançou a qualidade final, provavelmente avaliará se o trabalho está apenas com acabamento moderado.

Linha de fundo

Ao revisar o trabalho que você delegou aos subordinados, lembre-se de que você ainda é responsável pelo trabalho deles. Portanto, certifique-se de que o trabalho seja feito no prazo e feito corretamente, conforme discutido acima. No primeiro sinal de dificuldade, você precisa entrar em cena e ajustar os padrões do funcionário para se adequar ao seu.