Plano de Gestão de Stakeholders em Gerenciamento de Projetos

No gerenciamento de projetos, um plano de gerenciamento de partes interessadas é um documento formal descrevendo como as partes interessadas serão envolvidas no projeto. Uma parte interessada é uma pessoa ou grupo que tem interesse no projeto. Pensando em quando e como as partes interessadas estarão envolvidas, uma equipe de projeto pode maximizar o impacto positivo das partes interessadas no projeto.

O que são partes interessadas?

As partes interessadas podem ser internas e externas à organização. Exemplos de partes interessadas internas incluem executivos e unidades de negócios, como contabilidade e tecnologia da informação.Unidades de negócios normalmente têm representantes na equipe do projeto. As partes interessadas externas podem ser grupos de interesse, empresas e organizações cívicas. É raro que partes interessadas externas sejam representadas na equipe do projeto. Para agências com autoridade reguladora, as indústrias que eles regulam normalmente são o grupo de partes interessadas externas mais importante para qualquer projeto.

Se uma parte interessada for identificada pela equipe do projeto, essa parte interessada deve ser contemplada no plano de gerenciamento das partes interessadas.

É impraticável para uma equipe de projeto consistir de membros representando cada grupo de partes interessadas. Em muitos casos, é impossível. No entanto, a equipe do projeto precisa de entrada e adesão das partes interessadas para que o projeto seja bem-sucedido. Por exemplo, uma organização governamental quer renovar e modernizar completamente seu programa de software proprietário mais utilizado. Quase todo mundo na organização usa o programa de alguma forma. Todo tipo de usuário não pode ser representado diretamente na equipe do projeto, portanto, a equipe cria maneiras de coletar informações das partes interessadas e decide maneiras de informar os interessados ​​sobre o status do projeto.

Esses métodos de coleta de estratégias de entrada e comunicação são documentados no plano de gerenciamento das partes interessadas.

Plano de comunicação entre as partes interessadas

Pode haver uma quantidade significativa de sangramento entre o plano de gerenciamento de partes interessadas e o plano de comunicação de um projeto. Suas funções são muito semelhantes. Um plano de gerenciamento das partes interessadas é mais amplo na medida em que facilita a entrada no projeto, bem como descreve os resultados. Um plano de gerenciamento das partes interessadas é mais restrito, pois trata apenas daqueles com interesses adquiridos, ao passo que um plano de comunicação pode incluir públicos mais amplos.

Evolução

O plano de gerenciamento das partes interessadas é normalmente mantido pelo gerente do projeto. À medida que um projeto avança, o gerente de projeto analisa o plano de gerenciamento das partes interessadas e periodicamente o traz de volta à equipe do projeto para considerar as atualizações. Um projeto pode parecer muito diferente no meio de sua linha do tempo do que nas etapas de planejamento, por isso é importante garantir que os documentos de orientação de um projeto sejam alterados se as circunstâncias exigirem.

Exemplo

Aqui está um exemplo de como um plano de gerenciamento de partes interessadas pode mudar ao longo de um projeto. Uma agência estatal embarca em um projeto de regulamentação. No início, o patrocinador do projeto e o gerente de projeto apresentam uma lista de partes interessadas para colocar no plano de gerenciamento das partes interessadas. Uma das primeiras tarefas da equipe do projeto é concretizar o plano. Depois de alguns meses, um membro da equipe do projeto identifica uma parte interessada que ninguém pensou no início do projeto. O gerente de projeto adiciona a nova parte interessada ao plano e convoca uma reunião da equipe do projeto para discutir como envolver a nova parte interessada.

Uma vez que a equipe decide o que fazer, o gerente do projeto informará o patrocinador do projeto.

O plano de gerenciamento das partes interessadas é um documento vivo. À medida que o projeto muda, o plano de gerenciamento das partes interessadas pode mudar com ele para melhor atender às necessidades do projeto. Com um plano de gerenciamento de partes interessadas ágil, uma equipe de projeto pode coletar informações e feedback das partes interessadas, bem como manter essas partes interessadas informadas.