Como Escolher a Tecnologia da Informação de Recursos Humanos

O sistema de informações de recursos humanos (HRIS) é essencial para as empresas gerenciarem seus planos de benefícios e informações de seus funcionários. A tecnologia de gerenciamento de benefícios não é mais um benefício, mas uma necessidade para ajudar o RH a gerenciar tanto um mar de informações quanto o dinheiro gasto em planos de benefícios, já que o RH enfrenta recursos limitados e dados em constante mudança.

Mas como o RH e outros executivos sabem que estão selecionando a melhor tecnologia de informação de RH para gerenciar todos os detalhes, e que a solução que eles selecionam resistirá ao teste do tempo?

A seguir estão as principais perguntas a serem feitas e respondidas no processo de seleção da tecnologia da informação em Recursos Humanos.

Qual é o grau de flexibilidade e escalabilidade que o software de tecnologia da informação oferece?

Os profissionais de RH devem determinar se o software pode importar dados de várias planilhas, bancos de dados e documentos em papel do Excel e o nível com o qual ele pode interagir com todos os tipos de outros sistemas e dados necessários.

O software deve ser capaz de absorver e filtrar informações de várias fontes. Idealmente, esse processo também deve ser automatizado. Muitas soluções de inscrição on-line exigem que os dados sejam manipulados manualmente antes que possam ir para uma operadora para atualizar seus sistemas. A automação do formato de atualização, o cronograma de transmissão e o método de entrega podem ajudar a eliminar problemas de faturamento e elegibilidade.

O software será capaz de acomodar as regras da empresa de RH e das transportadoras de benefícios?

Um mecanismo de registro realmente capaz avaliará cada atividade de inscrição e aplicará qualquer combinação necessária de regras, mensagens, prompts e opções especificamente projetadas para atender aos requisitos exatos de qualificação desejados. O software deve acomodar quaisquer regras de qualificação que a empresa e as operadoras tenham.

A tecnologia da informação de RH será capaz de crescer e se adaptar à organização?

O RH deve avaliar a capacidade da tecnologia de crescer à medida que a empresa contrata novos funcionários, escritórios, mudanças nos benefícios e regras. O RH deve perguntar sobre os limites para cada um desses elementos.

O software de tecnologia é capaz de se integrar com outros sistemas?

Folha de pagamento e outras funções geralmente compartilham muitas das mesmas informações que o gerenciamento de benefícios. O RH pode obter maiores eficiências quando os dados e outras informações do empregado inseridas em um sistema são compartilhadas com outro sistema. Rastrear o recrutamento de funcionários é outra função necessária.

Quem é responsável por implementar ou construir a solução?

Qual nível de treinamento está envolvido? Algumas soluções exigem que o cliente esteja muito envolvido com a implementação inicial, o que pode sobrecarregar os administradores de RH já ocupados.

O RH deve ter uma compreensão clara do nível de treinamento e conhecimento técnico que será necessário e do tempo esperado. Questionar os provedores de soluções sobre esse tópico pode fornecer informações sobre áreas sutis que podem inicialmente parecer simples, mas que envolvem conhecimentos tecnológicos significativos. O RH pode, então, determinar tarefas específicas que podem ser tão incômodas a ponto de impedir a conclusão de forma realista, reduzindo potencialmente o valor da tecnologia da informação de RH e o ROI.

Existe uma taxa se o treinamento está envolvido?

Os custos de treinamento também devem ser avaliados - incluindo tempo e despesas de viagem para viagens fora do local. O RH precisa tomar consciência de todos os custos rígidos e flexíveis envolvidos na adoção da tecnologia da informação de RH.

Quem vai possuir os dados?

A resposta a essa pergunta deve ser a organização de Recursos Humanos. As empresas devem poder transportar seus dados para qualquer Application Service Provider (ASP). Se os dados residirem em um servidor proprietário de uma operadora, a empresa pode, às vezes, cobrar taxas adicionais caso troque de operadora.

Quais tipos de manutenção e manutenção são necessários? Quando o software é instalado nas estações de trabalho ou nos servidores da empresa, atualizações regulares para essa tecnologia são geralmente necessárias e podem ser complicadas de planejar e gerenciar. Atualizações da tecnologia da informação de RH são feitas automaticamente com o software disponível on-line através de um modelo de Provedor de Serviços de Aplicativos (ASP) ou Software como Serviço (SaaS).

Quais medidas de segurança são incorporadas à tecnologia da informação de RH?

Se o software estiver disponível on-line, por meio de um modelo ASP ou SaaS, o provedor deverá oferecer backups diários, servidores de backup e camadas protetoras adicionais. Sistemas e procedimentos adicionais devem estar em vigor para proteger as informações de serem perdidas ou acessadas por pessoal não autorizado. O RH, em consulta com outros gerentes, deve ter autoridade exclusiva para decidir quem terá permissão de acesso à tecnologia da informação de RH e em que grau.

Os funcionários poderão se inscrever em planos de benefícios e fazer alterações em tempo real em seus dados pessoais e planejar opções?

O acesso dos funcionários deve ser um dado, considerando o amplo acesso geral aos computadores.

A maioria da população de funcionários tem acesso à internet em casa. O autoatendimento dos funcionários oferece um enorme potencial para economizar tempo e dinheiro. Um bom sistema de autoatendimento orientará os funcionários sem problemas, inserindo informações sobre eles mesmos e seus dependentes.

O sistema deve apresentar claramente os planos disponíveis e permitir que os funcionários façam as seleções de acordo com sua conveniência, simplificando essas ações durante todo o processo com os assistentes. Os funcionários também devem poder adicionar dependentes e alterar informações conforme necessário, 24 horas por dia, sete dias por semana, durante o ano todo.

Essas são perguntas adicionais para responder ao avaliar as necessidades de tecnologia da informação de Recursos Humanos da sua organização.

A tecnologia fornecerá recursos humanos com a autoridade para decidir quem terá acesso permitido e em que grau?

Na mesma linha que fornece acesso aos funcionários, a tecnologia deve dar ao RH a palavra final. O RH deve ter autoridade para aprovar todos os dados antes de transmiti-los às operadoras e também deve determinar o quanto os funcionários e outras pessoas têm acesso.

Quais tipos de recursos de relatórios estão disponíveis na tecnologia de informação RH?

A tecnologia de relatórios deve oferecer vários modos de exibição e formatos (planilha, PDF, HTML), avaliação de grande figura e a capacidade de detalhar para melhorar a tomada de decisões. O RH deve ser capaz de avaliar, a qualquer momento, as matrículas em planos específicos, ações pendentes e mudanças nas informações demográficas dos funcionários em relação aos benefícios e outros dados dos funcionários.

O Software Oferece Recursos Específicos para Ajudar o RH a Economizar Tempo?

Dependendo de suas próprias necessidades departamentais, o RH pode querer saber sobre a capacidade da tecnologia de processar informações em lotes, gerenciar notificações e faturamento para políticas COBRA, fornecer ferramentas de autofaturamento e reconciliação de contas e relatórios específicos.

O software oferece recursos específicos para ajudar o RH a se comunicar melhor com os funcionários?

Alguns programas dão ao RH a flexibilidade de se comunicar com os funcionários em vários níveis - via e-mail em massa, boletins eletrônicos e por critérios de filtragem específicos (como localização, departamento, planos de seguro, status de inscrição, status de aposentadoria e outros) Sistema de tecnologia da informação de RH. Ter vários meios de comunicação pode automatizar ainda mais os processos e ajudar o RH a direcionar melhor as mensagens.

O software oferece recursos específicos para ajudar o RH a se comunicar melhor com os funcionários?

Além de permitir que o RH aprova as transações, muitos sistemas de tecnologia da informação de RH também fornecem recursos para que o RH sirva como o responsável pela auditoria dos faturamentos da operadora para garantir que eles concordem com os dados do sistema. Isso pode:

• garantir a precisão das faturas da operadora
• economizar tempo e dinheiro
• ajudar na entrega atempada das inscrições de funcionários e
• reforçar a confirmação de elegibilidade quando os funcionários vão para o atendimento.

Como as informações serão trocadas pelas operadoras?

E quem será responsável por essa interação? A integração do sistema de tecnologia da informação de RH deve ser julgada não apenas pelo número de operadoras com as quais o software se relaciona, mas pelo tipo de conexão que ele permite. Garantir a interação bem-sucedida com as operadoras por meio de um software de gerenciamento de benefícios requer muitas etapas, incluindo:

• reunir o censo de dados de implementação inicial;
• criação de integração inicial para o intercâmbio de informações em andamento;
• coordenar a interação diária ou semanal para garantir que os dados sejam recebidos e aplicados com precisão;
• revisar atualizações em andamento;
• garantir que os requisitos da transportadora para a inscrição sejam atendidos em conformidade com os reguladores; e
• promovendo um relacionamento proativo com cada operadora para melhorar a relação de troca de dados.

Saber quem é responsável por cada tarefa é essencial para entender completamente uma oferta de produto. Cada fornecedor de software oferecerá um nível diferente de integração no fornecimento de algumas, para todas, as tarefas descritas acima. O RH deve procurar trabalhar com fornecedores que demonstrem relacionamentos sólidos, contínuos e perfeitos com as operadoras selecionadas da empresa.

Muitos provedores permitem a transmissão de um arquivo ANSI 834 genérico, que pode ou não ser aceito pela operadora, um fator frequentemente influenciado pelo tamanho do grupo.

Os gerentes devem procurar provedores que ofereçam transferências limpas e validadas (garantindo a elegibilidade da transação), personalizadas de acordo com as necessidades de cada operadora para evitar problemas. Eles também devem procurar fornecedores que tenham um departamento dedicado de EDI (Intercâmbio Eletrônico de Dados) para interagir com o idioma de transferência específico da operadora.

Qual nível de atendimento ao cliente é fornecido?

Existe um custo adicional pelo serviço? O RH deve determinar o nível de acesso à ajuda fornecida e o que constitui atendimento ao cliente - ajuda on-line por meio de um banco de dados, bate-papo on-line, suporte por e-mail, conversas com uma pessoa viva ou uma combinação deles. Dada a sensibilidade dos benefícios e outras informações de RH, os gerentes devem esperar uma resposta a consultas dentro de 24 horas a partir de um contato direto que possa ajudar.

Qual é o custo do sistema de tecnologia da informação de RH e supera os benefícios?

O RH deve avaliar o custo total do sistema de tecnologia da informação de RH, incluindo todas as cobranças anuais, mensais e únicas, juntamente com os benefícios fornecidos. Um sistema um pouco mais caro pode mais do que pagar pela diferença com recursos que permitem aos funcionários manter seus próprios registros e oferecer maior conveniência, economia de tempo e precisão. Esses fatores devem ser considerados e ponderados na seleção de um sistema de tecnologia da informação de RH.

A necessidade de sistemas de tecnologia de informação de RH está aumentando. Com a equipe de RH encontrando uma vasta gama de opções em sistemas de tecnologia de informação de RH, é cada vez mais importante analisar e pesar todas as opções disponíveis.

A escolha de um sistema de tecnologia da informação de RH deve ser encarada como um investimento que crescerá com o departamento e as necessidades da empresa. Essas perguntas levarão você ao sistema apropriado de tecnologia da informação de RH para sua empresa.