Passos para personalizar sua comunicação para cada público

Se você deseja se comunicar com as pessoas de uma maneira que compartilhe informações e, especialmente, mude o comportamento e tenha um impacto sério, você precisa conhecer seu público. É um princípio fundamental de grande comunicação. Entender a perspectiva das pessoas com as quais você está conversando ajuda você a se tornar um melhor apresentador e profissional de Recursos Humanos.

Conheça o seu público. Saiba o que eles se importam. Saiba o que eles querem ouvir. E conhecendo-os e concentrando sua mensagem, você pode mostrar a eles que você é um recurso. Você envolve seu público e tem um impacto maior.

O problema? Conhecer seu público leva tempo, e é sempre mais fácil fazer uma cópia de todas as coisas que você sabe ou quer dizer ao público sobre um tópico. Pensar criticamente sobre o que seu público quer ou precisa ouvir é mais difícil.

Muitos profissionais de RH são informados sobre o que o público deve saber ou fazer sobre a apresentação de um problema. Você sabe que caiu nessa armadilha quando se viu colocando marcadores nos slides em vez de pensar em:

• com o que o público realmente se importa
• quais são os seus pontos mais importantes, e
• como mapeá-los em uma história clara que cria uma conversa envolvente.

A segunda armadilha na qual muitos profissionais de RH se encontram repete essa mesma apresentação todos os dias para diferentes públicos. O problema é que diferentes públicos se importam e respondem a coisas diferentes - por isso, se você quer ser envolvente, precisa personalizar sua mensagem toda vez que fala.

É como personalizar sua mensagem, eliminar o ruído e manter o público envolvido com o que você está dizendo, não importa quem ou onde esteja. Esses cinco principais lembretes garantirão que suas palavras atinjam o impacto que merecem - quando você conquistar a atenção e o envolvimento de todo o público.

Saiba o que seu público se preocupa

Seu público não se importará com o que você diz até demonstrar que se importa com ele. Ao planejar sua apresentação, pergunte quais são os desafios e as necessidades do público esperado. Quais são as três a quatro principais questões ou problemas em suas mentes sobre o seu tópico?

Se você não sabe, pergunte a algumas pessoas que participarão de sua apresentação, pergunte ao gerente do departamento ou, se não houver informações disponíveis, faça sua melhor estimativa.

Em seguida, inicie sua apresentação lembrando seu público sobre as preocupações identificadas. Diga: "Sei que muitos de vocês têm pensado sobre nossas opções de benefícios, ou" Eu imagino que essas três coisas são o que você realmente quer sair deste workshop."

Quando você fala primeiro sobre seu público-alvo e seus problemas e necessidades que abordará em sua palestra, você demonstra que se importa com eles. Isso faz as pessoas quererem ouvir.

Mapeie os principais pontos para sua audiência

A maioria das apresentações de RH parece um despejo de informações, não uma história clara com um conjunto de pontos principais. Profissionais de RH geralmente sabem muito mais do que outras pessoas querem ou precisam saber sobre qualquer tópico necessário.

Autores Chip e Dan Heath, em seu livro "Made to Stick" chamou isso de "a maldição do conhecimento". Quando foi a última vez que você sentiu que uma apresentação era muito curta ou cobria muito pouca informação? Provavelmente raramente ou nunca.

As pessoas que se destacam como apresentadores, aquelas que são ouvidas e influenciam, começam reconhecendo o problema do público que estão ajudando a resolver. Então, enquanto preparam sua apresentação, eles separam o que deve saber do que é bom saber.

Tome metade do tempo de preparação que você precisa para se concentrar no coração da sua apresentação e o que seu público precisa saber que irá ajudá-lo. A melhor maneira de quebrar a “maldição do conhecimento” é se concentrar no que é mais importante para você e para o público.

Mapeie sua apresentação em um quadro branco ou em um pedaço de papel ou use um conjunto de notas adesivas. Qual sequência de pontos é melhor? Existe uma ordem para os pontos que farão mais sentido para o seu público? Como seus pontos se relacionam entre si? Deixe claro. Se não, diga às pessoas: "Aqui está um tópico totalmente diferente, mas importante".

Conte Histórias e Use Exemplos Seu Público Irá Encontrar Relativamente

Além de tentar apresentar muitas coisas ao mesmo tempo, muitas vezes as apresentações de RH parecem abstratas e não relacionadas à vida diária e ao trabalho do público. O que acontece, então, é que as pessoas se desligam, conversam, presumem que não são sobre elas e não agem. Isso faz com que a apresentação seja um desperdício de tempo e de vocês.

Para se relacionar com eles, para ajudá-los a agir, as pessoas precisam das ideias baseadas em histórias e exemplos. Cérebros humanos são conectados para se relacionar com histórias e para lembrá-los. Portanto, cubra menos pontos - melhor - com muitos exemplos. E, sempre que possível, faça os exemplos do departamento e da experiência do dia-a-dia no trabalho.

Conte histórias sobre como usar a ideia que você está compartilhando. Seja como resolver um problema de remuneração, como dar feedback, como se inscrever em seu plano de visão ou como a nova organização é diferente da antiga, conte histórias. Faça a ponte clara entre o seu tema e suas vidas e interesses.

Mostrar, não diga apenas ao seu público-alvo

Uma imagem vale mais que mil palavras em muitos casos. Vídeos estão se tornando a norma para uma comunicação eficaz. Neste dia de ferramentas de vídeo acessíveis, os apresentadores que usam muito texto geralmente usam desculpas. Eles dizem: "Mas eu tenho que comunicar informações muito específicas" ou "Meu público será mais capaz de digerir essa ideia complicada se eu a escrever". Não, você não, e não, eles não vão.

A menos que o seu objetivo seja aborrecer, alienar e afligir o seu público, e não ter influência na pior das hipóteses, corte o texto. Envie-o em um e-mail de acompanhamento ou compartilhe-o em um documento do Google. O visual que você usa precisa apoiar a história, não se tornar seu roteiro. Depois de ter seu conjunto claro de pontos principais e um bom fluxo suportado por histórias e exemplos, só então você deve lançar uma ferramenta de apresentação.

Caso contrário, você terminará com seus slides servindo em dobro como as anotações do orador. Nesse caso, você deve ter enviado a apresentação por e-mail em vez de desperdiçar o tempo do seu público-alvo.

Personalize e improvise conhecendo sua audiência

Depois de criar uma boa apresentação que suporte visualmente sua mensagem principal, você tem a liberdade de adaptá-la a cada público-alvo que atende. Você pode fazer o seu ponto e, em seguida, perguntar em voz alta: "Então, por que você deve se preocupar com isso?" E adaptar sua resposta para o público que está na frente de você. O que seus membros da equipe de marketing se preocupam pode ser muito diferente das necessidades das equipes de desenvolvimento.

Em anos de treinamento e apresentações para líderes em dezenas de organizações como Apple, Oracle, SAP e T-Mobile, o poder de um simples conjunto de mensagens brilhou. Quando as mensagens eram apoiadas por imagens simples e entregues por um apresentador focado, que podia esclarecer pontos e conectá-las ao cotidiano do público, a comunicação ocorria. E não é esse o ponto de fazer uma apresentação?

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Tobey Fitch é sócio-gerente da Fitch Associates. Ele já contribuiu com publicações incluindo Entrepreneur.