Visão geral abrangente de um trabalho de gerenciamento de projetos

O Project Management Institute (PMI) define o gerenciamento de projetos como "satisfazendo os requisitos do projeto através da aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto. Isso é realizado através do uso de iniciar, planejar, executar, controlar e fechar um projeto."

Embora essa definição possa parecer complexa, os princípios de gerenciamento de projetos estão realmente enraizados no senso comum e na praticidade. Se você deseja fornecer gerenciamento de projetos a seus clientes ou sua meta é se tornar um gerente de projetos, considere os fundamentos do gerenciamento de projetos passo a passo. Antes de começar, determine se o serviço que você está prestes a oferecer (ou a tarefa que você está assumindo) é realmente um projeto.

Gerenciamento geral versus gerenciamento de projetos

Como você decide se algo é ou não é um projeto? Para dividir isso, separe as duas áreas diferentes de gerenciamento em gerenciamento funcional (ou geral) e gerenciamento de projetos.

O gerenciamento funcional ou geral é a operação contínua de uma tarefa. Um exemplo seria se você possui uma empresa de tecnologia e tem um cliente para o qual você fornece suporte de backup e gerencia continuamente sua conta anual, fazendo o backup de seus servidores e fornecendo um relatório de atividades semanalmente. Se você fizer isso por cinco anos e tiver um contrato renovável com o cliente, seu trabalho é contínuo e, portanto, geral ou funcional.

Se, no entanto, seu cliente quiser implementar um novo sistema de gerenciamento de conteúdo e tiver um ano para desenvolver o novo sistema e pedir para você liderar seu desenvolvimento, seu cliente o envolveu em um projeto.

Da mesma forma, se você trabalha com recursos humanos e seu trabalho é gerenciar o orçamento do departamento e supervisionar os associados juniores, você tem um trabalho funcional porque é um trabalho contínuo que não tem um acabamento definido.

Por outro lado, se você tiver o mesmo cargo de RH e o diretor de seu departamento solicitar que você implemente um novo programa de recrutamento (e forneça um prazo e orçamento) e torne-o o gerente de projeto, então este é um projeto porque tem uma data de início e término e a tarefa acontece apenas uma vez.

Visualizando seu projeto em três partes

Agora que você entende a essência do que constitui um projeto, você pode dar uma olhada mais de perto no gerenciamento de projetos. Usando o programa de recrutamento como exemplo, agora que você sabe que há necessidade de um projeto, o próximo passo é delinear o escopo, o tempo e o orçamento necessários.

O gerenciamento de projetos é o planejamento, organização e controle do escopo, orçamento e tempo do projeto do programa de recrutamento. Para ajudar a visualizar o projeto, desenhe uma pirâmide simples. Cada linha da pirâmide representa uma das três partes principais de um projeto (ou seja, escopo, tempo e orçamento). O espaço vazio no meio da pirâmide é o qualidade do produto entregue. A pirâmide é uma ferramenta importante para se ter em mente quando você planeja seu projeto porque, à medida que suas três partes principais aumentam ou diminuem, a qualidade do produto é afetada.

O escopo do projeto

Definir o escopo geralmente é a parte mais difícil e complexa do gerenciamento de projetos. Os detalhes de um projeto são geralmente desconhecidos no início, portanto, estimar quais atividades e tarefas são necessárias para executar o projeto são cuidadosas. O escopo consiste em todas as várias atividades e tarefas que serão realizadas para produzir o produto final que você entregará. Definir o escopo do projeto ajudará você a determinar o tempo e o orçamento necessários para concluir o projeto.

Uma boa maneira de começar é simplesmente escrever o que você acha necessário para concluir a tarefa. Em seguida, consulte os outros para obter uma visão abrangente de todas as atividades envolvidas.

A hora do projeto

Depois de estabelecer um escopo inicial, você pode começar a atribuir um tempo a cada atividade e tarefa e, além disso, observar a imagem maior do projeto. Pergunte a si mesmo quais atividades acontecerão ao mesmo tempo e quais acontecerão sequencialmente. Além disso, preste muita atenção a quantas pessoas revisarão as atividades do projeto, pois isso afetará o tempo necessário para concluir uma etapa. É surpreendente o tempo que uma tarefa simples pode levar quando três pessoas precisam revisá-la. Depois de calcular o tempo que levará para concluir as atividades e tarefas cumulativas, você estará pronto para criar um cronograma de projeto para a equipe do projeto seguir.

O orçamento do projeto

Neste ponto, você estabeleceu o que (escopo) e a duração (tempo) de um projeto. Agora é hora de determinar o orçamento. Assim como calcular a quantidade de tempo de um projeto, muitas vezes você precisa consultar outras pessoas, incluindo os líderes de departamento, para determinar um orçamento preciso. Um orçamento consiste em várias considerações, incluindo o uso de pessoas e materiais envolvidos nas atividades realizadas e por quanto tempo eles (ou seja, as pessoas) serão necessários e os materiais usados.

Comunicação é fundamental

Muitas vezes, um cliente (ou chefe) deseja que um projeto seja concluído dentro de um prazo e orçamento predeterminados, sem considerar o escopo do projeto. O problema com isso é que quase sempre, o escopo do projeto não pode ser razoavelmente concluído, dadas as restrições de tempo e orçamento. Consequentemente, parte do gerenciamento de projetos está negociando os termos do escopo do projeto com um cliente ou chefe. Durante todo o processo de negociação, bem como toda a duração do projeto, uma boa comunicação clara é a habilidade mais importante que você precisará.

Quanto mais claramente você comunicar os desafios ao longo do caminho, mais feliz será seu cliente ou seu chefe.