Use treinamento e desenvolvimento de funcionários para motivar a equipe

Quer manter sua equipe motivada para aprender novos conceitos? A qualidade e variedade do treinamento de funcionários que você fornece são fundamentais para a motivação. Os motivos para oferecer treinamento aos funcionários são muitos, desde o treinamento operacional de novas contratações até a introdução de um novo conceito em um grupo de trabalho para a instalação de um novo sistema de computador.

Seja qual for a sua razão para conduzir uma sessão de treinamento de funcionários, é essencial desenvolver o treinamento do funcionário dentro da estrutura de um programa abrangente, contínuo e consistente. Este programa de treinamento de funcionários de qualidade é essencial para manter sua equipe motivada em aprender novos conceitos e, finalmente, manter seu departamento lucrativo.

Componentes essenciais de programas de treinamento de funcionários

Um programa completo de treinamento de funcionários inclui um novo programa formal de treinamento de contratação com uma visão geral das expectativas de trabalho e habilidades de desempenho necessárias para executar as funções do trabalho. Um novo programa de treinamento de contratação fornece uma compreensão fundamental da posição e como a posição se encaixa dentro da estrutura organizacional.

Quanto mais conhecimento prévio o novo associado tiver em relação a como um grupo de trabalho se inter-relaciona com os departamentos auxiliares, mais o novo associado entenderá seu impacto sobre a organização.

Outro aspecto de um programa abrangente de treinamento de funcionários é a educação continuada. Os programas de treinamento de funcionários mais eficazes atribuem a responsabilidade da educação continuada a uma pessoa do departamento. Essa é uma função importante para manter todos os membros da equipe atualizados sobre políticas, procedimentos e tecnologia.

Novo treinamento de contratação

Um sólido novo programa de treinamento de contratação começa com a criação de um manual de treinamento de funcionários. Este manual funciona como um bloco de construção de habilidades práticas e técnicas necessárias para preparar o novo indivíduo para a sua posição.

Para que o departamento entenda as políticas e procedimentos atuais, o gerente deve garantir que os manuais do departamento ou o treinamento de funcionários on-line sejam mantidos atualizados. Isso inclui quaisquer melhorias no sistema ou alterações na política ou procedimento.

Além disso, concentre-se no usuário ao criar manuais de treinamento ou treinamento on-line. Use uma linguagem que não seja corporativa, inclua imagens e multimídia e mantenha-a interessante para o leitor. Quando possível, incorpore imagens visuais da tela do computador com capturas de tela para ilustrar funções, exemplos e instruções.

No treinamento do trabalho

Outra forma de treinamento de novos contratados inclui o treinamento de um novo associado diretamente ao lado de um associado existente. Alguns chamam isso de treinamento On the Job Training (OJT) ou lado-a-lado. Essa estratégia permite que o novo associado veja em primeira mão as diferentes facetas da posição. Além disso, o OJT permite ao novo contratado a oportunidade de desenvolver uma relação de trabalho com um associado existente.

Aqui estão os recursos adicionais para treinamento e orientação de novos funcionários.

Educação Continuada em Treinamento de Funcionários

Um programa de educação continuada para um departamento é tão importante quanto o novo treinamento de contratação. Ao treinar um novo associado, entenda que ele reterá aproximadamente 40% das informações aprendidas durante a sessão de treinamento inicial.

Portanto, lembrar a equipe sobre vários procedimentos e conceitos precisa ser contínuo, seja com uma abordagem formal ou informal.

A abordagem formal ou tradicional para treinamento de funcionários geralmente inclui um membro do gerenciamento enviando um memorando para cada associado. A abordagem informal e muitas vezes mais atraente para um aprendiz visual é enviar uma folha de informações de uma página.

Esta ficha informativa, chamada alerta de treinamento, deve ser informativa e apresentada de maneira não ameaçadora. Se uma política ou procedimento mudar, a abordagem informal prepararia melhor o departamento para receber essa atualização.

Antes de montar um programa de treinamento de funcionários de educação continuada, a equipe de gerenciamento deve decidir sobre o resultado desejado. Uma questão importante a considerar: "Você quer que o programa aprimore as habilidades de seu associado ou deseja ajudar seu associado com o desenvolvimento pessoal?"

Embora haja alguma semelhança entre essas respostas, a principal diferença é a oportunidade de a equipe de gerenciamento moldar futuros membros da equipe de gerenciamento. Se o resultado desejado é simplesmente melhorar as habilidades sem desenvolvimento pessoal, o departamento terá uma equipe que simplesmente sabe como fazer seu trabalho um pouco melhor.

Embora esse seja um resultado positivo, você quer que sua empresa pense "fora da caixa" e crie um programa que permita e até estimule o pensamento crítico e a solução de problemas.

Assim, ao projetar um programa de educação continuada, o resultado desejado deve misturar aprimoramento técnico e pessoal. Este tipo de programa de treinamento permite que a equipe tenha a oportunidade de desenvolver sólidas habilidades de gerenciamento, juntamente com um melhor entendimento de sua posição e função e entender como elas se encaixam na organização.

Combinando Treinamento Técnico com Desenvolvimento Pessoal

Se você descobrir durante o processo de avaliação, por exemplo, que as habilidades de redação no departamento são baixas, você precisará aprimorar essas habilidades desenvolvendo uma sessão de treinamento correspondente. Esta sessão de redação poderia incluir tópicos sobre os fundamentos da escrita, como ortografia, pontuação, estrutura das frases e uso correto das palavras. Com base nesses conceitos básicos, você pode oferecer aos seus participantes um exercício aplicável, como escrever uma carta para um cliente pedindo desculpas por um envio atrasado.

Forneça as informações básicas do participante sobre o cliente. Diga-lhes que o cliente comprou por dez anos e sempre fez pagamentos imediatamente. Dê-lhes dez ou quinze minutos para redigir um rascunho e depois apresente sua carta ao grupo.

Uma vez que alguém tenha lido uma carta, peça aos participantes que ofereçam feedback para melhorias; como instrutor, aponte os aspectos positivos da carta.

Outro mecanismo que ajudará na educação continuada em andamento é permitir que os membros da equipe desenvolvam uma afiliação com uma associação ou grupo industrial. Esse tipo de educação é tangível e comprovadamente tem um histórico positivo com os escritórios locais e seus grupos comerciais do setor. Os funcionários têm a oportunidade de se reunir periodicamente e discutir os problemas que estão enfrentando em seus negócios.

Esta é uma experiência positiva para todos os envolvidos: as informações obtidas podem ser úteis para outras pessoas que podem ter o potencial de participar de uma situação semelhante, enquanto as pessoas que passaram por situações semelhantes têm a chance de falar sobre suas soluções que funcionaram efetivamente.

Treinamento eficaz gera sucesso

O melhor tipo de programa de treinamento de funcionários para um grupo de trabalho é aquele adaptado às suas necessidades. Então, como você sabe quais são suas necessidades? Uma maneira é trabalhar com os membros da equipe que são responsáveis ​​pela área. Se possível, faça uma amostragem aleatória dos planos de desenvolvimento de desempenho da equipe e procure por consistências em quaisquer áreas de desenvolvimento necessárias. Outra abordagem é realizar uma avaliação das necessidades de treinamento e perguntar aos próprios funcionários quais habilidades eles gostariam de desenvolver.

Não importa como você determina quais tipos de treinamento são necessários, lembre-se de que, ao desenvolver o curso, atenha-se ao conceito original. Se mais de um conceito for considerado durante o processo de planejamento, divida os conceitos em dois workshops.

Tenha em mente que uma sessão de treinamento produtiva de funcionários pode e deve ser realizada em menos de duas horas. Qualquer coisa mais de duas horas e você perderá seu público. Finalmente, durante a sessão de treinamento real, tenha pelo menos uma ou duas atividades para manter as mentes dos participantes ativas e para evitar que caibam ou sonhem acordados.

Você realmente precisa de uma sessão de treinamento de funcionários?

Embora uma sessão de treinamento de funcionários possa ser eficaz, talvez nem sempre seja a melhor abordagem para atender às necessidades de treinamento. Se o conceito que você está introduzindo for definido como conhecimento elementar ou comum, crie um alerta de treinamento do funcionário.

Um alerta de treinamento de funcionários é um excelente método para comunicar e reforçar conceitos que seriam considerados de conhecimento comum ou novas informações de trabalho. Coloque alertas de treinamento de funcionários on-line, distribua por e-mail ou, em alguns casos, quando os funcionários não tiverem acesso ao computador, escreva alertas de treinamento de funcionários em um formato de marcador em uma cópia impressa.

Use papel colorido e adicione alguns reflexos e / ou gráficos à parte do documento. Descobri que, quando os membros da equipe recebem uma folha de papel verde fluorescente na caixa de correio, em vez de uma folha branca, é mais provável que ela a pegue e leia.

Mantendo o aprendizado em andamento

Se os recursos estiverem disponíveis e o departamento quiser se divertir enquanto aprende, desenvolva um jogo. Isso pode ser qualquer coisa de Family Feud para Jeopardy e muito mais. Peça à equipe que responda a perguntas criadas pela gerência do departamento relacionadas a situações de trabalho e / ou pessoas. É incrível o que as pessoas vão lembrar de uma situação divertida versus uma experiência de aprendizagem forçada.

Mantenha as aulas de treinamento dos funcionários informativas e leves. Embora a comunicação das ideias seja importante, o objetivo número um deve ser manter os funcionários interessados, envolvidos e entretidos durante o workshop. Isso pode ser difícil se você não contratar um treinador animado.

Introduzir o departamento no conceito de aprendizado combinado. Permitir que a equipe atinja seus níveis de aprendizado a partir de diferentes recursos. Embora os alertas de treinamento dos funcionários e as sessões de treinamento dos funcionários sejam provenientes diretamente da gerência, desafie a equipe a procurar on-line outras idéias que possam funcionar em seu departamento.

Em primeiro lugar, lembre-se é que a aprendizagem pode e deve ser divertida. Os membros da sua equipe querem absorver conhecimento, e eles provavelmente vão querer aprender conceitos quando forem apresentados de uma maneira nova, viva e empolgante. Dar uma reviravolta nos métodos atuais de treinamento dos funcionários pode ajudar as pessoas a se animarem com o aprendizado.

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Jeffrey Bodimer é o Chief Operations Officer / Chief Compliance Officer da American Higher Education Development Corporation.