Como organizar um encontro com todas as mãos para seus funcionários

Sua empresa realiza reuniões gerais? Se não, você pode querer pensar em organizar tal reunião. É claro que você nunca deve realizar uma reunião apenas porque deseja que um item seja verificado em sua lista de tarefas, portanto, aqui está o porquê, quando e como organizar uma reunião geral.

Por que você pode querer realizar um encontro com todas as mãos?

Às vezes você precisa obter informações para toda a equipe, e uma reunião de todas as mãos é uma excelente oportunidade para fazer isso. Sim, você pode enviar as informações por e-mail, mas dependendo das informações, você pode descobrir que entregá-las pessoalmente é uma maneira mais eficaz de se comunicar.

Além disso, dependendo de quão grande e disperso é o seu negócio, a reunião geral é uma boa oportunidade para criar equipes e permitir que os funcionários se conectem uns com os outros. e permitir que os funcionários se conectem uns com os outros. Se sua empresa tiver vários sites, um funcionário do site A pode ter um problema que alguém no site B possa resolver, mas, se não souber que essa pessoa existe, ela não solicitará ajuda.

Finalmente, uma reunião de todas as mãos permite que seus funcionários façam perguntas na presença de seus colegas. Isso libera seu tempo porque você pode compartilhar a resposta apropriada uma vez, em vez de repeti-la repetidamente para vários funcionários.

Quais problemas são melhor cobertos em uma reunião de todas as mãos?

Geralmente, esses tipos de problemas são mais bem comunicados quando entregues em uma reunião geral do que por e-mail ou solicitando que os gerentes locais informem seus funcionários.

• Apresentando nova liderança sênior. Se você tem um novo presidente ou CEO, você quer que ela se apresente a toda a equipe. Faz uma grande diferença para as pessoas saberem o rosto por trás do nome e das mudanças na política.
• Novos objetivos da empresa. Quando sua equipe sênior deseja compartilhar os objetivos da empresa com a equipe, ter todos na mesma sala é uma ótima ideia. Ele permite que as pessoas façam perguntas, então elas entendem a lógica e o raciocínio por trás dos objetivos.
• Quando há uma mudança significativa. Isso pode ser uma aquisição de nova empresa, um desinvestimento, uma reorganização ou qualquer coisa que atinja todas as áreas da empresa. Novamente, comunicação aberta e honesta são os objetivos aqui.

Naturalmente, estas não são as únicas razões para convocar uma reunião de todas as mãos, mas certifique-se de que uma reunião geral seja a melhor maneira de fornecer informações antes de se dar ao trabalho de organizar uma reunião de todas as mãos.

Como organizar um encontro com todas as mãos

O primeiro passo, como abordado acima, é ter um propósito útil para uma reunião de todas as mãos. Depois de ter um propósito, você pode planejar e realizar a reunião.

Primeiro, pense na logística. Você pode achar divertido escolher e convidar os palestrantes, preparar os documentos e planejar o tempo de trabalho em rede, mas se você falhar no lado da logística, sua reunião geral não funcionará. Você precisa lidar com essas questões para uma reunião bem-sucedida com todas as mãos.

• Localização. Se o seu negócio é pequeno e você pode se ajustar à mesa de conferência, esse problema está resolvido. Se sua empresa for grande - mesmo que todos trabalhem no mesmo prédio, você provavelmente precisará alugar um auditório ou centro de conferências para sua reunião. Certifique-se de ter lugares para todos.
• Viagem. As pessoas terão que viajar longas distâncias para chegarem à sua reunião geral? Se as pessoas precisarem dirigir à distância, certifique-se de iniciar a reunião com atraso suficiente para que sua equipe não tenha que sair de casa às 4:00 para chegar à reunião. Lembre-se, sair de casa cedo é uma dificuldade para muitos.

• Praticidade. Uma reunião cara a cara pode ser a melhor maneira de apresentar um novo CEO. Mas, se envolver pessoas de vários locais e colocá-las em hotéis, enquanto seus escritórios nesses locais forem desativados por vários dias, provavelmente não é a melhor ideia. Em vez disso, considere fazer videoconferências. Não permita que as pessoas assistam à videoconferência em suas mesas, mas peça a elas que se juntem por local para a oportunidade de criar equipes para assistir à apresentação.

• Comida. Se esta for uma breve reunião de uma hora apresentando o CEO, você precisará apenas de um local. Se for uma conferência de um dia inteiro envolvendo vários palestrantes e workshops, você precisará providenciar comida para o almoço e intervalos.

Quem precisa apresentar em uma reunião de todas as mãos?

Com esta logística ordenada, você só precisa organizar os alto-falantes. Você desejará ter mudanças em toda a empresa introduzidas pelo CEO / Proprietário / Presidente. Os chefes de departamentos podem explicar questões relevantes para seus departamentos, mas as explicações sobre iniciativas em toda a empresa precisam vir de cima.

Naturalmente, uma mudança na política de RH pode vir do Diretor de RH, e uma mudança no marketing pode vir do Diretor de Marketing, mas o plano geral, incluindo metas, estratégia e visão, precisa vir de cima.

Certifique-se de que todos os funcionários estejam incluídos - ou não é uma reunião de todas as mãos. Se as informações são relevantes apenas para os gerentes, por que você levaria os colaboradores individuais para a reunião? Se as alterações afetarem apenas a TI, por que a contabilidade está tomando o tempo para participar dessa reunião?

O que precisa acontecer em uma reunião de todas as mãos?

Todas as informações que você fornece em uma reunião geral precisam ser relevantes, oportunas, críticas e (esperançosamente) interessantes. Claro, é improvável que apresentar a forma como sua empresa cumprirá as novas regulamentações governamentais resultará em multidões animadas. Mas lembre-se, é mais provável que você envolva pessoas se apresentar as informações de uma maneira interessante.

Além dos palestrantes e workshops (se aplicável), assegure-se de fornecer tempo para a rede. A rede é frequentemente considerada como algo que você faz para encontrar novos empregos, mas também pode usar a rede internamente. Você quer que sua equipe se conheça. Forneça tags de nome (se você geralmente não usa crachás) que exibem nomes, títulos e locais.

O objetivo geral de uma reunião geral é reunir os funcionários da empresa. Você quer que as pessoas saiam sentindo que a reunião valeu a pena. Se você não conseguir a sensação de valor, pule a reunião de todas as mãos e envie um e-mail com as informações.