Vigilância eletrônica de funcionários não é positiva

A vigilância eletrônica dos funcionários está aumentando a cada ano, de acordo com a Pesquisa de Vigilância e Monitoramento Eletrônico, realizada pela American Management Association (AMA) e pelo The ePolicy Institute a cada ano, entre 2001 e 2007.

Em um artigo anterior, Surfing the Web at Work, o status do monitoramento de funcionários e algumas das razões pelas quais os empregadores podem querer monitorar o uso de e-mail e internet de funcionários foram revisados. O artigo também analisou as consequências que os funcionários e os empregadores estão enfrentando no local de trabalho devido ao uso inadequado de equipamentos eletrônicos, e-mail e internet.

Há prós e contras da vigilância eletrônica dos funcionários no trabalho. Essa revisão dos prós e contras da vigilância eletrônica dos funcionários no trabalho ajudará os empregadores a decidir o que é melhor para sua organização. Nem toda força de trabalho, local de trabalho ou cultura e ambiente de trabalho são candidatos à vigilância eletrônica no trabalho.

De fato, em alguns ambientes de trabalho, dependendo da cultura e do ambiente desejados, a vigilância eletrônica dos funcionários prejudicaria a confiança, prejudicaria os relacionamentos e enviaria mensagens poderosamente erradas à força de trabalho.

Prós de Vigilância Eletrônica de Empregados no Trabalho

Existem razões poderosas para monitorar o comportamento on-line dos funcionários no trabalho. Estas razões são atraentes para muitos empregadores e compreensíveis como as organizações são observadas.

As organizações procuram proteger a si e seus funcionários da distribuição ilegal, imoral e problemática de conteúdo e da visitação de sites que não são de trabalho enquanto os funcionários estão trabalhando.

Uma pequena empresa de manufatura, ao usar a vigilância eletrônica de funcionários, descobriu que um funcionário assistia a filmes pornográficos no trabalho. Ele foi levado do seu cubículo para o seu carro, apenas trinta minutos depois que o RH descobriu como ele estava gastando seu tempo no trabalho. (As políticas apropriadas que proibiam esse comportamento estavam em vigor e ele havia sido treinado.)

Em outra experiência em uma pequena empresa de manufatura, os funcionários reclamaram que seu supervisor estava navegando na Web durante a maior parte do dia útil. O administrador da rede confirmou que o supervisor estava visitando sites de empregos, fazendo serviços bancários on-line, fazendo compras, conversando e postando em fóruns, lendo sites de receitas e gastando horas em e-mail pessoal por mais de seis horas por dia.

Como uma empresa deve reagir ao comportamento on-line problemático?

No dia em que a empresa estava preparada para demitir esse funcionário, o funcionário notificou e chegou à empresa um acordo sobre uma transição ordeira e mutuamente benéfica.

Em mais uma experiência em uma pequena empresa, descobriu-se que uma funcionária estava fazendo sua contabilidade auxiliar para seus negócios pessoais no horário da empresa e no computador fornecido pela empresa. O empregado notificou e foi escoltado das instalações. O funcionário mais tarde implorou para ter esse material de volta e o empregador gentilmente forneceu os registros.

Com esses exemplos em mente, observe que a vigilância eletrônica dos funcionários no trabalho pode gerar resultados benéficos para o empregador. Note-se também que em nenhuma dessas três empresas foi realizada a vigilância eletrônica dos funcionários. Mas, a intervenção freqüente de TI foi praticada.

Comportamento suspeito pelos funcionários em questão levou a revisão de registros eletrônicos. Assim, muitos empregadores têm a capacidade de usar a vigilância eletrônica dos funcionários, mas optam por não praticar vigilância eletrônica.

Mais sobre Colocar Funcionários Sob Vigilância

Existem razões adicionais para colocar os funcionários sob vigilância eletrônica no trabalho. Essas são as principais razões.

• Problemas de produtividade são uma preocupação do empregador.
• A natureza dos sites que os funcionários visitam preocupam os empregadores devido ao seu potencial de serem vistos como criando um ambiente de trabalho hostil. O mesmo problema existe com emails e piadas enviados pelo funcionário. Os empregadores querem confiar em seus funcionários para praticar o bom senso, mas suas experiências indicam que nem sempre exercem bom senso. Os empregadores estão preocupados em criar um ambiente de assédio se os funcionários navegarem em lugares inadequados e compartilharem os URLs.

• Os empregadores estão preocupados com sua capacidade de produzir e-mails e registros da web para se defender contra ações judiciais. Eles precisam de registros para se defender contra ações judiciais.

O litígio é uma questão séria para os empregadores, disse Nancy Flynn, diretora executiva do "The ePolicy Institute" e autora do "The ePolicy Handbook", 2ª Edição (AMACOM, 2008) e outros livros relacionados à internet. "A preocupação com o litígio e o papel que as evidências eletrônicas desempenham em processos judiciais e investigações regulatórias têm estimulado mais empregadores a monitorar a atividade online", aconselhou Flynn:

"O e-mail dos funcionários e outras informações armazenadas eletronicamente criam registros comerciais escritos que são o equivalente eletrônico da evidência de DNA." Flynn observou que 24% dos empregadores tiveram e-mails intimados por tribunais e reguladores e outros 15% enfrentaram ações judiciais no local de trabalho acionadas por e-mail de funcionários, de acordo com a pesquisa de 2006 da AMA / ePolicy. "

Para ajudar a controlar o risco de litígios, violações de segurança e outros desastres eletrônicos, os empregadores devem aproveitar a tecnologia de monitoramento e bloqueio para combater os problemas das pessoas, incluindo o uso acidental e intencional de sistemas de computador e outros recursos eletrônicos. "

Contras da Vigilância Eletrônica de Empregados no Trabalho

Existem razões poderosas pelas quais um empregador pode não querer usar a vigilância eletrônica dos funcionários. Manny Avramidis, vice-presidente sênior de recursos humanos globais da AMA, diz que essa decisão depende da empresa e do ambiente de trabalho que o empregador quer criar:

"Dependendo do nível de liberdade permitido em uma empresa ou do tipo de empregador, a vigilância eletrônica dos funcionários pode não ser desejável. Empresas que empregam novos graduados, que têm linhas absolutamente confusas e estão on-line o dia todo, são um exemplo. De fato 99% da população estará bem sem vigilância eletrônica, menos de 1% dos funcionários estão causando o dano que permite que todas as coisas ruins para os empregadores entrem em ação. "

• Avramidis disse que a vigilância eletrônica dos funcionários pode afetar a relação de trabalho entre um empregador e um empregado. "Para o funcionário que está fazendo a coisa certa e focando no trabalho e usando a tecnologia moderadamente para uso pessoal, a vigilância eletrônica não terá impacto. Para os funcionários ruins, a vigilância eletrônica vai colocar uma pressão sobre o relacionamento deles com o empregador".
• Uma das principais preocupações de alguns empregadores é o dano potencial a uma cultura de trabalho que promova a confiança e o comprometimento e a motivação dos funcionários. A vigilância eletrônica dos funcionários parece incongruente com tal ambiente.
• De acordo com Avramidis, "Os funcionários julgados pelos resultados do seu trabalho passam mais tempo online fazendo coisas pessoais para administrar os negócios pessoais. Há um cruzamento entre onde o trabalho termina e o trabalho pessoal começa. A preocupação se torna real para os empregadores". quando um funcionário não está atingindo metas ou não está de acordo com as expectativas ".

Na verdade, para funcionários comprometidos, há tanto cross-over em casa entre trabalho e negócios pessoais quanto no trabalho. Isso faz parte da energia discricionária, a energia que os funcionários voluntariamente contribuem acima e além das expectativas, que os empregadores esperam ganhar.

"De fato, os funcionários gastam uma média de 3,7 horas por semana na Web para atividades pessoais no trabalho e 5,9 horas por semana on-line em casa fazendo tarefas relacionadas ao trabalho", afirma um estudo realizado pela Smith School of Business e Rockbridge Associates, da Universidade de Maryland., uma empresa de pesquisa de mercado com sede em Great Falls, Virginia ".

O motivo final pelo qual os empregadores podem não querer usar a vigilância eletrônica dos funcionários é a privacidade dos funcionários. De acordo com Eric J. Sinrod, sócio do escritório da Duane Morris em São Francisco, onde ele é especializado em questões de tecnologia e contencioso, as preocupações dos funcionários com a vigilância eletrônica são legítimas.

"Ainda assim, os trabalhadores têm preocupações legítimas de que seus direitos de privacidade possam ser invadidos. O principal estatuto federal nessa área é a Lei de Privacidade das Comunicações Eletrônicas de 1986 (ECPA). A ECPA, codificada em 18 U.S.C.101 e seguintes, impede a intercepção intencional de qualquer fio, comunicação oral ou eletrônica, ou o acesso não autorizado de comunicações armazenadas.

"A ECPA tem três exceções, e se qualquer uma delas se aplicar, a monitoração pode ocorrer sob circunstâncias apropriadas. As exceções geralmente permitem que os empregadores monitorem chamadas telefônicas relacionadas ao negócio, monitorem as comunicações quando houver consentimento dos funcionários e recuperem e acessar mensagens de email armazenadas. "

Resumo da Vigilância Eletrônica de Empregados no Trabalho

Como você vê, há muitos prós e muitos contras para a vigilância eletrônica dos funcionários no local de trabalho. Pese todos esses fatores quando decidir como proceder com o monitoramento de funcionários em seu local de trabalho.

Na minha empresa, onde desenvolvemos softwares, temos na maioria jovens funcionários universitários, orientados para objetivos e tecnologicamente avançados. Nós apreciamos cada grama de energia discricionária que eles contribuem no trabalho e em casa.

Uma certa quantidade de navegação na Web é necessária para ficar a par do nosso campo e obter inteligência competitiva. A vigilância eletrônica de nossos funcionários não está em nosso radar. Ficarei surpreso se isso for um problema.

Em qualquer configuração, no entanto:

• desenvolver uma política de computador, internet e email;
• treinar os funcionários regularmente para que eles estejam familiarizados com as expectativas da sua empresa;
• pedir aos funcionários que aceitem a compreensão da política;
• depois, respire fundo e confie neles.