Como Determinar Despesas Empresariais Necessárias Ordinárias

O Internal Revenue Service (IRS) não explica despesas comerciais dedutíveis em termos fáceis. No entanto, ainda é o melhor lugar para encontrar informações fiscais abrangentes. Afinal, o IRS escreve publicações fiscais, cria formulários de impostos e aplica as leis fiscais. Mas o IRS escreve com a suposição de que as pessoas que lêem suas informações já têm um entendimento básico dos termos fiscais.

No caso de despesas comerciais ordinárias e necessárias, as definições do IRS são um pouco obscuras.

Quais são as despesas de negócios?

Despesas de negócios são custos associados à execução de uma empresa existente. Os custos associados ao arranque de um negócio são deduzidos como "despesas de capital". Muitas despesas de negócios são dedutíveis de impostos se você estiver operando seu negócio para obter lucro.

As despesas comerciais não incluem despesas de capital, despesas pessoais ou despesas usadas para calcular o custo dos produtos vendidos. Essas despesas são listadas separadamente em seus impostos.

As despesas de uso comercial de sua casa são custos compartilhados (ou seja, seguro, hipoteca ou aluguel e contas de serviços públicos) porque os custos beneficiam tanto a empresa quanto o proprietário. Esses custos são considerados despesas comerciais, mas são listados separadamente de outras despesas comerciais, no Cronograma C do IRS (Formulário 1040): Lucro ou Prejuízo do Negócio.

Por definição, as despesas de negócios devem ser "ordinárias" e Necessário'

Para ser dedutível como despesa comercial, a despesa deve ser ambos ordinário e necessário. Despesas ordinárias e necessárias, conforme definido abaixo, também devem ser "razoáveis", ou o IRS pode proibir a despesa:

• Despesas ordinárias: Despesas comumente usadas e aceitas pelos padrões gerais do setor. Isso significa despesas que são típicas em seu comércio ou empresa e que são necessárias para administrar seus negócios. Despesas ordinárias também devem ser necessárias para deduzi-los de seus impostos de negócios.
• Despesas Necessárias: Despesas que são úteis e adequadas na execução de sua atividade comercial ou comercial. Despesas necessárias não são dedutíveis, a menos que sejam também despesas ordinárias.

Um exemplo de uma despesa comercial ordinária e necessária razoável são os custos associados ao envio de boletins informativos, cartões de férias ou outras publicações promocionais que são distribuídas para promover relações com clientes ou gerar novos negócios.

Um exemplo de uma despesa de negócio não razoável é pagar uma grande quantia por cortinas de designer para o seu escritório em casa. Essa despesa não seria considerada ordinária ou necessária.

Como determinar se uma despesa de negócio é ordinária e necessária

Se você não tiver certeza se uma despesa é comum e necessária, faça duas perguntas:

1. A despesa está diretamente relacionada à administração do negócio? Se a despesa for para benefício pessoal simplesmente para tornar o seu trabalho mais fácil ou mais confortável (ou seja, você faz um monte de dirigir, então você compra uma almofada para o seu carro), não é dedutível.
2. A despesa pode ser deduzida em "custo das mercadorias vendidas" ou "despesas de capital"? Nesse caso, você não pode deduzir o item como uma despesa de negócios "comum e necessária".

É importante salvar os recibos de cada despesa que você deduziu em seus impostos, incluindo hipoteca, aluguel, seguro, contas de serviços públicos e taxas obrigatórias de associação do proprietário. (Observe que as quotas opcionais, como associação a clubes ou associações, não são dedutíveis porque não são obrigatórias para morar e trabalhar em casa.)

Nota de alerta de auditoria: Os negócios domiciliares que relatam despesas de uso comercial de uma residência têm maior probabilidade de serem auditados pela Receita Federal do que outras empresas semelhantes.

_{Fonte: Departamento do Tesouro; Receita Federal. "Despesas de negócios". 5 de abril de 2008}