Plano de Comunicação de Benefícios para Funcionários Corporativos

De acordo com estudos da ADP, um fornecedor líder de serviços de gestão de recursos humanos e folha de pagamento, 80% dos tomadores de decisão de recursos humanos acham que é importante que os funcionários entendam suas opções de benefício total. Infelizmente, eles estimam que apenas cerca de 60% de seus funcionários o fazem. Isso indica um colapso entre as expectativas dos líderes de RH e a realidade de que muitos funcionários não entendem o valor de seus benefícios patrocinados pelo empregador.

Seus funcionários sabem quais benefícios sua empresa oferece? Você comunica isso aos funcionários existentes ou é algo que eles vêem apenas durante o recrutamento e a integração? Você tem um plano de comunicação de benefícios para mantê-los atualizados para que não sejam atraídos pelos concorrentes?

Mudando uma variedade de benefícios dos funcionários

Os empregadores gastam muito tempo e dinheiro garantindo que seus empregados tenham os melhores benefícios possíveis. Tudo faz parte de garantir que os funcionários sejam felizes e saudáveis ​​para serem produtivos no trabalho. Com base nas pesquisas mais recentes, as organizações nos EUA gastam cerca de US $ 0,43 para cada dólar de folha de pagamento apenas para benefícios de empregados, incluindo seguro saúde, odontológico, visão e prescrição, seguro de vida, fundos de aposentadoria, opções de ações, folgas pagas e empregado programas de assistência.

Esses números nem levam em consideração as muitas outras vantagens e benefícios que as empresas investem para melhorar o ambiente de trabalho, como agendamento flexível, programas de descontos corporativos e vestuário de trabalho casual. E os benefícios continuam aumentando. Em uma edição especial de 20 anos de seu relatório anual de pesquisa Employee Benefits, lançado em 2016, a Society for Human Resources Management divulgou seus Relatório de pesquisa de 2016 Employee Benefits, observaram que, em comparação com os anos 90, os empregadores estão fornecendo um pacote de benefícios muito mais rico aos funcionários do que nunca - como resultado de tentar aumentar as taxas de retenção e melhorar os esforços de recrutamento em um mercado competitivo.

Comunicando os benefícios dos funcionários

O problema é que as empresas não estão fazendo o suficiente para comunicar o valor de seus programas para que os funcionários estejam cientes delas ou entendam suas opções. Muitas empresas muitas vezes limitam seus esforços de comunicação a tempos específicos, como durante o recrutamento, a integração ou períodos de inscrição abertos.

A boa notícia é que no mundo atual, impulsionado pela tecnologia, existem várias maneiras de comunicar os benefícios dos funcionários à sua força de trabalho. É importante observar que cada empregador desejará avaliar como os funcionários preferem ser informados e depois desenvolver planos para explorar esses recursos ao criar comunicações. Continue lendo para conhecer algumas das diferentes maneiras pelas quais os empregadores compartilham informações de plano de benefícios com os funcionários.

Materiais impressos

De páginas impressas únicas a campanhas de marketing em grande escala, muitas empresas recorrem à documentação escrita e impressa para compartilhar informações sobre benefícios do grupo de funcionários. Isso pode ser muito eficaz porque as informações podem ser rapidamente divulgadas a todos os funcionários em qualquer época do ano. As comunicações de marketing também podem ser reforçadas durante os horários de pico, como a inscrição aberta e o processamento de funcionários. Além disso, a documentação escrita e impressa das informações sobre benefícios pode ser editada à medida que os planos de benefícios mudam.

É importante observar que toda a documentação escrita deve incluir acesso a uma explicação detalhada dos benefícios, conforme fornecida pelos administradores do plano. Crie um conjunto de documentos de benefícios impressos para os funcionários que incluam tabelas de preços e valores de cobertura e um conjunto separado de documentos criados para fornecer informações básicas sobre benefícios aos candidatos antes que eles sejam recrutados para emprego. Se o seu local de trabalho é multi-cultural, você também pode querer criar um conjunto de documentos que são traduzidos para outros idiomas para facilitar a comunicação de benefícios para todos os funcionários.

Reuniões de Informação

Independentemente de serem tratadas informalmente ou por meio de sessões formais facilitadas pelos administradores do plano de benefícios, as reuniões de benefícios podem ser uma forma eficaz de obter informações e perguntas sobre o plano respondidas rapidamente. Faça uma política de que todos os novos contratados tenham a chance de conversar com um administrador de planos de benefícios antes de selecionar quaisquer benefícios para o próximo ano.

Seu administrador de benefícios no local também pode estar disponível para agendar reuniões com os funcionários, caso eles tenham dúvidas específicas sobre como usar seus benefícios. Isso pode ser especialmente importante se houver problemas com solicitações. Durante a inscrição aberta, certifique-se de que a equipe administrativa do plano também esteja disponível para conduzir palestras para destacar atualizações importantes do plano de benefícios e incentivar mais funcionários a participarem das ofertas do grupo.

Métodos de comunicação digital

Nós agora vivemos em um mundo onde a comunicação digital se tornou a norma. A comunicação digital inclui e-mails, mensagens de texto, mensagens instantâneas, aplicativos para dispositivos móveis e muito mais. Considere como você pode obter informações sobre benefícios para seus funcionários regularmente para lembrá-los de todas as vantagens que eles têm disponíveis para eles.

Por exemplo, durante a primeira parte do ano, muitos de seus funcionários estarão pensando em entrar em forma, perder peso ou desenvolver outros hábitos mais saudáveis. Use esse tempo como uma oportunidade para compartilhar informações sobre o programa de bem-estar da empresa ou sobre como a empresa está comprometida em ajudar os funcionários a parar de fumar. Durante os meses de verão, quando as atividades ao ar livre aumentam e as crianças estão fora da escola, você pode querer apresentar informações sobre a segurança do sol e os benefícios familiares.

Uma boa regra ao usar a comunicação digital é manter as mensagens breves e objetivas.

Benefícios corporativos Portais e sites

As pesquisas da ADP indicam que nove entre dez empresas de grande porte e sete de dez empresas de médio porte têm um portal de benefícios baseado na Web para hospedar informações e recursos de benefícios dos funcionários. Essa é uma maneira segura de os empregadores compartilharem informações e instruções importantes sobre benefícios para se inscreverem nos planos de benefícios. Os sites de benefícios devem ser criptografados no nível mais alto possível e projetados com um processo de logon único para proteger informações pessoais de integridade e outros dados, bloqueados por trás das credenciais do usuário.

Aproveitar ao máximo um portal de website para comunicação de benefícios pode incluir:

• Configurando um sistema simples para acessar o portal online e através de dispositivos móveis
• Adicionando conteúdo valioso relacionado aos benefícios e metas de bem-estar dos funcionários
• Fornecendo um número de contato central onde os funcionários podem obter ajuda ao vivo
• Compartilhando atualizações e documentos do plano que podem ser baixados sob demanda
• Vinculando o site de benefícios à intranet da empresa
• Garantir que o site seja compatível com 508, para que todos os funcionários tenham acesso
• Inclua conteúdo que seja fácil de traduzir para outros idiomas
• Adicionando um glossário de terminologia de benefícios básicos e uma biblioteca de tópicos de benefícios

Comunicações de redes sociais

As redes sociais também podem ser uma forma muito eficaz de comunicar os benefícios dos funcionários. Muitos funcionários acham que isso é uma maneira amigável de lidar com o RH. Cada empresa deve ter acesso à sua própria página comercial ou, pelo menos, criar uma para fins de comunicação de atualizações importantes, incluindo informações sobre planos de benefícios.

Selecione uma das principais redes de mídia social, como o Facebook ou o Twitter, para permitir a maior quantidade de compartilhamento e opções de conteúdo. Atribua um administrador de benefícios e um membro da equipe de marketing para trabalhar juntos para criar mensagens de benefícios que incentivem a participação nos planos do grupo. Compartilhe dicas de saúde e bem-estar, dicas de responsabilidade financeira e atualizações nos períodos de inscrição. Inclua histórias de sucesso e fotos de funcionários que atendem aos objetivos de bem-estar.

Declaração de Compensação Total

Para causar um impacto maior ao comunicar os benefícios, é aconselhável que sua empresa envie pelo menos uma declaração anual de remuneração total a todos os funcionários. Este é um documento organizado por salário, benefícios e outras vantagens que a empresa oferece aos funcionários. É um documento escrito que mostra em preto e branco o quanto a empresa está investindo em todos os funcionários.

Como evidenciado pela pesquisa, muitos funcionários não percebem o quanto o local de trabalho os beneficia, de modo que uma declaração de remuneração total possa criar um diálogo significativo entre você e os funcionários.Se você não tiver certeza de como criar uma recompensa total ou declaração de remuneração, trabalhe com um provedor terceirizado para organizar todos os seus dados em um documento central. Forneça uma cópia de correio tradicional da declaração de remuneração total, bem como uma cópia digital que você pode enviar por e-mail aos funcionários.

Práticas recomendadas adicionais

Ao preparar materiais, evite o jargão. Na verdade, não presuma que os funcionários entendam até a terminologia de benefícios básicos. Ao se comunicar com seus funcionários, mantenha as coisas simples e em termos que eles possam entender. Se houver conceitos complexos que precisem de mais explicações, use seu portal da Web para criar um glossário de terminologia que possa revisar quando necessário.

É importante planejar o mais cedo possível antes dos períodos de pico de matrícula, a fim de aumentar as chances de que os funcionários compreendam seus benefícios. Use uma variedade de mídias porque toda geração e cultura absorvem informações de maneira diferente.

Procure apoio do administrador do seu plano de benefícios ao coletar materiais adicionais, incluindo materiais de marketing e documentos de resumo do plano. Seja criativo e mantenha os benefícios dos funcionários amigáveis. Você será mais bem sucedido na transferência do valor dos benefícios para seus funcionários para que eles possam aproveitar essas vantagens do emprego.