Dicas de e-mail para comunicação de benefícios Inscrições abertas

A cada ano, a inscrição aberta permite que os empregadores ofereçam benefícios de grupo a seus funcionários por um breve período, geralmente em torno de 30 a 45 dias. Durante esta janela crítica, os funcionários devem ser informados sobre os benefícios dos funcionários que podem se inscrever, quando fazer isso e onde se inscrever. Infelizmente, muitas equipes de recursos humanos lutam para comunicar as informações necessárias aos funcionários para que eles possam perder.

O email pode ser uma ferramenta poderosa de comunicação para educar os funcionários durante períodos de inscrição abertos quando usados ​​corretamente. Por ser amplamente aceita e acessível como uma ferramenta de comunicação, essa pode ser uma boa maneira de alcançar todos os funcionários. Aprenda dicas de especialistas para a comunicação de benefícios durante a inscrição aberta, para que seus funcionários aproveitem ao máximo suas ofertas de benefícios do grupo este ano.

Tenha um Plano para Comunicar Benefícios Antes, Durante e Depois da Inscrição Aberta

Meses antes da data de inscrição aberta, é importante ter um plano de comunicação sólido para entregar as informações pertinentes aos funcionários antes da inscrição, durante a inscrição ativa e depois que as inscrições terminarem. Essa pode ser uma série de e-mails que incentivam os funcionários a realizar ações específicas, com links para o site de inscrição e informações sobre benefícios.

Atribuir um representante central de comunicação de benefícios

A receptividade é crítica durante a inscrição aberta, porque os funcionários terão inúmeras perguntas durante esse período. Certifique-se de atribuir pelo menos uma pessoa que servirá como ponto de contato para todos os e-mails recebidos de funcionários que tiverem dúvidas e preocupações. Deve ser alguém altamente familiarizado com detalhes do plano, taxas e prazos.

Use um sistema interno para coletar informações relacionadas a benefícios e análises

Sua empresa rastreia ativamente inscrições, inscrições parciais e outros aspectos do processo de inscrição? Caso contrário, um sistema interno pode ser útil para manter o controle de inscrição em toda a organização. Use um servidor de email gratuito como o Outlook para configurar alertas de email para alterações de dados.

Criar uma série de mensagens para touchpoints semanais com funcionários

A inscrição aberta pode ser mais fácil e mais produtiva quando há uma troca constante entre a equipe de RH e os funcionários. Como parte de sua estratégia de comunicação por e-mail, crie uma série de mensagens que falam sobre tópicos de saúde e bem-estar, os recursos dos programas de benefícios e outros assuntos relacionados. Envie em e-mails de pontos de contato semanais para todos.

Ofereça aos gerentes uma conta semanal dos esforços de registro de benefícios

É sempre bom obter o apoio total dos gerentes durante os esforços de inscrição nos benefícios. Por quê? Os gerentes podem ajudar os funcionários a priorizar a inscrição em seus benefícios para o próximo ano do plano, e eles podem compartilhar como os benefícios apóiam as metas dos funcionários. Use uma campanha de email direcionada para os gerentes durante os períodos de OE para mantê-los a par de tarefas e datas importantes.

Faça Benefícios Emails Fun

O período de inscrições abertas não precisa ser estressante. Na verdade, pode ser uma oportunidade para se divertir um pouco. Desenvolva e-mails que incluam alguns jogos divertidos, como perguntas triviais, fatos interessantes sobre a empresa e brindes grátis para lanches saudáveis.

Certifique-se de corrigir a gramática e ortografia em e-mails

Antes de enviar qualquer e-mail de benefícios, verifique se a gramática e a ortografia foram verificadas completamente. Ele pode garantir que nenhum erro de digitação chegue aos leitores e que os emails façam sentido. Os erros de digitação podem confundir os funcionários e parecem pouco profissionais.

Use um modelo de email padrão e deixe de fora o HTML

Ao desenvolver e-mails para comunicação de benefícios, os especialistas dizem que é melhor seguir o modelo padrão de e-mail e mantê-lo simples. O HTML perdido pode interferir em alguns programas de leitura de e-mail, especialmente em dispositivos móveis.

Escreva linhas de assunto poderosas

Os emails só serão lidos quando forem abertos. E isso não acontecerá se a linha de assunto não forçar os destinatários. Ao escrever e-mails, concentre-se na criação de uma linha de assunto de e-mail que intrigue os destinatários para abrir o e-mail com palavras poderosas como "urgente", "sensível ao tempo" e "atenção" para atingir essa meta.

Use as declarações de recompensa total em emails sazonais

Para ajudar os funcionários a entender o valor integral dos benefícios de seus funcionários, use o total de declarações de prêmios pelo menos uma vez durante este trimestre. Ele pode ser anexado como um PDF a e-mails individuais, ou um hiperlink pode ser incluído no e-mail para gerar uma declaração total de recompensas na conveniência dos funcionários.