10 coisas que todo novo gerente de programa deve saber

O gerenciamento de programas é uma escolha de carreira gratificante e bem paga, mas também pode ser um papel desafiador. Se você acabou de obter seu primeiro trabalho de gerenciamento de programas, ou quer saber se deve dar o salto para uma carreira de gerenciamento de programas, é importante entender o que a carreira envolve. Considere estas 10 coisas das quais todo novo gerente de programa deve estar ciente antes de iniciar uma função de gerenciamento de programa.

Gerenciamento de programas não é o mesmo que gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos consiste em planejar o trabalho, organizar tarefas e recursos, controlar processos e entregar um objetivo específico. Seja abrindo um novo escritório, lançando um novo aplicativo ou construindo um estádio olímpico, os projetos têm início, meio e fim definidos com um conjunto claro de objetivos.

O gerenciamento de programas é diferente e geralmente muito mais amplo. Um gerente de programa pode supervisionar vários projetos ao mesmo tempo, cada um dos quais pode ter sua própria equipe de projeto e gerente de projeto. Esses projetos juntos podem ser parte de um programa maior, projetado para entregar algo de valor para a organização ao longo do tempo.

Espere incerteza

Programas são inerentemente incertos. Embora você possa saber qual é o quadro geral, é apenas uma declaração de visão quando você começa. O caminho exato de como chegar lá, e quais projetos serão necessários durante um período prolongado de tempo, é algo que você tem que trabalhar à medida que avança.

Você começará com um planejamento detalhado do que você conhece e criará uma imagem de como abordar o restante à medida que se aproxima. Estenda progressivamente seus horizontes de planejamento e entrega até que você não consiga ir mais longe.

Bloqueie o tempo em intervalos regulares para planejar as próximas etapas. Você também pode usar essa oportunidade para garantir que ainda esteja no caminho certo para gerar valor comercial.

Cuidado com Burnout

Enquanto um projeto pode acabar em um ano, os programas podem se estender - aparentemente indefinidamente.

Os gerentes de programa precisam proteger suas equipes contra o burnout. Você não pode trabalhar sem parar com velocidade máxima, portanto, garanta que seus funcionários recebam tempo de inatividade adequado. Isso deve incluir períodos de tempo mais silencioso no trabalho com menos entregas e tempo adequado fora do escritório para férias.

Administre a licença médica de perto, assista aos seus relatórios de horas extras e fique atento ao fato de que o bem-estar de sua equipe é primordial se você quiser reduzir o atrito e manter suas pessoas talentosas durante toda a vida do programa.

Você precisa gerenciar o ritmo

Quando você está entregando um programa que tem uma data de conclusão distante, você precisa gerenciar o ritmo do trabalho.É difícil manter a dinâmica ao longo de vários anos, de modo que o seu papel como gerente de programa é equilibrar as prioridades e os projetos para que haja resultados mensuráveis ​​sendo entregues regularmente.

Misture as vitórias rápidas e o progresso constante em direção aos objetivos maiores. Isso ajuda a equipe a ver que você está avançando e garante que algumas histórias de sucesso de curto prazo sejam compartilhadas para manter a motivação alta. Finalmente, isso ajuda os investidores e gerentes executivos a verem que há progresso sendo feito.

Treine sua equipe para o sucesso

Os programas geralmente oferecem algo novo, único ou transformador para uma organização. Um dos desafios de trabalhar nesses tipos de iniciativas é que você provavelmente não tem as habilidades internas para poder concluir todas as tarefas e projetos necessários.

Tudo bem e esperado. Seu trabalho como um novo gerente de programa é garantir que você possa aperfeiçoar, treinar e desenvolver as pessoas que você tem para que, juntos, você possa atender a todos os requisitos de recursos.

Pode haver algumas áreas em que você precisa apenas de um determinado recurso por um período limitado. Por exemplo, você não treinará uma de suas equipes para dirigir uma empilhadeira, se essa for uma habilidade necessária por apenas uma semana. No entanto, se você estiver transformando a forma como a presença on-line de sua empresa é gerenciada, provavelmente seria importante ter as habilidades de desenvolvimento de website internas, além de alguns conhecimentos sobre mídia social ou otimização de mecanismos de pesquisa. Estas são as habilidades nas quais o negócio dependerá no longo prazo.

Tome decisões sobre quais desses itens você precisa incorporar à equipe e quais devem ser terceirizados. Depois, certifique-se de que seu programa possa fornecer as tarefas de treinamento e recrutamento necessárias para estar pronto para gerenciar as saídas conforme cada projeto é entregue.

A governança é mais complexa

Se você veio de uma experiência em gerenciamento de projetos, a governança não será uma surpresa para você. É a maneira pela qual as estruturas de projetos e programas são organizadas e controladas para garantir que a tomada de decisões seja feita da maneira correta e que as pessoas certas estejam envolvidas. É crucial para garantir que o trabalho esteja sendo realizado de forma a se encaixar no business case geral e ajudar a manter as pessoas responsáveis.

A governança também é a maneira pela qual o escritório de gerenciamento de projetos e os executivos seniores podem garantir que um programa esteja no caminho certo para gerar benefícios. Ele também fornece uma rota formal para encerrar projetos ou um programa inteiro, se for possível mostrar que esses benefícios não serão mais alcançados.

A governança é mais complexa em um ambiente de programa do que em um ambiente de projeto. As juntas do projeto e os grupos de direção normalmente têm uma afiliação no nível executivo. Isso é de se esperar, pois o resultado final de um programa é normalmente a transformação de negócios.

O planejamento é mais difícil

Os gerentes de projeto, que estão envolvidos em um programa, geralmente montam seus planos de projeto e, em seguida, uma equipe de gerenciamento de programa - sob sua direção como gerente de programa - se reúne e os planos são integrados.

Isto é mais fácil dizer do que fazer. Isso requer identificar as dependências entre projetos e tarefas do projeto. Obriga-o a analisar os requisitos de recursos para todo o programa e a manipular as atividades de acordo com a disponibilidade de pessoas-chave.

Depois que seu plano de programa integrado é estabelecido, você pode rastreá-lo em um gráfico de Gantt ou outra ferramenta de software. Como os gerentes de projetos acompanham seus projetos em tempo real, você precisa fazer ajustes no plano do programa, mantendo todos informados sobre as alterações e explicando o que isso significa para as áreas de trabalho deles.

Você não precisa planejar cada linha

Como gerente de programa, você depende de seus gerentes de projeto para fazer o planejamento detalhado. Não é prático nem desejável que você acompanhe um programa com milhares de tarefas.

Você precisa de uma visão detalhada de alto nível dos projetos com detalhes suficientes para mostrar se algo terá impacto no nível do programa.

A maneira mais fácil de fazer isso é com aplicativos de software dedicados. Tentar administrar seu programa multimilionário em uma planilha básica seria muito desafiador.

Você precisa delegar

Por melhor que você seja em delegar, estar em uma função de gerenciamento de programa significa que você precisa melhorar ainda mais.

A boa notícia é que você deve ter uma equipe de gerentes de projeto, e você pode até ter um escritório de gerenciamento de programas dedicado para suportar sua mudança transformadora.

Há muito trabalho a fazer em um programa, e configurá-lo para garantir que todas as partes móveis se movam juntas no momento certo é um grande esforço. Você não pode fazer isso sozinho e você não deveria tentar. Calcule quanto tempo você precisa para iniciar o programa e, em seguida, certifique-se de ter uma equipe pronta para ajudá-lo.

Se você não tem ninguém no seu escritório de gerenciamento de programas, peça para alguém ser destacado para a equipe de gerenciamento do programa. Há muito para eles fazerem. Por exemplo, alguém em um papel de coordenação de projeto estaria perfeitamente posicionado para fornecer a coordenação necessária no nível do programa, liberando você para se envolver com tarefas estratégicas.

Não tenha medo de conflito

Existem muitas vertentes para programas. De projetos com partes interessadas difíceis a prazos aparentemente inatingíveis, todo dia vai lhe dar oportunidades de conflito. Fique atento para as coisas que interrompem o desempenho do projeto e esteja preparado para intervir quando necessário para evitar uma situação de conflito antes de começar.