Como escrever cartas de reprovação para o desempenho dos funcionários

Cartas de reprimenda são escritas pelo supervisor para fornecer uma declaração oficial de um problema de desempenho que um funcionário deve melhorar. As cartas de repreensão são frequentemente um passo no processo de ação disciplinar formal que pode resultar em ação disciplinar adicional para o empregado até e inclusive rescisão de contrato de trabalho se o empregado não melhorar.

As cartas de repreensão são um componente significativo na documentação de um problema de desempenho do empregado para o empregado e o empregador. As cartas escritas de reprimenda indicam clara e especificamente o desempenho que deve melhorar e as conseqüências se o desempenho não melhorar.

Cartas de reprimenda geralmente seguem coaching verbal por um supervisor. Eles são freqüentemente precedidos por uma correção verbal ao funcionário, chamada advertência verbal ou advertência verbal formal, sobre o problema de desempenho ou problemas de desempenho relacionados.

Dependendo do caráter imediato e da gravidade do problema de desempenho, a carta de advertência pode iniciar a discussão de desempenho, mas isso é incomum.

Componentes das Cartas de Reprimenda

Cartas efetivas de repreensão têm esses componentes.

• Uma declaração clara do problema ou do problema de desempenho que o funcionário deve melhorar.
• A carta de reprimenda pode enumerar vários exemplos de maneiras pelas quais o funcionário pode alterar seu desempenho para atender às expectativas de desempenho. (Isso fornece ao funcionário uma imagem compartilhada ou um significado compartilhado em torno das expectativas do supervisor.)
• O impacto do não desempenho no sucesso do funcionário e da organização. (Como a falha em executar está causando um impacto negativo no local de trabalho.)

• Se relevante, um cronograma dentro do qual o desempenho do funcionário deve melhorar.
• Se for relevante, uma data de vencimento ou de término na qual o supervisor reavaliará o desempenho do funcionário.
• Uma declaração clara sobre as conseqüências que um funcionário pode esperar se seu desempenho não melhorar conforme descrito na carta de reprimenda.
• A assinatura do supervisor ou do gerente do empregado.
• A assinatura do funcionário cujo desempenho é o foco da carta de reprimenda. A carta geralmente contém uma declaração de que a assinatura do funcionário representa que recebeu a carta, não necessariamente de acordo com seu conteúdo.

• Uma oportunidade para o empregado se opor, por escrito, ao conteúdo da carta de repreensão. O funcionário pode concordar, discordar, expressar contrição e assim por diante. As réplicas escritas pelo funcionário estão anexadas às cartas originais de reprimenda.

A seguir estão dois exemplos de cartas formais de reprimenda. Use-os enquanto desenvolve suas próprias letras de repreensão.

Carta de Amostra de Reprimenda

Este é um exemplo de uma carta de reprimenda. Baixe o modelo de carta de advertência (compatível com o Google Docs e Word Online) ou veja abaixo para mais exemplos.

Exemplo de Carta de Reprimenda nº 1 (Versão em Texto)

Para: Jeffery Jones

De: George Peterson

Data: 1 de setembro de 2018

Re: Carta de Reprimenda

Esta é uma carta formal de advertência para notificá-lo de que seu desempenho não está atingindo os níveis esperados de contribuição. Em seu trabalho como especialista técnico em suporte ao cliente, as expectativas de trabalho foram desenvolvidas por todo o grupo de especialistas em suporte técnico e por seu gerente. Isso significa que eles são o padrão aceito para o desempenho de cada especialista em suporte técnico.

Você não está conseguindo realizar das seguintes maneiras.

• O número de clientes que você atende em uma semana é 30% abaixo do padrão que o restante dos especialistas em suporte técnico está atendendo.
• O grau de dificuldade dos problemas que você escolhe para responder é 40% abaixo do padrão que o restante da equipe está alcançando.
• O tempo que os clientes gastam no telefone com você excede o restante da equipe em 25%.

Como você pode ver, nas três medidas de desempenho mais importantes para o seu trabalho, você não está tendo sucesso. Seu supervisor falou com você várias vezes e você recebeu treinamento adicional. Consequentemente, acreditamos que você não está disposto a realizar. Isso está afetando negativamente a carga de trabalho do restante da equipe técnica.

Precisamos ver uma melhora imediata em todas as três áreas de desempenho ou ações disciplinares adicionais até e inclusive a rescisão do contrato de trabalho. Acreditamos que você tem a capacidade de melhorar. Precisamos ver melhorias imediatas.

George Peterson, supervisor

Marian Demark, gerente de recursos humanos

Exemplo de carta de recomendação nº 2 (versão em texto)

Para: Linda Rodriguez

De: Mary Wilmont

Data: 1 de setembro de 2018

Re: Carta de Reprimenda

O objetivo desta carta de advertência é informar formalmente que sua presença está afetando negativamente sua capacidade de concluir seu trabalho. Enquanto os empregados assalariados e isentos não precisam trabalhar em horários específicos, uma semana de trabalho de 40 horas é padrão e esperada.

Você não compareceu ao trabalho pelo menos um dia por semana desde que iniciou seu novo trabalho e está trabalhando apenas trinta e duas horas por semana. Seu gerente informou a você sobre a disponibilidade de tempo livre de FMLA para problemas médicos pessoais ou familiares. Ele também perguntou se você precisa de uma acomodação para poder realizar seu trabalho com eficiência.

Ele sugeriu que você visite o departamento de Recursos Humanos para discutir essas questões e sua participação. Você recusou as três oportunidades que oferecemos para ajudá-lo a melhorar esse desempenho insatisfatório.

A realidade é que você não pode realizar seu trabalho em menos de quarenta horas. Você está perdendo prazos para suas tarefas de trabalho e seu atraso está afetando negativamente o trabalho de seus colegas de trabalho no departamento de marketing. Eles estão perdendo seus prazos como resultado de sua falha em executar.

Além disso, seu trabalho inacabado quando atribuído a seus colegas de trabalho sobrecarrega suas cargas de trabalho, pois eles já têm trabalhos que exigem quarenta horas de trabalho por semana. Isso é injusto e não vamos tolerar esses impactos negativos no local de trabalho a partir de agora.

Precisamos ver uma melhora imediata em sua presença ou encerraremos seu emprego. Isso significa que você deve comparecer ao trabalho cinco dias por semana. Se você não comparecer ao trabalho cinco dias por semana, não poderá cumprir as metas para as quais trabalhou.

Nossas políticas padrão de desconto remunerado concedem seis dias de licença médica e dois dias de licença pessoal que você deve usar ao longo de um ano. Você deve solicitar dias de férias com antecedência.

Você já usou quatro de seus dias de doença e todos os seus dias pessoais com suas ausências atuais. Nós não planejamos dividir mais tempo para você. Isso deixa você com apenas dois dias de doença e seu tempo de férias pago que você deve solicitar com antecedência.

Se você tiver uma ausência além do tempo de folga disponível, encerraremos seu emprego. Esperamos que você entenda o quanto você está próximo de perder seu emprego. Você não receberá mais avisos.

Saudações, Mary Wilmont, gerente

Thomas Credence, diretor de recursos humanos

Veja um exemplo de confirmação de recebimento para obter orientação sobre como um funcionário que recebe uma reprimenda tem o direito de responder.

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Cartas de Amostra de Repreensão

• Exemplo de Carta de Reprimenda: Indiscrecão da Administração
• Amostra de Repreensão Escrita: Atendimento

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