Como criar uma mensagem de ausência temporária por licença de maternidade

É importante criar a resposta fora do escritório, especialmente quando estiver em licença maternidade. A mensagem cria um limite pessoal que alerta o remetente de que você estará indisponível durante sua licença e informa sobre quem ele pode contatar durante sua ausência. Configurar isso cedo pode permitir que você crie uma nota proposital. Dessa forma, você se sentirá confiante em sua mensagem e seus colegas de trabalho e clientes se sentirão bem tratados.

Aqui está uma explicação para ajudá-lo a entender a importância da sua mensagem e por que você deve agendar um horário para trabalhar nela.

Define expectativas para todos

A licença de maternidade que você leva depois que seu bebê nasce é particular e muito especial. Os momentos com seu recém-nascido nunca podem ser recapturados. Portanto, é importante proteger esse período em sua vida.

Você sabe como é receber um email de trabalho durante as férias, certo? Você se sente obrigado a enviar uma resposta rápida. Mas enquanto em licença, você realmente não tem tempo para isso. Além disso, a resposta rápida pode se transformar em um problema maior a ser resolvido.

Você está recebendo um novo membro em sua família. Este tempo de união será preenchido com noites sem dormir, uma programação imprevisível, recuperação, consultas médicas, visitantes e muito mais. Além disso, haverá uma boa quantidade de alterações que você deseja gerenciar. Escrever e-mails nessas condições não produzirá seu melhor trabalho.

A sua mensagem "fora do escritório" irá protegê-lo de interrupções no trabalho, bem como de emails mal pensados.

Definir limites é importante durante esse tempo. Para ajudar a colocar sua vida de trabalho em espera, estabeleça que seu recém-nascido e tudo o que vem com o pacote de alegria é a principal prioridade. Quando você cria a mensagem de ausência do escritório, as pessoas entenderão qual é a sua prioridade atual e respeitarão o limite definido.

Então, como você cria uma mensagem incrível para ajudar a proteger um tempo tão especial?

Dê a sua mensagem de fora do escritório algum pensamento

Quando cerca de 26 semanas de gravidez, comece a trabalhar na mensagem de ausência do escritório. Se for dada a opção de salvar um título para isso, intitule "Licença de Maternidade - Fora do Escritório".

Preparar a mensagem antecipadamente dá a você mais controle sobre o que sua mensagem dirá.

Você é quem sabe como fazer o seu trabalho, quem assumirá suas responsabilidades e quando poderá estar de volta ao escritório. Decida se deseja incluir uma data ou uma semana de retorno ao trabalho específica ou considere não mencionar uma data se não tiver certeza. Se você não listar uma pessoa específica com a qual o remetente pode entrar em contato, decida se deseja fornecer o e-mail e / ou o número de telefone do seu gerente.

Criar a mensagem antecipadamente economiza você, seu empregador e seu tempo de contato. Você pode precisar deixar o consultório inesperadamente (para entregar o bebê); Como resultado, ter uma mensagem preparada fornece ao seu administrador de TI ou ao seu gerente uma mensagem para usar. Você quer que o departamento de TI ou o seu gerente definam o tom desta mensagem? Não! Além disso, a mensagem criada pelo seu empregador pode não refletir o idioma ou a mensagem que você deseja transmitir aos seus contatos. Também pode causar confusão ou mal-entendidos com os clientes, especialmente quando estiver fora por um longo período de tempo.

Informe seu gerente quando sua mensagem estiver completa. Eles vão adorar saber que você está preparado para a sua saída, e há uma coisa a menos que eles precisarão fazer para apoiá-lo.

Coisas para incluir na sua mensagem

Abaixo está uma amostra de mensagem de ausência temporária que você pode usar. Depois de ativar a mensagem em seu software de e-mail, ele responderá automaticamente a todos os e-mails enviados a você durante um período especificado.

Cabe a você se você gostaria de informar aos destinatários onde você está. Você pode simplesmente dizer que está fora do escritório ou anunciar que está em licença de maternidade. Você também pode usar uma variante desta mensagem de e-mail para férias prolongadas ou viagens de negócios.

Onde você vê (parênteses), insira as palavras ou frases apropriadas para as suas circunstâncias.

Mensagem de Email de Amostra de Fora do Escritório por Maternidade (Versão em Texto)

Obrigado pelo seu email. Eu estou fora do escritório em licença de maternidade até (data que você espera devolver).

Se você precisar de assistência imediata, entre em contato com (nome do seu colega, com detalhes de contato, e-mail do seu gerente ou um número de telefone).

(Se você tem certos projetos que você cobre, liste o nome do projeto e a pessoa que o cobre).

Se a sua questão não for urgente, responderei ao seu email quando retornar.

Atenciosamente, (Seu nome)