Visão geral e deveres do trabalho de recepcionista legal

Recepcionistas legais são os guardiões de um escritório de advocacia ou departamento jurídico. Eles trabalham na recepção do lobby do escritório de advocacia ou na área de espera, cumprimentando clientes e visitantes e respondendo às chamadas recebidas. Como a recepcionista é frequentemente a primeira pessoa com quem os clientes e visitantes interagem, ela é importante para a imagem da empresa e deve ser polida, profissional e articulada.

Este trabalho é uma ótima maneira de invadir o campo legal como recepcionistas podem trabalhar em escritórios de advocacia, escritórios governamentais, departamentos jurídicos corporativos, locais de interesse público e tribunais. ou escritórios de advocacia. Aqueles que se destacam são frequentemente promovidos a outros cargos dentro da empresa, como supervisor legal de recepcionista, secretário jurídico ou paralegal. Os recepcionistas legais também têm a oportunidade de trabalhar em rede com todos os níveis de pessoal dentro do escritório de advocacia - desde o pessoal da sala de cópias até os parceiros seniores - assim como clientes, consultores adversários, fornecedores legais e outros visitantes.

Funções de trabalho

Os deveres da recepcionista legal variam de acordo com o ambiente de trabalho e o tipo de prática. Em escritórios menores, a recepcionista legal também pode ser a secretária legal de um ou mais advogados. Os deveres típicos da recepcionista legal incluem:

• Cumprimentando clientes e visitantes e respondendo a consultas de visitantes
• Atender e encaminhar chamadas recebidas em um sistema telefônico de várias linhas
• Agendamento e roteamento de clientes
• Manutenção e agendamento de salas de conferência
• Manutenção da área de espera, lobby ou outras áreas públicas
• Servindo café ou chá para os hóspedes
• A fazer encomendas
• Digitalização, fotocópia, envio de faxes e arquivamento de documentos
• Coletando e roteando e-mail e pacotes entregues manualmente
• Verificando a identificação do funcionário e a emissão de passes do visitante

Em empresas menores, a recepcionista legal pode lidar com tarefas administrativas adicionais, como faturamento, entrada de dados, processamento de texto, criação de novos arquivos de casos e redação de correspondência simples.

Educação

Um diploma do ensino médio é geralmente necessário. Alguns empregadores podem preferir alguma educação formal ou treinamento, bem como experiência em um escritório de advocacia. Muitos empregadores fornecem treinamento on-the-job.

Habilidades

Os recepcionistas legais devem possuir excelentes habilidades de relacionamento interpessoal e de atendimento ao cliente para se comunicar com advogados de nível sênior, parceiros, clientes, advogados de oposição, repórteres da corte, fornecedores, funcionários e outros. Eles também devem ter a capacidade de operar sistemas de telefonia multilinha e equipamentos de escritório, como computadores, impressoras, scanners, copiadoras e equipamentos de videoconferência.

Habilidades fortes de ortografia e gramática são importantes para levar mensagens efetivas e redigir correspondências e relatórios. Familiaridade com termos legais e jargão e uma compreensão de vários formulários de escritório e documentos legais também é crucial para o trabalho. Alguns recepcionistas legais, particularmente aqueles empregados em pequenos escritórios de advocacia, também devem estar familiarizados com as plataformas de processamento de texto, planilhas, banco de dados e faturamento.

Características pessoais

Como as recepcionistas jurídicas costumam ser o primeiro contato comercial de um visitante com a empresa ou empresa, uma aparência profissional e um comportamento polido são importantes. Outras características pessoais necessárias para o trabalho são:

• Respeito pela confidencialidade e discrição
• Atenção aos detalhes
• Atitude positiva e otimista
• Paciência em lidar com visitantes difíceis
• Confiabilidade

Equilíbrio entre vida profissional e vida

A maioria das recepcionistas legais trabalha uma semana padrão de trabalho de 40 horas, embora horas extras ocasionais possam ser necessárias. Como os recepcionistas raramente viajam ou trabalham nos finais de semana ou noites, essa ocupação oferece um excelente equilíbrio para alunos, pais e outras pessoas com responsabilidades significativas fora do local de trabalho. A partilha de emprego e outros arranjos de trabalho flexíveis estão disponíveis com alguns empregadores.

As demandas de um escritório de advocacia ocupado e interação com personalidades difíceis e prazos apertados podem criar um ambiente de trabalho estressante. Como as recepcionistas legais costumam ficar sentadas por longos períodos e passar muito tempo digitando, elas podem sentir fadiga ocular ou problemas de movimento repetitivo, como a síndrome do túnel do carpo.

Compensação

Salários de recepcionistas legais variam com base no tamanho da empresa, localização geográfica, experiência e outros fatores. O salário médio por hora de recepcionistas (em todas as indústrias) em maio de 2015 foi de US $ 20,77. Como as recepcionistas legais são especializadas, as recepcionistas legais tendem a ganhar mais do que as recepcionistas como um todo. Em pequenas empresas e áreas rurais, recepcionistas jurídicos inexperientes podem começar com salário mínimo. No topo, os supervisores legais de recepcionistas em Nova York ou Los Angeles podem ganhar mais de US $ 43.200, de acordo com o Bureau of Labor Statistics (BLS).

Os 50% do meio ganharam entre US $ 15,94 e US $ 27,76. Os 10% mais baixos ganharam menos de $ 12,86 e os 10% mais altos ganharam mais de $ 35,05. Os salários anuais variaram entre US $ 26.760 e US $ 72.890.

Recepcionistas legais em práticas de lei ocupadas muitas vezes ganham renda acima de seu salário base através de horas extras.

Outlook

O emprego é projetado para crescer mais rápido do que a média de recepcionistas, de acordo com o Departamento do Trabalho, Bureau of Labor Statistics. O crescimento do emprego, aliado à necessidade de substituir os trabalhadores que se transferem para outras ocupações ou deixam a força de trabalho, gerará um grande número de vagas para recepcionistas, informa o BLS.