O Papel e o Propósito de uma Carta de Projeto

Os projetos existem formalmente em uma organização por causa do termo de abertura do projeto. É um documento que autoriza o trabalho a ser realizado e nomeia o gerente do projeto. Dá a você, como gerente de projeto, o mandato para fazer o trabalho descrito nele.

O papel mais importante de uma carta de projeto é definir exatamente o que o projeto alcançará. Vamos ver o que está neste documento essencial do projeto.

O que entra em uma carta de projeto?

A primeira seção de um termo de abertura do projeto explicitará o nome do projeto, os nomes do patrocinador e do gerente do projeto e a data em que o documento foi preparado. Então você entra na carne do documento.

As seções principais de uma carta de projeto são as seguintes.

• Objetivo do projeto: Isso explica por que o projeto é desejado. Você pode se referir a um caso de negócio ou ao contrato que está gerando esse projeto ou simplesmente explicar por que é importante fazer essa parte do trabalho.
• Descrição do Projeto: Explique nesta seção o que o projeto vai alcançar. Você deve incluir detalhes sobre os itens que serão construídos ou os serviços que serão entregues.
• Orçamento: neste ponto, talvez você não tenha todos os detalhes sobre as tarefas do projeto, por isso não é possível incluir um orçamento de projeto completo e detalhado. Anote todas as restrições orçamentárias ou o intervalo inicial de alto nível que você espera.

• Riscos: Todos os projetos têm riscos. Esta seção do termo de abertura do projeto forma a versão inicial do log de riscos do projeto. Documente os riscos que você conhece neste momento para que a equipe de gerenciamento possa ver o que pode afetar o projeto daqui para frente.
• Marcos: Se você conhece os marcos de alto nível, inclua-os no termo de abertura do projeto nesta seção. Você pode transferi-los para seu gráfico de Gantt mais tarde, quando for elaborar um plano mais detalhado. No momento, você está apenas procurando datas com datas baixas ou algo especificado nos contratos em que está trabalhando.

• Objetivos do Projeto: É uma seção realmente importante, mas pode ser difícil de montar. Você está tentando responder à pergunta: "Como saberemos quando terminarmos?" Anote o que você espera que o projeto forneça e como você saberá se você chegou lá. Por exemplo, em um projeto para lançar um sistema de registro de horas para todos os departamentos, o objetivo poderia ser: "Todas as equipes usarão o sistema de planilha de horas até o final do ano". Além disso, anote quem será responsável por concordar que você alcançou este objetivo. Evita qualquer problema no final do projeto, quando de repente ninguém está preparado para assinar o trabalho como completo.

• Níveis de autoridade do gerente de projetos: a menos que seja claro e documentado em outro lugar, vale a pena incluir uma seção na carta sobre o que você pode fazer sem obter mais aprovação de alguém mais sênior. Geralmente, ele se refere a quais níveis de tolerância foram definidos no orçamento e nas escalas de tempo e seriam expressos da seguinte maneira: “O gerente de projeto tem uma tolerância de 10% sobre o orçamento e uma tolerância de 5% no prazo. Qualquer desvio acima desses limites aprovados deve ser assinado pelo patrocinador do projeto. ”Você pode estender esta seção para especificar qual autoridade, se houver, o gerente de projeto tem sobre contratar e demitir funcionários da equipe do projeto.

Aprovação do contrato do projeto

A seção final do termo de abertura do projeto é a seção de aprovações. O gerente de projeto e o patrocinador do projeto (ou a pessoa que iniciou o trabalho, se um patrocinador de longo prazo ainda tiver que ser indicado) devem assinar e datar o documento. Hoje, é provável que seja por e-mail, portanto, mantenha uma cópia da autorização de e-mail em seus arquivos de projeto, caso precise se referir a ela.