10 hábitos de gerentes de projeto bem sucedidos

Por que certos gerentes de projeto trazem seus projetos dentro do prazo, do orçamento e com clientes satisfeitos, enquanto outros têm dificuldades? Vejamos os dez hábitos que os gerentes de projetos altamente bem-sucedidos compartilham para descobrir.

Esses hábitos são mencionados repetidas vezes em avaliações de desempenho e em revisões de final de projeto, em que o cliente, a equipe ou o patrocinador está oferecendo feedback ao gerente de projeto.

Você não precisa ter dez anos de experiência para entregar com sucesso todas as vezes. Ao mudar seus hábitos e aprimorar suas habilidades, você pode melhorar drasticamente as chances de seu projeto ser um sucesso e ter um tempo menos estressante no trabalho também.

Usando a equipe certa

Os gerentes de projetos mais eficazes e bem-sucedidos conhecem as capacidades dos membros da equipe. Isso significa que eles podem alocar o trabalho certo para as pessoas certas.

Usar o recurso errado em uma tarefa pode levar a que demore mais ou seja mal feito. Ajuda a conhecer os pontos fortes e fracos dos indivíduos que trabalham com você, para que você possa alocá-los melhor nas tarefas do projeto.

Gerenciando problemas do projeto

Todos os projetos atingem problemas de tempos em tempos. Gerentes de projetos bem-sucedidos não deixam que isso os preocupe. Eles conhecem os processos de gerenciamento de problemas e também a melhor maneira de lidar com os problemas à medida que surgem.

Voce tambem pode fazer isso. Depois de saber como avaliar um problema do projeto, você verá que o gerenciamento de problemas se torna um hábito fácil de incorporar à sua rotina semanal. Reserve algum tempo para analisar seu registro de problemas a cada semana e, em breve, você descobrirá que é uma tarefa fácil manter o controle dos problemas.

Lidando com mudanças

Os projetos são projetados para mudar as coisas, mas esse tipo de mudança está acontecendo com outras pessoas! É mais difícil gerenciar as mudanças direcionadas diretamente à equipe do projeto, alterando o cronograma detalhado do projeto e criando novos trabalhos e um monte de atualizações de documentação.

Os gerentes de projetos bem sucedidos têm um processo de gerenciamento de mudanças que eles seguem. Seguir etapas definidas torna mais fácil transformar qualquer ação em um hábito porque é estruturado e repetitivo.

O processo de gerenciamento de mudanças é assim:

• Receba informações sobre a mudança.
• Avalie a mudança.
• Estabeleça quanto trabalho seria para fazer a mudança.
• Prepare uma recomendação sobre se vale a pena ir em frente.

Uma vez que você tenha preparado uma recomendação, peça ao seu patrocinador para tomar uma decisão sobre se você deve incorporar a mudança ou não. Você pode aprovar algumas pequenas mudanças desde que estejam dentro de seus níveis de autoridade e responsabilidade. Os gerentes de projetos bem-sucedidos sabem que lidar com mudanças faz parte do trabalho e têm um plano para lidar com elas quando e quando surgirem.

Gerenciando Custos do Projeto

É altamente provável que o seu projeto incorra em custos, mesmo que você não tenha controle total sobre os recursos da bolsa. Ser capaz de gerenciar elementos financeiros em seu controle tem que ser um hábito. Se você não abordar isso regularmente e rotineiramente, verá que o trabalho se torna tão grande que é impossível se sair bem.

Os gerentes de projetos fantásticos ficam no topo das despesas com sistemas de arquivamento que funcionam para faturas, cotações e estimativas. Adquira o hábito de usar seu software de orçamento (mesmo que seja apenas uma planilha).

Você não pode gerenciar os custos do seu projeto até ter um plano do que vai gastar. Leia isto sobre como criar um orçamento de projeto para que você possa começar.

Consolidação de equipe

A equipe do projeto pode não estar trabalhando diretamente para você. Então, por que a equipe de construção é parte dos hábitos dos gerentes de projeto bem-sucedidos? É porque você precisa que sua equipe trabalhe em conjunto com eficiência e precisa que as pessoas envolvidas no projeto cheguem rapidamente a um ponto em que elas confiam umas nas outras. Você consegue isso construindo a equipe. Cuidado com situações em que seu time está desmoronando. Comportamento de intimidação, em particular, é inaceitável.

Noções Básicas sobre Processos

O sexto hábito de gerentes de projetos altamente bem-sucedidos é que eles entendem os processos que existem dentro de sua esfera de controle. Isso significa que eles sabem quais procedimentos de trabalho precisam ser seguidos. Eles não perdem tempo tentando descobrir como escrever um caso de negócios porque sabem que há um procedimento para isso e podem seguir as etapas.

Os gerentes de projetos mais bem-sucedidos não são escravos do processo. Eles sabem quando a coisa certa a fazer é seguir o processo. Eles sabem quando é melhor ajustar um pouco para facilitar as tarefas para todos. Um exemplo disso seria remover a burocracia de um projeto pequeno, adequando os processos adequadamente.

Atualizando o Cronograma

Os cronogramas do projeto não devem ser deixados ao acaso. Os gerentes de projeto mais bem-sucedidos terão o hábito de verificar regularmente a precisão dos seus cronogramas e atualizá-los.

Existem várias formas de acompanhar o progresso do seu projeto. O mais importante é que você faça isso. Se você está lutando para tornar esse hábito seu, então reserve uma pequena reunião em seu diário com você e sua agenda uma vez por semana. Use o mesmo horário a cada semana e leve 30 minutos para revisar onde você está e onde precisa estar. Faça as alterações necessárias, informe a equipe e continue com o projeto.

Se as alterações na programação afetarem a data final do projeto ou a data de entrega dos principais marcos, fale com o patrocinador. Você não deve alterar os fundamentos do seu plano de linha de base sem passar por um processo formal de aprovação.

Gerenciando Risco do Projeto

Saber o que incluir no seu registro de riscos é uma coisa, mas revê-lo e agir sobre os riscos levantados é algo diferente. Não é suficiente usar o início de seu projeto para identificar riscos e, em seguida, não pensar neles novamente. O gerenciamento de riscos precisa fazer parte dos seus hábitos de projeto, porque, sem isso, você perceberá que os riscos se transformam em problemas e criam problemas para você.

É outra área em que os processos padrão e a reserva de um horário regular para fazer uma análise de risco podem ajudar. Você pode incluí-lo como parte de suas reuniões de equipe. Crie o hábito de revisar seus riscos com a equipe, fechar qualquer um que não seja mais uma ameaça e planejar ações para aqueles que você deseja atenuar.

Tempo de rastreamento

Os gerentes de projeto sabem muito sobre o gerenciamento de tempo do projeto, mas isso tende a estar no domínio de programação e planejamento. Estamos falando sobre o rastreamento de tempo de forma mais regular e diária. Estamos falando de quadros de horários.

As equipes de projeto geralmente não gostam de usar quadros de horários, se não o fizeram antes. Muitas ferramentas de software de gerenciamento de projetos têm rastreamento de tempo inerente ao produto. Isso pode facilitar a introdução da mudança para o rastreamento de tempo como uma equipe.

Quer você acompanhe ou não o tempo da sua equipe (o que é recomendado), é importante que você saiba onde está seu tempo em um dia. Você deve ter o hábito de manter uma nota de como você gasta seu tempo. Isso ajudará você a entender se está gastando tempo nas tarefas prioritárias do projeto. Você pode pensar que é, mas é você? Timesheets ou registro de tempo de alguma forma ajudarão, mesmo que seja apenas um registro de uma hora em um bloco de notas.

Entregando Mudança nos Negócios

Finalmente, o hábito que torna os gerentes de projeto mais bem-sucedidos é a capacidade de equiparar as saídas do projeto aos resultados do negócio. Se os usuários não usarem seu produto ou se o software ficar desatualizado ou se os clientes não estiverem tão impressionados quanto você, seu projeto será uma perda de tempo.

As equipes de projeto mais bem-sucedidas certificam-se de que sabem quais resultados de negócios estão visando. Eles criam uma solução que proporciona a mudança nos negócios de maneira sustentável. O que eles entregam quando o projeto termina é totalmente utilizado e totalmente adotado pelo cliente. É um sucesso porque foi construído para ser um sucesso desde o início.

Entender os objetivos de negócios é um critério fundamental para qualquer gerente de projeto que queira causar impacto nos clientes e partes interessadas. Se você puder mostrar que entregou algo de valor, será fácil demonstrar o impacto que você tem e o valor que você traz para a empresa.

Tenha o hábito de perguntar às partes interessadas o valor comercial que elas esperam e como elas querem usar o que seu projeto está oferecendo para elas. Fale com eles sobre como eles definem o sucesso. Você pode criar isso em um processo repetitivo no início de cada projeto.