Habilidades de escrita - comunicando-se com palavras

Escrever linda prosa e poesia é um talento. Escrever com eficácia, no entanto, é uma habilidade que pode ser aprendida.

Organize sua escrita

Se você está escrevendo um memorando para seu colega de trabalho ou um relatório para seu chefe, você deve decidir quais informações deseja transmitir. Aqui está como fazer isso:

1. Liste cada item que você precisa discutir em seu memorando ou relatório.
2. Coloque-os em ordem - do mais para o menos importante.
3. Escreva um breve resumo de todo o seu memorando - este será seu primeiro parágrafo.
4. Expanda em cada item listado na etapa 1.
5. Se alguma ação precisar ser tomada pelo destinatário, declare isso em seu parágrafo final.

Algumas dicas

Escreva para o seu público. Use uma linguagem simples Você não quer que o leitor precise de um dicionário para decifrar o que você está tentando dizer. Você não deve tentar impressionar seu leitor com seu enorme vocabulário. É provável que você frustre seu leitor. A maioria das pessoas faz malabarismos com várias tarefas ao mesmo tempo e está interessada em receber apenas as informações necessárias. Você é responsável por fazer isso acontecer. Em vez de dizer: "Sua natureza gregária credencia-o como um candidato superlativo para o trabalho", diz "Sua amizade faz dele um candidato superior para o trabalho".

Fique longe do jargão que seu leitor pode não entender. Se o seu trabalho é muito técnico, mas a pessoa para quem você está escrevendo não é bem versada nesse campo, atenha-se às palavras que a pessoa entenderá. Por exemplo, se você for um designer de site, essa sentença em um memorando para seu cliente, um psicólogo, não fará sentido: "O que você gostaria que eu usasse como o BGCOLOR para o seu site: # ADD8E6 ou #FFFFFF?" Qualquer pessoa experiente no design de páginas da Web sabe que essa pergunta pode ser traduzida como "O que você gostaria que a cor do plano de fundo de seu site fosse: azul claro ou branco?" Entretanto, não espere que seu cliente esteja mais familiarizado com esse jargão técnico do que estaria com sua discussão de um termo psicológico como a tricotilomania.

Um clichê por dia mantém o leitor longe - ou pelo menos não faz com que ele se lembre do que está dizendo. Você quer que sua escrita seja memorável. Como ouvimos clichês com frequência, nos tornamos insensíveis a eles. As palavras, então, não estão unicamente associadas à sua escrita. Em vez de dizer "não adiar até amanhã o que você pode fazer hoje" em um memorando para um subordinado que você está tentando motivar. Simplesmente diga: "Pare de adiar. Faça o trabalho agora".

Quando possível, use a voz ativa. A voz ativa torna sua sentença mais forte e geralmente mais curta. Vamos tentar esses exemplos. Voz passiva: "As vendas aumentaram devido à rede que eu fiz". Voz ativa: "Minha rede aumentou as vendas."

Não seja redundante. Não é necessário dizer "às 2 da tarde" ou "a gestante expectante". Dizendo "2 da tarde" ou "2 da tarde" ou "a mulher grávida" ou "a mulher grávida" todos transmitem o que você quer dizer e são menos verbosos.

Claro, preste atenção à gramática. Use Strunk e White Elementos de estilo, disponível na Web. Um bom dicionário deve estar por perto, junto com um dicionário de sinônimos. Um dicionário de sinônimos permitirá que você mantenha sua escrita fresca, ajudando você a encontrar uma variedade de palavras para usar. Muitos desses recursos estão disponíveis online.

A revisão é uma das coisas mais importantes que você pode fazer. Como você provavelmente faz a maior parte da sua escrita em um computador, você tem acesso a verificadores ortográficos e gramaticais automatizados. Cuidado, porém - algumas palavras usadas no contexto errado podem ser perdidas por verificadores ortográficos computadorizados. Por exemplo, a frase "Para os funcionários participaram também de reuniões que dois aprendem sobre o software do gnu" passaria pela verificação ortográfica sem nenhum erro de ortografia detectado. Peça a alguém para revisar seu documento, se possível.

Se o tempo permitir, afaste a composição e revise-a mais tarde, ou melhor, no dia seguinte.