Lista de habilidades do Assistente do Office com exemplos

Administrative Assistant Duties And Responsibilities

Índice:

Responsabilidades do trabalho do Assistente do Office
Como usar as listas de habilidades
Principais habilidades de assistente de escritório

Posições de assistente de escritório podem ser encontradas em todos os setores e compartilham um conjunto bastante grande de habilidades. Assistentes de escritório às vezes são conhecidos como secretários ou assistentes administrativos, mas o que eles fazem é ajudar no funcionamento de um escritório. Se o escritório pertence a um escritório de advocacia, a uma prática médica, a uma instituição educacional ou a uma corporação, as necessidades são semelhantes; alguém tem que arquivar registros, manter horários e cuidar da comunicação de rotina em nome das pessoas que usam o escritório.

Esse alguém poderia ser você.

Responsabilidades do trabalho do Assistente do Office

Embora os cargos de assistente de escritório sejam geralmente semelhantes entre si, o trabalho ainda é variável - varia de dia para dia, e não de escritório para escritório. Hoje, você pode atuar como recepcionista e, amanhã, talvez seja necessário consertar a impressora. No dia seguinte, você terá que levar todo o arquivo até o século XXI. Você precisará de um conjunto de habilidades muito amplo para ter sucesso.

Os assistentes de escritório estão entre os grandes heróis desconhecidos do mundo dos negócios, porque quando você faz o seu trabalho corretamente, ninguém percebe - o escritório parece funcionar sozinho. Mas algumas pessoas gostam do trabalho ágil e flexível, a sensação de estar no coração de tudo. E uma boa secretária ainda pode encontrar trabalho em praticamente qualquer lugar, em qualquer tipo de organização.

Como usar as listas de habilidades

Você pode usar essas listas de habilidades em todo o processo de procura de emprego. Primeiro, os nomes dessas habilidades funcionam como palavras-chave, portanto, use o máximo que puder ao escrever seu currículo. Não confie na contratação de supervisores para descobrir que você tem o que eles querem, diga diretamente a eles.

Segundo, você pode usar essas mesmas palavras-chave em sua carta de apresentação. Concentre-se especificamente naqueles com os quais seu futuro empregador se preocupa mais. Você terá que fazer sua pesquisa porque, embora os empregos de assistente de escritório sejam frequentemente semelhantes, a contratação de supervisores varia em suas prioridades. A descrição do trabalho provavelmente incluirá uma lista de habilidades necessárias. Preste atenção nisso.

Finalmente, você pode usar essa discussão para planejar sua entrevista. Certifique-se de ter preparado pelo menos um exemplo durante algum tempo que demonstrou habilidades de cada categoria listada aqui.

Também pode ajudar a revisar nossas listas de habilidades listadas por trabalho e tipos de habilidades.

Principais habilidades de assistente de escritório

Habilidades De Comunicação Verbal: A comunicação é uma habilidade crítica para um assistente de escritório. Você terá que interagir com o seu supervisor, funcionários do escritório, os profissionais que você ajuda e, possivelmente, clientes ou pessoas em outros escritórios da mesma organização. Todos vocês trabalham em equipe e vocês são o principal centro de comunicação. Você precisa ser alegre, prestativa, bem informada, articulada e um bom ouvinte todos os dias.

Atendimento Telefones
Relações com Clientes
Comunicação
Encaminhamento de chamadas telefônicas
Mensagem Tomando
Encaminhamento de chamadas telefônicas
Quadro de distribuição
Telefone
Comunicação verbal

Habilidades de comunicação escritas: A maioria dos assistentes de escritório escreve muito. Eles podem escrever notas, preencher formulários ou redigir cartas ou e-mails. Alguns criam conteúdo para o site da empresa ou editam texto para outras pessoas. Comunicação clara, profissional e escrita é uma obrigação.

Correspondência
O email
Enviar
Mailings
Digitando
Processamento de Texto
Comunicação escrita

Simpatia: Um assistente de escritório pode ser a primeira pessoa que um cliente vê ao entrar no escritório. Se o ocupante principal do escritório estiver ausente no momento, o assistente do escritório pode ser a única pessoa com quem o visitante interage. Você deve estar pronto para receber todos os visitantes com um sorriso e uma palavra gentil e ajudá-los com o que eles precisam, até onde você é capaz. Então, boas habilidades interpessoais são uma necessidade.

Serviço ao cliente
Direcionando visitantes
Flexível
Amigáveis
Cumprimentar os convidados
Interpessoal
Atitude positiva
Confiabilidade
Visitantes de boas vindas

Competências Tecnológicas: Antigamente, os secretários faziam muita digitação. Os tempos mudaram e a tecnologia também, mas os assistentes de escritório ainda podem esperar muito tempo na frente de um teclado. Em vez de uma máquina de escrever, você terá que conhecer seu caminho em vários aplicativos de software. Saber como fazer um suporte técnico leve e como consertar uma impressora recalcitrante também não atrapalha.

Computador
Excel
Internet
Microsoft Office
Microsoft Word
QuickBooks
Tecnologia

Organização: Assistentes de escritório devem ser extremamente organizados para efetivamente equilibrar suas muitas tarefas.Você também precisará ajudar a manter outras pessoas organizadas, desde a manutenção de agendas até a manutenção do escritório.

Suporte administrativo
Compromissos
Faturamento
Calendários
Clerical
Entrada de dados
Entregando Correio
Arquivamento Eletrônico
Relatório de despesas
Arquivamento
Operações de recepção
Manipulação de dinheiro
Deveres de Escritório
Equipamento de escritório
Inventário de suprimentos de escritório
Material de escritório
Suporte do Office
Organização
Papelada
Remessa

Habilidades para resolver problemas: A resolução de problemas, ou as habilidades de pensamento crítico, são importantes para qualquer assistente de escritório, já que muitas vezes você será a pessoa que as outras pessoas abordam com perguntas ou problemas.