Habilidades Básicas de Gerenciamento para Iniciantes

O nível 1 da Pirâmide de Habilidades de Gerenciamento mostra as habilidades básicas que qualquer gerente iniciante deve dominar. É a base da pirâmide de habilidades gerenciais, que mostra as habilidades que um gerente deve dominar para ter sucesso e mostra como essas habilidades gerenciais se baseiam para o sucesso.

Habilidades Básicas de Gerenciamento

Existem quatro habilidades básicas de gerenciamento que qualquer um deve dominar para ter algum sucesso em um trabalho de gerenciamento. Estas quatro habilidades básicas sãoplanejar, organizar, dirigir e controlar e são discutidos separadamente em detalhes abaixo.

Plano

O planejamento é o primeiro e mais importante passo em qualquer tarefa de gerenciamento. Também é o passo mais negligenciado ou ignorado propositadamente. Embora a quantidade de planejamento e os detalhes necessários variem de tarefa para tarefa, pular esta tarefa é convidar a um desastre seguro, exceto por sorte cega. Isso é o que nos dá o adágio dos 6 P's de planejamento (ou 7 P's dependendo de como você conta).

Embora a maioria das pessoas associe o termo planejamento ao planejamento geral de negócios, também existem diferentes níveis de planejamento:

• Planejamento estratégico
• Planejamento Tático
• Planejamento operacional

E existem diferentes tipos de planejamento:

• Planejamento de Desastres
• Planejamento de sucessão
• Planejamento de Crise
• Planejamento de Remuneração

Organizar

Um gerente deve ser capaz de organizar equipes, tarefas e projetos para que o trabalho da equipe seja realizado da maneira mais eficiente e eficaz. Como gerente iniciante, você pode estar organizando uma pequena equipe de trabalho ou uma equipe de projeto. Essas mesmas habilidades serão necessárias mais tarde em sua carreira quando você tiver que organizar um departamento ou uma nova divisão da empresa.

Claramente, há muita sobreposição entre planejar o trabalho e organizá-lo. Onde o planejamento se concentra no que precisa ser feito, a organização é mais operacional e está mais focada em como fazer o melhor trabalho.

Quando você organiza o trabalho, você precisa:

• determinar os papéis necessários
• atribuir tarefas às funções
• determinar o melhor recurso (pessoas ou equipamentos) para o papel
• obter os recursos e alocá-los às funções
• atribuir recursos às funções e delegar autoridade e responsabilidade a elas.

Se você recebeu uma pequena equipe ou um projeto para gerenciar, os gerentes iniciantes também devem ser capazes de organizar escritórios e sistemas de dados.

Você pode não ser capaz de mover fisicamente as pessoas para unir sua equipe, mas você deve considerar isso. Por outro lado, pode ser necessário mover várias pessoas para um pequeno espaço e você terá que organizar as coisas para que a equipe possa trabalhar efetivamente nesse espaço. Mais tarde em sua carreira, você pode precisar organizar um escritório para acomodar equipes de vários departamentos diferentes e suas necessidades específicas.

Você também precisará organizar todos os sistemas que manipularão os dados que sua equipe precisa coletar ou distribuir. Atualmente, esses são provavelmente sistemas de computação. Você deve decidir se, por exemplo, precisa configurar páginas da Web compartilhadas na intranet da empresa ou apenas uma pasta compartilhada no servidor de arquivos. Como você vai organizar os sistemas para que todos que precisam de informações tenham acesso a eles (e que não estejam disponíveis para aqueles que não devem vê-los, como seus concorrentes)? Se sua equipe precisa ou produz algo diferente de informação, você deve se organizar para que sua equipe receba o que precisa, quando precisar, e possa divulgar para os outros o que sua equipe produz no momento certo.

Não se esqueça de se organizar. Iremos a isso em um nível mais alto no Nível 3 da Pirâmide de Habilidades Gerenciais, mas mesmo como um gerente iniciante você deve ser capaz de se organizar, seu tempo e seu espaço para que você possa ser mais eficaz.

Por fim, lembre-se de que raramente é suficiente organizar as coisas uma vez. Com mudanças constantes em recursos, metas e fatores externos, você normalmente precisará reorganizar para ajustar-se a eles.

Direto

A direção é o passo da ação. Você planejou e organizou o trabalho. Agora você tem que direcionar sua equipe para realizar o trabalho. Comece certificando-se de que o objetivo esteja claro para todos da equipe. Todos sabem qual é o objetivo? Todos eles sabem qual é o papel deles em levar a equipe ao objetivo? Eles têm tudo o que precisam (recursos, autoridade, tempo, etc.) para fazer sua parte?

Puxe, não empurre

Você será mais eficiente em direcionar a equipe para o seu objetivo se você puxar (guiá-los) ao invés de empurrar (sentar e dar ordens). Você quer motivar as pessoas da sua equipe e ajudá-las e inspirá-las para as metas da equipe.

Ao controle

Alguns escritores tentam "suavizar" essa habilidade chamando-a de "coordenada" ou termos semelhantes.Eu prefiro o termo mais forte, controle, porque é essencial que o gerente seja capaz de controlar as atividades da equipe.

Nas etapas acima, você planejou o trabalho, organizou os recursos para que isso acontecesse com mais eficiência e direcionou a equipe para começar a trabalhar. Na etapa de controle, você monitora o trabalho que está sendo executado. Você compara o progresso real ao plano. Você verifica se a organização está funcionando como você a projetou.

Se tudo está indo bem, você não precisa fazer nada além de monitorar. No entanto, isso raramente acontece. Alguém fica doente, o tipo de banco de dados leva mais tempo a cada iteração do que o projetado, um concorrente chave abaixa seus preços, um incêndio destrói o prédio ao lado e você precisa evacuar por vários dias, ou algum outro fator impacta seu plano. A etapa de controle agora determina que você tenha que agir para minimizar o impacto e trazer as coisas de volta ao objetivo desejado o mais rápido possível.

Muitas vezes isso significa voltar ao estágio de planejamento e ajustar os planos. Às vezes, pode exigir uma mudança na organização. e você terá que redirecionar todos para os novos objetivos e inspirá-los. Então, claro, você controla o novo plano e ajusta se necessário. Este ciclo continua até você completar a tarefa.

Ferramentas de Controle de Gerentes

Na etapa de controle, você define padrões de desempenho e qualidade e monitora para garantir que eles sejam atendidos. Existem tantas ferramentas disponíveis quanto as que você precisa monitorar.

• Ferramentas de agendamento - várias ferramentas de software permitem que você insira sua agenda e atualize o progresso regularmente. O programa destacará as mudanças no cronograma para que você possa identificar ações corretivas a serem tomadas.
• Controles financeiros - como gerente, você normalmente terá um orçamento. Os relatórios do Departamento de Finanças informam como seus gastos (em pessoas e outros recursos) correspondem ao plano.
• Controles de pessoas - você deve se certificar de que todas as pessoas da sua equipe estão tendo o desempenho planejado. Se não estiverem, você precisa encontrar e consertar a causa. Eles não entendem o objetivo? Eles não têm algum recurso ou habilidade que precisam? A tarefa é grande demais para eles e precisa ser modificada ou atribuída a um recurso diferente? Seu trabalho como gerente significa dar aos membros de sua equipe um feedback sobre como seu desempenho atende ao plano. Quando isso não acontece, você precisa tomar uma ação corretiva.