Como escrever um email profissional - 7 perguntas a fazer-se antes de você bater

Por muitos anos, as pessoas vêm prevendo o fim do e-mail. Embora seja verdade que usamos outras formas de comunicação, como mensagens de texto e mídias sociais, para "conversar" com nossos amigos ou enviar mensagens rápidas para nossos colegas, ainda usamos o e-mail, especialmente para comunicação relacionada ao trabalho. É também o principal meio de contato quando você está se candidatando a um emprego. É tão importante como sempre saber como escrever um email profissional.

E-mail pode ser seu ponto inicial de contato com alguém e, por causa disso, é sua primeira oportunidade de causar uma boa impressão. Tome muito cuidado ao compor suas mensagens. Antes de clicar em enviar, responda a estas 7 perguntas.

1. Minha mensagem está livre de erros?

Verificar o seu email em busca de erros é a coisa mais importante que você pode fazer antes de enviá-lo. Ortografia incorreta e má gramática farão você parecer descuidado. Isso vai contra a impressão que você está tentando fazer, especialmente se você está se candidatando a um emprego.

Revise até que você tenha certeza de que pegou todos os erros ortográficos e gramaticais, bem como erros de digitação. O Grammarly.com tem ferramentas gratuitas, incluindo uma extensão para o navegador Chrome, que podem ajudá-lo com isso.

2. O que meu endereço de e-mail diz sobre mim?

Seu endereço de e-mail de trabalho - que, a propósito, você nunca deve usar para pesquisa de emprego - provavelmente é muito simples. Muito provavelmente é alguma variante do seu nome. Você pode ter escolhido um endereço menos comercial para usar em um email pessoal. Um endereço que seja sugestivo, infantil ou fofo é bom se você estiver usando apenas para enviar mensagens para seus amigos e familiares, mas se você precisar escrever um e-mail profissional, inscreva-se para uma nova conta que transmita profissionalismo.

Configure um endereço de e-mail que use seu nome real. Tente seu primeiro e último nome; seu primeiro nome, inicial e sobrenome do meio; ou alguma combinação desses. Nunca envie seu email profissional de [email protected].

3. O nome e endereço de e-mail no campo "Para" estão corretos?

Quando você começa a digitar o nome de um destinatário no campo "Para", a maioria dos clientes de e-mail preencherá o restante do nome com um dos seus contatos. Você poderia facilmente acabar com o nome errado nesse campo, então tenha certeza de prestar atenção nisso.

Imagine o problema que pode surgir se você acidentalmente enviar um email para o destinatário errado. Digamos que você esteja procurando emprego enquanto ainda está empregado. Um gerente de contratação de um possível empregador pode ter um nome que comece com a mesma letra do nome do seu chefe atual. Quão embaraçoso seria se você enviasse ao seu chefe uma mensagem destinada àquele gerente de contratação? Você não quer apenas garantir que sua mensagem chegue ao destino pretendido, mas também deseja ter certeza de que ela não chegará a um destino não intencional.

4. Usei o título adequado para endereçar o destinatário?

Se você já estiver em uma base de primeiro nome com a pessoa que está enviando por e-mail, não há problema em abordá-la dessa maneira em sua mensagem. No entanto, se esta é a primeira vez que você se comunica com alguém, ou se você não sabe ao certo como ele prefere ser tratado, é preferível usar um título formal como o Sr., a Sra., A Sra. Ou o Dr. e o último do destinatário. nome.

Sempre errar do lado da cautela. Não faz mal ser formal. Para uma dica sobre como alguém com quem você já tem um relacionamento estabelecido prefere ser tratado, faça uma retrospectiva das mensagens anteriores para ver como elas são assinadas. Isso ajudará você a decidir o que fazer.

5. Meu tom transmite bem minha mensagem?

Como diz o ditado: "Não é o que você diz, mas como você diz isso". Quando você fala com alguém cara a cara, pode confiar na entonação, linguagem corporal e expressão facial para ajudar a dar significado adicional às suas palavras.

Quando você tenta transmitir a mesma mensagem por escrito, há mais espaço para o mal-entendido porque o leitor não pode ver seu rosto, ler sua linguagem corporal ou ouvir sua voz. Certifique-se de que sua mensagem é educada e que soa amigável, e que seu significado pretendido é claro.

6. Minha mensagem é simples, mas não enigmática?

Manter suas mensagens curtas e doces as tornará mais fáceis de entender. Ao mesmo tempo, você não deve omitir nada importante. Você não quer forçar o destinatário do seu e-mail a adivinhar o que você está tentando dizer. Sua mensagem deve ser tão precisa quanto possível, mas incluir todas as informações necessárias.

7. Eu incluí anexos não solicitados?

Muitas pessoas se recusam a abrir anexos de e-mail que não estão esperando. Eles estão certos em evitar isso. Vírus de computador são frequentemente transmitidos nesses anexos. Se você quiser enviar um arquivo para alguém, por exemplo, seu currículo, peça permissão ao seu destinatário primeiro. Envie somente se ele disser que está tudo bem.