Como conduzir uma análise SWOT

Publicado em 07/11/2015

SWOT significa:

Forças

Fraquezas

Oportunidades

Forças

Uma análise SWOT é usada para identificar os pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças relativas à sua empresa, unidade ou grupo, ou um produto, serviço ou programa pelos quais você é responsável. A análise SWOT permite que você se concentre em áreas específicas e descubra ações que podem ajudar a desenvolver pontos fortes, minimizar ou eliminar pontos fracos, maximizar oportunidades e lidar com ou superar ameaças.

Uma análise SWOT é frequentemente conduzida com uma equipe e usada para informar uma estratégia ou plano estratégico e (incluída como parte do apêndice ou documentação de apoio).

As equipes muitas vezes começam com uma sessão sobre a criação de uma visão compartilhada, depois seguem com uma análise SWOT.

Veja como alinhar sua equipe em torno de uma visão compartilhada.

Como conduzir uma análise SWOT:

1. Selecione um indivíduo para facilitar a análise SWOT. Embora um gerente, equipe ou líder de projeto possa conduzir sua própria análise SWOT, geralmente é útil usar um facilitador independente para liberar o líder para participar plenamente e não influenciar a opinião dos outros.

2. Brainstorm os pontos fortes de uma empresa ou unidade

Vá ao redor da sala e solicite idéias aos participantes. As áreas de força de uma empresa ou unidade incluem: habilidades de liderança, capacidade de tomada de decisão, inovação, produtividade, qualidade, serviço, eficiência, processos tecnológicos e assim por diante. Registre todas as sugestões em um flip chart. Evite entradas duplicadas. Deixe claro que alguns problemas podem aparecer em mais de uma lista. Por exemplo, uma empresa ou unidade pode ter uma força em uma área, como atendimento ao cliente, mas também pode ter uma deficiência ou deficiência nessa área.

Neste ponto, o objetivo é capturar o maior número possível de ideias nos flip charts. A avaliação dos pontos fortes será realizada mais tarde.

Veja 15 maneiras de chover em uma sessão de brainstorming para dicas sobre o que evitar quando brainstorming.

3. Consolidar ideias

Poste todas as páginas de flip charts em uma parede. Embora todos os esforços tenham sido feitos para evitar entradas duplicadas, haverá algumas ideias que se sobrepõem. Consolide os pontos duplicados perguntando ao grupo quais itens podem ser combinados sob o mesmo assunto. Resista à tentação de super consolidar - agrupar muitas ideias sob um único assunto. Muitas vezes, isso resulta em falta de foco.

4. Esclarecer ideias

Desça a lista consolidada item por item e esclareça quaisquer itens sobre os quais os participantes tenham perguntas.

É útil reiterar o significado de cada item antes de discuti-lo. Stick para definir forças. Restringir a equipe de falar sobre soluções neste momento do processo.

5. Identifique os três principais pontos fortes

Às vezes as três principais forças são óbvias e nenhum voto é necessário. Nesse caso, basta testar o consenso. Caso contrário, dê aos participantes alguns minutos para escolher seus principais problemas individualmente. Permita que cada membro da equipe lance três a cinco votos (três se a lista de problemas for de dez itens ou menos, cinco se for longa).

Identifique os três principais itens. Se houver empate ou o primeiro voto for inconclusivo, discuta os itens mais bem avaliados no primeiro voto e vote novamente.

6. Resumir os pontos fortes

Quando as três principais forças forem decididas, resuma-as em uma única página do flip chart.

7. Repita os passos 2-6 para fraquezas

Semelhante aos pontos fortes, as áreas de fraqueza de uma empresa ou unidade incluem: habilidades de liderança, capacidade de tomada de decisão, inovação, produtividade, qualidade, serviço, eficiência, processos tecnológicos e assim por diante.

8. Repita os passos 2-6 para oportunidades

As áreas de oportunidades incluem: mercados emergentes, maior penetração no mercado, novas tecnologias, novos produtos ou serviços, expansão geográfica, redução de custos e assim por diante.

9. Repita os passos 2-6 para ameaças

As áreas de ameaça incluem: entrada de um novo concorrente, legislação ou regulamentos que aumentem os custos ou eliminem um produto, um produto ou mercado em declínio e assim por diante.

Realizar uma análise SWOT é uma ótima maneira de desenvolver uma imagem para onde você está e para onde precisa ir. Após essas etapas, você obtém um processo para obter resultados de maneira eficiente, envolvendo e energizando uma equipe.