A importância da documentação em recursos humanos

A documentação é o registro escrito e retido de eventos de emprego. Esses registros são compostos de elementos governamentais e legalmente obrigatórios, documentos exigidos pela política e prática da empresa, documentos sugeridos pelas melhores práticas de recursos humanos e registros formais e informais sobre eventos de emprego.

Documentação sobre um registro de emprego

O registro de documentação de um funcionário é uma descrição por escrito de suas ações, discussões, incidentes de coaching de desempenho, violações de políticas testemunhadas, ação disciplinar, contribuições positivas, recompensa e reconhecimento, investigações, falha no cumprimento de requisitos e metas, avaliação de desempenho e muito mais.

A manutenção desses registros permite que o empregador e o funcionário preservem uma história escrita dos acontecimentos e discussões ocorridos em torno de um evento específico. A documentação do vínculo empregatício fornece um registro por escrito que pode ser necessário para apoiar ações como a promoção de funcionários, aumentos salariais de funcionários e ações disciplinares - incluindo rescisão de contrato de trabalho.

A documentação sobre os funcionários, quando necessária, é geralmente positiva e negativa. É factual, não de julgamento. Ele descreve os eventos à medida que ocorrem, não com base nas opiniões e pensamentos do observador sobre o evento. A documentação também descreve as ações realizadas em casos notáveis, como o reconhecimento formal do funcionário ou a adoção de medidas disciplinares.

Lembre-se, você precisa criar documentação o mais próximo possível de quando o incidente ocorrer, para que os registros sejam oportunos, detalhados e precisos.

Em um processo legal, a documentação sobre o desempenho passado de um funcionário é frequentemente crítica para o resultado que o empregador experimenta no evento. Colocar uma imagem justa do desempenho do funcionário sem se concentrar apenas nos acontecimentos negativos é o objetivo.

Tipos de Documentação

Políticas, procedimentos, o manual do funcionário e planos de desenvolvimento de desempenho também são formas de documentação que registram o comportamento esperado do funcionário e os requisitos do local de trabalho para manter um local de trabalho organizado e justo, no qual os funcionários sabem o que se espera deles.

Os registros também são as declarações escritas do acusado, do acusador e das testemunhas de eventos hostis no local de trabalho que envolvem má conduta de funcionários, como assédio sexual.

Essa documentação também inclui registros permanentes, como o pedido de emprego assinado, referências de emprego escritas, materiais de inscrição, como currículos e cartas de apresentação, e verificações de antecedentes. Mantidos fora do arquivo pessoal do funcionário, outros documentos, como o formulário I-9 (que verifica a elegibilidade do funcionário para trabalhar nos EUA) também são mantidos, assim como registros médicos, registros de FMLA e assim por diante.

A documentação também pode ser informal, como no registro de um gerente de suas discussões com um funcionário ao longo de um ano. É importante que os gerentes mantenham essa documentação em todos os membros da equipe de relatórios. Nenhum funcionário deve ser escolhido por causa do desempenho. Isso pode ser interpretado como discriminação em uma data posterior.

A documentação pode ser formal e mantida no arquivo pessoal do funcionário. Espera-se que os funcionários assinem esta documentação para confirmar que receberam uma cópia e revisaram o conteúdo na íntegra. Nota: A assinatura não significa concordância com as instruções da documentação.

Uso de Documentação

A documentação de incidentes críticos, sejam positivos ou negativos, também é recomendada para que os gerentes tenham um registro do desempenho do funcionário durante um período de tempo.

As organizações podem usar a documentação que mantêm de outras maneiras. Estes podem incluir procedimentos, instruções de trabalho e instruções de software de computador para citar alguns, mas para fins da função de recursos humanos, esses são os usos comuns da documentação. A próxima seção descreve instruções sobre como documentar adequadamente.

Amostras de Documentação de Desempenho

A documentação sobre o desempenho de um funcionário permitirá disciplinar, encerrar ou promover, recompensar e reconhecer funcionários de forma justa. Sem documentação, argumentar sobre qualquer uma dessas ações é difícil e potencialmente arriscado para o empregador.

O empregador deve evitar qualquer acusação potencial sobre o tratamento discriminatório dos empregados. Deixando de lado todas as legalidades, os bons empregadores querem criar um ambiente de trabalho que seja justo, consistente e que apoie as metas e os planos de carreira dos funcionários.

Esse ambiente é apoiado pela documentação profissional do gerente sobre o desempenho dos funcionários - tanto o comportamento laudatório quanto as ações que precisam de correção ou melhoria. Como documentar isso foi discutido anteriormente em detalhes. As situações a seguir fornecem mais exemplos de documentação apropriada.

Documentando o atraso e o absenteísmo

Errado:

Mark geralmente está atrasado para o trabalho. Mark perde muito trabalho.

Certo:

1 de abril: Mark ligou doente e perdeu oito horas de trabalho.

4 de abril: Mark chegou ao trabalho às 10 da manhã, duas horas atrasado de sua hora de início programada.

6 de abril: Mark agendou uma consulta médica e depois ficou em casa para instalar um novo forno.

12 de abril: Mark ligou doente e perdeu oito horas de trabalho.

Documentando o desempenho

Errado:

Maria não é confiável. Ela quase nunca faz o que ela se comprometeu a fazer.

Certo:

2 de maio: Mary prometeu que o primeiro esboço da proposta do produto estaria disponível para revisão na reunião semanal de hoje. Mary não produziu um documento preliminar como esperado. Disse que ela estava muito ocupada e as pessoas cuja ajuda ela precisava não tinham voltado com ela.

Gerente respondeu: Que ajuda você precisou? Em formação? Quem não voltou para você e o que você precisa deles?

Carl e Michael precisavam atualizar Mary sobre o progresso deles.

O que está deixando você tão ocupado que não teve tempo de cumprir seu compromisso? Faz muitos compromissos com horários limitados para cumpri-los.

O que eu posso fazer para te ajudar?

Quando você disponibilizará o documento preliminar para revisão?

Esses exemplos fornecem uma visão geral de como é a documentação efetiva em comparação com a documentação gravada incorretamente. Siga este conselho para documentar de maneira efetiva e legal as políticas, o desempenho e os eventos em seu local de trabalho.

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