Dicas para incrementar sua reunião corporativa

Você é o planejador da reunião mensal ou periódica da empresa ou departamento? Eles podem ser mortais se você não for cuidadoso. Você sabe o que fazer. Um monte de cabeças de fala se alinha para dar informações às pessoas. Sim, é definitivamente um elogio para você por realizar esta reunião periódica.

Os funcionários precisam das informações para se alinharem com a direção estratégica da empresa. Eles querem saber o que está acontecendo em toda a empresa, especialmente quando as informações atingem seu trabalho ou o sucesso geral da empresa. Eles estão sinceramente interessados ​​no que está acontecendo nos vários departamentos.

Então, seus funcionários estão interessados, mas dão a eles uma folga das cabeças falantes e powerpoints intermináveis. As reuniões mais eficazes atraem sua atenção com perguntas e respostas instigantes, áudio-visuais e participação. Essas dicas vão lhe trazer sucesso.

O que você precisa para uma reunião bem-sucedida

• Suporte de alto-falante ou mesa
• Microfone
• Agenda
• Auxílios Visuais
• Câmera de vídeo
• Tripé
• Dispositivo de codificação
• Tecnologia de transmissão ao vivo

10 dicas para melhores reuniões

1. Comece suas reuniões, apresentações e sessões de treinamento com um quebra-gelo ou atividade de aquecimento. Em uma reunião grande ou em uma reunião curta, o quebra-gelo pode ser uma questão única que faz com que as pessoas pensem e conversem com o vizinho. Por exemplo, faça uma pergunta que leve as pessoas a levantarem as mãos. O comprimento do quebra-gelo depende da duração da sua reunião, portanto planeje sabiamente.
2. Diversifique seus métodos de apresentação. Se cada palestrante fala para o público, em formato de palestra, até mesmo cabeças interessadas logo concordam. Peça às pessoas que falem em pequenos grupos. Use materiais audiovisuais, como vídeos, slides e apresentações e fotos do PowerPoint. Se você está falando sobre um novo processo de pintura, mostre a seus funcionários antes e depois das peças pintadas. Passe em torno de pesquisas positivas com clientes e cartões de comentários.

1. Convide palestrantes convidados para participação e empolgação do público. Seus clientes têm muito a dizer à sua força de trabalho sobre suas necessidades e requisitos de qualidade. Uma organização cliente que faz parceria com associações de caridade sem fins lucrativos apresenta palestrantes convidados das organizações que recebem suas doações. Palestrantes de organizações que seus funcionários apóiam financeiramente são dinamites.
2. Incentive perguntas para iniciar um diálogo. Peça às pessoas que escrevam suas perguntas antes da reunião e durante a reunião. Dê tempo para perguntas dirigidas a cada palestrante. Se você não puder responder à pergunta imediatamente e corretamente, diga às pessoas que você voltará com elas quando tiver a resposta correta. Se as perguntas excederem o tempo, agende uma reunião sobre o tópico.

1. Uma tática de reunião frequentemente negligenciada, mas crucial e bem-sucedida, é pedir a cada palestrante que repita em voz alta todas as perguntas que lhe forem feitas. A pessoa que faz a pergunta sabe então que o interlocutor entendeu a pergunta. Outras pessoas que participam da reunião também podem ouvir e conhecer a questão, não apenas supor a questão - talvez incorretamente - da resposta do palestrante.
2. Estabeleça metas para sua reunião periódica. Você não pode apresentar todos os aspectos dos negócios da empresa em uma reunião de uma hora. Portanto, decida os problemas importantes e oportunos e passe o tempo da reunião neles. Leve em consideração os interesses da maioria dos participantes também. Lembre-se de que você tem outros métodos para comunicar informações da empresa que incluem programas como o Yammer, o Hangouts do Google, o GoToMeeting, o Skype for Business, o Flowdock, o e-mail e o MI. A comunicação de todas as informações estratégicas da empresa não precisa ocorrer em uma reunião.

1. Formule sua agenda com cuidado. Identifique as necessidades e interesses da maioria dos participantes. Comece com a boa notícia que fará os participantes se sentirem bem.
2. Varie a ordem dos oradores na agenda todos os meses. Você não quer que as pessoas fiquem entediadas com a mesmice. Distribua os itens de negócios necessários em toda a agenda para que as pessoas não sintonizem o final da reunião ou que os itens finais sejam menos importantes. Um artigo no "Wall Street Journal", há vários anos, afirmou que os gerentes americanos poupariam 80% do tempo que gastam em reuniões se fizessem duas coisas corretamente. O primeiro foi sempre ter uma agenda. A segunda era começar no horário e terminar no horário. Acrescentarei que você precisa permitir a cada palestrante a quantidade de tempo necessária para cobrir seu tópico. Mantenha-os no limite de tempo - bem.

1. Organize o ambiente físico para que as pessoas estejam atentas ao conteúdo da reunião.Ninguém deve se sentar atrás ou ao lado dos alto-falantes. Assegure-se de que haja assentos para todos os participantes, e se for necessário fazer anotações, uma superfície para escrever também. Certifique-se de que os recursos visuais estejam visíveis e que as pessoas possam ouvir. Você pode precisar usar um microfone. Você pode passar por adereços ou amostras ao redor da sala para visualização. Se o tamanho da sua reunião for muito grande para o ambiente físico de sua sala de reunião, use a tecnologia para transmitir a reunião em vários locais adicionais da sala de conferência. Embora você certamente possa transmitir a reunião para os laptops de indivíduos, isso nega o impacto positivo da formação de equipes que a frequência com outros funcionários em vários locais da sala de conferência promove.

1. Nunca subestime o poder da comida em uma reunião. A comida relaxa a atmosfera, ajuda a fazer as pessoas se sentirem confortáveis, ajuda as pessoas a manterem níveis positivos de energia e constrói a camaradagem da equipe. Certifique-se de atender às diversas necessidades do seu grupo com a comida que você serve. Por exemplo, ofereça frutas e iogurte, além de donuts. Ofereça cachorros-quentes vegetarianos e kosher com as franquias regulares.