Em defesa da mesa bagunçada

Cada dia mais e mais informações são jogadas em você. Novas correspondências, relatórios de vários comitês, faturas, propostas e muito mais, atingem sua mesa várias vezes ao dia. Você está muito ocupado para lidar com isso imediatamente, então isso só começa a se acumular. Sua área de trabalho começa a parecer uma zona de guerra.

O problema aqui não é que sua mesa seja confusa; O problema é que coisas importantes se perdem. Ele é enterrado por material novo, ou está no novo material, mas não é percebido. Como resultado, você gasta muito tempo em coisas que são simplesmente urgentes, em vez daquelas que são importantes.

Quando sua chefe quer saber em quanto tempo ela pode ter o relatório para o vice-presidente, você não quer dizer a ela que não notou o memorando que ela lhe enviou solicitando o relatório. Seu chefe também não ficará entusiasmado em saber que o layout da nova linha de produtos está atrasado, porque você a colocou de lado e ficou encoberta e esqueceu-se disso.

Algumas pessoas dirão que a melhor maneira de resolver este problema é uma mesa limpa. Outros dizem que uma bagunça está bem. Quem está certo?

Secretária desordenada, Mente desordenada

Não muito tempo atrás, havia uma expressão popular "uma escrivaninha desordenada é um sinal de uma mente desordenada". Essa expressão deu origem a toda uma indústria projetada para ajudar os executivos de negócios a limpar seus desktops como um sinal de sua acuidade mental.

Sem dúvida, você viu filmes em que o chefe está sentado em seu escritório no topo de um arranha-céu no centro da cidade. Ele se senta atrás de uma mesa de vidro sem gavetas. Os únicos adornos são a impressionante caneta para assinar documentos importantes e um telefone ou interfone para que ele possa dar ordens.

Por outro lado…

Muitas pessoas não vêem nada de errado com pilhas de papel cobrindo a área de trabalho, até mesmo se derramando nos assentos da cadeira e no chão do escritório. Eles citam ditados como "uma mesa desordenada é um sinal de genialidade" e "uma mesa bagunçada é apenas um sinal de uma mesa bagunçada".

Todos nós conhecemos alguém cuja mesa é assim. Você não vê como eles podem saber se a área de trabalho é de metal ou madeira. No entanto, quando você lhes pede algo, eles vão direto para uma pilha, folhear 2 ou 3 folhas e retirar o que você pediu.

O que funciona para você?

Ambos os lados estão corretos. A questão não está correta. A questão é qual vai te tornar mais eficaz. Existem algumas diretrizes fundamentais que se aplicam a ambas as abordagens, mas a chave é trabalhar de uma maneira que lhe permita ser mais eficaz. Quase todo mundo precisa se livrar de alguma da desordem em cima de sua mesa, mas não ter mais do que um único item em sua mesa a qualquer momento não funcionará para muitos de nós.

Muitas pessoas estão trabalhando em vários projetos ao mesmo tempo (ou quase ao mesmo tempo). Os tipos criativos sentem a necessidade de ter inspiração em torno deles. Indivíduos orientados a detalhes precisam de volumes de material de referência por perto. Algumas pessoas sentem que as pilhas de trabalho as fazem parecer ocupadas e, assim, as mantêm mais seguras em tempos de demissões. Outros acham que uma mesa limpa mostra o quão eficientes eles são para fazer o trabalho. O importante é fazer o que funciona para você.

Como domar o monstro

Se você está indo para o desktop de vidro estéril, ou simplesmente quer trazer um pouco mais de ordem para o caos da sua área de trabalho, existem algumas diretrizes fundamentais:

• Realmente Quer Melhorar: Nós não recomendamos a abordagem severa que alguns fazem. Infelizmente, isso deixa desculpas para ser muito fácil consigo mesmo. Essa tentativa de tornar sua mesa menos confusa e mais eficiente depende de você fazer um esforço sério.
• Mantenha, lance ou mova: Encontre três recipientes. Etiquete o menor "keep". Etiquete o maior "lance". Tem outro contêiner marcado como "mover". O material realmente vital entrará no seu contêiner para ser classificado mais tarde. Qualquer coisa que você queira levar para casa ou doar vai para o contêiner "mover". Tudo o resto vai para o recipiente do lance.

• Comece com o mais antigo: Você pode dizer, olhando para eles, qual pilha é a mais antiga. Normalmente, é o mais distante da sua cadeira. Será mais fácil descartar itens dessa pilha.
• Avalie cada peça apenas uma vez: Olhe para cada item na pilha. Decida em qual container ele entrará. Você não pode colocá-lo de volta em sua mesa para mais tarde, você tem que decidir agora. Coloque tudo em um dos três recipientes. Não há outra opção.
• Pergunte-se: A primeira pergunta é "eu tenho isso em outro lugar, ou posso obtê-lo de alguém?" Se você tiver uma cópia em seu e-mail, ou em um relatório, ou na mesa da pessoa que preparou a análise de mercado, etc., não será necessário guardar outra cópia. Atire. Então pergunte "por que eu preciso disso?" Se a resposta for a) agir sobre ela, b) fazer algo com ela quando obtiver mais informações de alguém, ou c) referir-me a como faço outro trabalho, coloque-a na pilha de manutenção. (Depois de se livrar da desordem, você irá refazer a pilha de mantimentos por essas três categorias, então sinta-se à vontade para separá-las agora. Isso economizará tempo mais tarde.) Se sua resposta fosse qualquer outra coisa, jogue esse item.

• Seja implacável e corajoso: Conforme você avança em cada pilha, aproximando-se e aproximando-se das coisas que acabaram de chegar, seja implacável em suas decisões. Não tome prisioneiros. Se você realmente não precisa, jogue. E seja corajoso. Não se apegue a algo só porque alguém pode perguntar algo sobre isso algum dia. Não construa uma fortaleza de papel para se proteger.

Gerenciar o problema

Sua área de trabalho não precisa ser estéril e completamente desprovida de papel, embora possa ser, se isso ajudar. Seu objetivo é organizar sua área de trabalho para maximizar sua eficiência. Se isso significa mais algumas pilhas em sua mesa do que a pessoa ao lado, tudo bem - desde que tudo o que você tenha mantido o ajude a atingir sua meta de maior eficiência.