Como lidar com o abuso de licença doentio no local de trabalho

Você acha que seus funcionários estão faltando em uma ação mais freqüente durante o verão e durante as temporadas de férias? Estudos mostram que você está certo. As ausências não previstas dos trabalhadores estão aumentando e, de acordo com várias pesquisas, as agências governamentais têm o maior número de faltas.

De acordo com "As causas e os custos do absenteísmo no local de trabalho", uma publicação da empresa de soluções de força de trabalho Circadian, o absenteísmo não programado custa cerca de US $ 3.600 por ano para cada trabalhador por hora e US $ 2.650 por ano para empregados assalariados. Os custos podem ser atribuídos a muitos fatores - alguns que você pode resolver - e alguns que você não pode.

"O índice Gallup-Healthways Well-Being pesquisou 94.000 trabalhadores em 14 importantes ocupações nos Estados Unidos. Dos 77% dos trabalhadores que se enquadram na definição da pesquisa de ter uma condição crônica de saúde (asma, câncer, depressão, diabetes, ataque cardíaco, hipertensão pressão, colesterol alto ou obesidade), os custos anuais totais relacionados à perda de produtividade totalizaram US $ 84 bilhões."

Esse custo não inclui os custos indiretos, como pagamento de horas extras para outros funcionários, contratação de temporários, prazos perdidos, perda de vendas, afundamento do moral e menor produtividade. Os custos indiretos podem chegar a 25% dos custos diretos, de acordo com "Employee Benefit News" e "HR News".

Em uma pesquisa com onze organizações de telecomunicações sediadas nos Estados Unidos, 72 centavos de cada dólar de custos relacionados à ausência de funcionários resultam da perda de produtividade, ao invés de custos rígidos, como benefícios de saúde e invalidez ("Business Insurance" julho de 2000).

A licença médica é um benefício essencial para os funcionários - mesmo que não seja usada

A licença médica é um benefício necessário para todos os funcionários. Se um empregador não oferece licença médica, ele acelera os problemas de saúde e a disseminação de doenças, diminuindo assim a produtividade e a moral. Mesmo quando os empregadores oferecem licenças por doença, os empregados muitas vezes chegam ao trabalho doentes. Essa ação - conhecida como presenteísmo - pode resultar quando os funcionários trabalham em uma organização onde os líderes seniores e a cultura não apóiam tirar folga quando estão doentes.

Apesar da pressão por um atendimento perfeito para melhorar o atendimento ao cliente e a eficiência, os funcionários precisam de programas de licença médica equitativos para segurança e alto desempenho geral. No entanto, algumas organizações sofrem de abuso por licença médica e o abuso por licença médica se traduz em perda de dinheiro.

Um padrão de abuso de licença doentio

Um padrão de abuso em relação a licença médica geralmente se refere a funcionários que, durante um período de tempo, violaram a política de participação da organização em várias ocasiões. A fim de disciplinar com segurança os funcionários com problemas de frequência, os juristas dizem que a melhor opção é ter uma política claramente escrita que especifique os padrões e requisitos de funcionários da organização.

Certifique-se de especificar que a disciplina - incluindo a rescisão - pode resultar de abuso e abuso indevido de licença médica repetida. Mantenha a política flexível, já que é virtualmente impossível listar todas as possíveis ofensas. Você também deseja manter a flexibilidade de lidar com situações de funcionários individualmente, caso haja necessidade.

Exemplos de violações da política de participação incluem:

• Número de ausências, número de vezes que chega atrasado e número de partidas antecipadas, todas as quais excedem a atribuição da política de participação;
• Deixar de obter permissão para sair cedo ou chegar atrasado;
• Deixar de avisar com antecedência de uma ausência quando possível;
• Deixar de relatar uma ausência corretamente; e
• Não enviar a certificação médica mediante solicitação.

Determinar se e por que os funcionários exploram políticas de licença é importante. Assim como um empregador analisa o volume de negócios, a organização também deve analisar as tendências de abuso de licença médica. O uso de licenças é maior em um departamento ou sob um supervisor específico?

As práticas ou políticas no local de trabalho estão afetando as ausências? As doenças das crianças levam ao tempo de folga do seu empregado? Encontrar a causa raiz dos problemas de abuso de licença médica ajuda a resolver os problemas centrais.

Os métodos para monitorar o abuso de licenças médicas variam de uma organização para outra, mas existem algumas diretrizes comuns que todos os empregadores podem seguir. Abaixo estão algumas dicas sobre como gerenciar casos de abuso de licença médica.

• Reconheça o problema com abuso por licença médica e intervenha cedo antes de aumentar. Os gerentes precisam impor políticas de licença médica e tomar as medidas adequadas.
• Descubra por que o funcionário está abusando de licença. Fale com funcionários que estão abusando de licença e veja se o comportamento deles deriva de um problema pessoal. Se achar que sim, recomende aconselhamento ou encaminhe-o ao programa de assistência ao funcionário da sua organização.
• Aprenda a dizer "não". Você não deve permitir que os funcionários abandonem as políticas de licença abusiva. Quando você ouvir um pedido ridículo para abusar da licença, diga "não".

• Use procedimentos, regulamentos, práticas e conhecimentos para beneficiar a gerência, bem como o empregado. Supervisores e gerentes devem trabalhar com os funcionários. Sua função principal é garantir que todos os funcionários estejam cientes das políticas de licença médica e como usá-las.
• Documente tudo.

Incentivar o uso adequado de licença médica quando os funcionários estão doentes

Você não precisa apenas lidar com abusos por licença médica - você também pode incentivar o uso adequado de licenças.

Para incentivar os funcionários a usar os programas de licença médica de maneira adequada, muitas organizações usam incentivos em dinheiro ou outros benefícios. A seguir, estatísticas de incentivo da Pesquisa de Inventário do Programa de Pessoal do Centro de RH, desenvolvida pela International Personnel Management Association. Dos 428 membros da Agência IPMA que responderam, a pesquisa encontrou o seguinte:

• 58% de baixa por doença na aposentadoria;
• 45% oferecem dinheiro / pagamento por licença médica não utilizada;
• 33 por cento oferecem compartilhamento de licença por doença / deixar bancos;
• 11 por cento convertem licença médica em férias;
• Nove por cento convertem licença médica para seguro na aposentadoria;
• Três por cento convertem licença médica em seguro por invalidez; e
• Dois por cento convertem a licença médica em despesas de bem-estar.

Existem programas que podem ajudar a lidar com o abuso por licença médica. Por exemplo, o Centro de RH do IPMA desenvolveu dois pacotes que oferecem sugestões importantes para ajudar a reduzir o abuso de licença médica e fornecem dicas gerais sobre como criar políticas sólidas. O primeiro pacote - "Sick Leave Abuse" - aborda políticas e idéias sobre programas de bônus de frequência, incentivos para licenças médicas e reconhecimento anual para o uso mínimo de licenças médicas.

O segundo pacote - "Políticas de tempos livres pagas" - fornece exemplos de políticas e dicas sobre o desenvolvimento de programas de TDF. Esses pacotes abrangentes de licenças combinam licença médica, tempo pessoal e férias em uma única "unileave". Para os empregadores, isso pode significar menos medo de abuso por licença médica e, para os funcionários, significa mais flexibilidade e controle.

Muitas organizações implementaram programas e políticas de incentivo a afastamentos para afastar o absenteísmo e recompensar os funcionários que mantêm excelentes registros de frequência. Por exemplo, o Condado de Broward, na Flórida, oferece um "Dia de Bônus", no qual os funcionários elegíveis ganham um dia de folga por qualquer período de doença não utilizado em um período de seis meses.

Estabeleça programas de incentivo de licença

O Calvert County, Maryland, oferece um bônus de incentivo, equivalente a um dia de pagamento, para qualquer funcionário qualificado que trabalhe no primeiro dia de trabalho em um ano de pagamento e que use dois dias ou menos de licença médica durante um ano de pagamento. Uma nota de cautela: os empregadores que estiverem considerando o estabelecimento de um programa de incentivo a licenças médicas devem garantir que o programa não viole a Lei de Licença Médica e de Família.

Críticos de programas de incentivo a doenças sugerem que os incentivos tentam subornar os funcionários a agir de determinadas maneiras, em vez de fazê-los querer exibir os comportamentos voluntariamente. Outra objeção comum é que tais programas punem indiretamente funcionários que precisam estar fora do trabalho legitimamente.

Os pais de crianças pequenas podem se ressentir do percebido favoritismo dado a seus colegas de trabalho sem filhos que não precisam de licença médica para cuidar de crianças doentes.

Alguns críticos também afirmam que os incentivos de participação enviam a mensagem errada sobre a licença médica, que se tornou cada vez mais importante no ambiente de trabalho de alto estresse de hoje. Se o uso da licença médica for feito para parecer um comportamento errado, os empregadores correm o risco de encorajar os funcionários a se sobrecarregarem até o ponto da doença real.

Os funcionários que usam licença médica legitimamente podem sentir-se pressionados a se apresentar ao trabalho mesmo quando estão gravemente doentes, o que pode resultar em danos significativos à saúde e aumentar os custos com assistência médica.

A melhor maneira de criar um programa de incentivo é, primeiro, examinar as políticas atuais e o estilo de gerenciamento, e depois tentar desenvolver ideias para evitar e proibir o abuso. Por exemplo, alguns empregadores descobriram, após avaliação interna, que quanto menos supervisores um funcionário tem, menor a probabilidade de ele abusar de licença médica.

Por meio da investigação e da atenção aos comportamentos dos funcionários e da gerência, as organizações têm uma chance maior de desenvolver um programa de incentivo de licença bem-sucedido.