Por que a comunicação é importante no gerenciamento de mudanças

Você não pode se comunicar excessivamente quando está solicitando que sua organização mude. Todo executivo de sucesso que liderou um esforço bem-sucedido de gerenciamento de mudanças expressa a necessidade de comunicação excessiva durante uma experiência de mudança e faz essa declaração em retrospecto.

Nenhuma organização existe em que os funcionários estejam completamente satisfeitos com a comunicação. A comunicação é uma das questões mais difíceis nas organizações. É uma área que é mais frequentemente reclamada pelos funcionários durante a mudança organizacional e operações diárias. O motivo?

Uma comunicação eficaz requer quatro componentes que estão trabalhando perfeitamente para criar um significado compartilhado, uma definição favorita de comunicação.

• O indivíduo que envia a mensagem deve apresentar a mensagem de forma clara e detalhada e irradiar integridade e autenticidade.
• A pessoa que recebe a mensagem deve decidir ouvir, esclarecer dúvidas e confiar no remetente da mensagem.
• O método de entrega escolhido deve atender às circunstâncias e às necessidades do remetente e do destinatário.
• O conteúdo da mensagem tem que ressoar e se conectar em algum nível com as crenças já mantidas do receptor. Deve conter as informações que o funcionário deseja ouvir. Deve responder às perguntas mais caras e acalentadas do funcionário.

Com tudo isso acontecendo na comunicação, é de se admirar que as organizações o façam bem. Felizmente, os profissionais de gerenciamento de mudanças forneceram uma ampla gama de sugestões sobre como se comunicar bem durante qualquer mudança organizacional.

Recomendações sobre comunicação para o gerenciamento efetivo de mudanças

Desenvolva um plano de comunicação por escrito para garantir que todos os itens a seguir ocorram no processo de gerenciamento de alterações.

• Comunique-se de maneira consistente, frequente e por meio de vários canais, incluindo fala, escrita, vídeo, treinamento, grupos de foco, quadros de avisos, intranets e mais sobre a mudança.
• Comunique tudo o que se sabe sobre as mudanças, tão rapidamente quanto as informações estiverem disponíveis. Deixe claro que seu viés é direcionado à comunicação instantânea, portanto, alguns detalhes podem mudar em uma data posterior. Diga às pessoas que a sua outra escolha é manter toda a comunicação até que você tenha certeza sobre as decisões, metas e progresso, o que é desastroso no gerenciamento efetivo da mudança.

• Forneça quantidades significativas de tempo para que as pessoas façam perguntas, solicitem esclarecimentos e forneçam comentários. Se você já fez parte de um cenário em que um líder apresentou alterações em um grupo grande por meio de transparências e, em seguida, fugiu, sabe quais são as más notícias para a integração de alterações. As pessoas devem se sentir envolvidas na mudança. Envolvimento cria compromisso - nada mais é tão significativo durante um processo de mudança.
• Comunique claramente a visão, a missão e os objetivos do esforço de gerenciamento de mudanças. Ajude as pessoas a entender como essas mudanças irão afetá-las pessoalmente. Se você não ajudar nesse processo, as pessoas criarão suas próprias histórias, geralmente mais negativas do que a verdade.

• Reconheça que a verdadeira comunicação é uma conversa. É de mão dupla, e a discussão real deve resultar. Não pode ser apenas uma apresentação.
• Os líderes de mudança ou patrocinadores precisam passar um tempo conversando individualmente ou em pequenos grupos com as pessoas que devem fazer as mudanças.
• Comunique as razões das mudanças de forma que as pessoas entendam o contexto, o propósito e a necessidade. Os praticantes chamaram isso de "construir uma estrutura conceitual memorável" e "criar uma estrutura teórica para sustentar a mudança".

• Forneça respostas a perguntas apenas se você souber a resposta. Os líderes destroem sua credibilidade quando fornecem informações incorretas ou parecem tropeçar ou voltar atrás quando fornecem uma resposta. É muito melhor dizer que você não sabe e que vai tentar descobrir.
• Líderes precisam ouvir. Evite defensiva, desculpa e respostas que são dadas muito rapidamente. Aja com consideração.
• Torne os líderes e os patrocinadores da mudança disponíveis, diariamente, quando possível, para se misturar com os outros no local de trabalho.
• Realize workshops e fóruns interativos nos quais todos os funcionários podem explorar as mudanças juntos enquanto aprendem mais. Use o treinamento como uma forma de comunicação interativa e como uma oportunidade para as pessoas explorarem com segurança novos comportamentos e idéias sobre mudança e gerenciamento de mudanças. Todos os níveis da organização devem participar das mesmas sessões.

• A comunicação deve ser proativa. Se o boato já está em ação, a organização esperou muito para se comunicar.
• Fornecer oportunidades para as pessoas se relacionarem umas com as outras, tanto formal quanto informalmente, para compartilhar ideias sobre mudanças e gerenciamento de mudanças.
• Revise publicamente as medidas que estão em vigor para mapear o progresso nos esforços de gerenciamento de mudanças e mudanças.
• Divulgar recompensas e reconhecimento por abordagens e realizações positivas nas mudanças e gerenciamento de mudanças. Celebre cada pequena vitória publicamente.