O que é o processo de revisão de documentos legais?

A revisão de documentos geralmente é o estágio mais trabalhoso e caro do processo de litígio, o processo de descoberta eletrônica e o Modelo de Referência de Descoberta Eletrônica (EDRM). Durante essa fase, cada página de dados de uma coleção é revisada e analisada para determinar quais documentos devem ser retidos da produção para o conselho oposto.

Quem realiza a revisão de documentos

Muitas vezes, os revisores de documentos são advogados que entendem as questões legais e factuais do litígio e podem fazer os julgamentos necessários quanto ao privilégio e à capacidade de resposta. Para minimizar o custo, equipes de advogados contratados ou paralegais são frequentemente empregados.

O processo de revisão geralmente consiste em vários estágios. A equipe jurídica pode conduzir uma análise de primeira passagem para analisar documentos de relevância e código ou marcá-los para um assunto relevante. A equipe de suporte de litígios, em seguida, carrega os dados codificados em um banco de dados pesquisável que permite que as equipes de litígio localizem documentos importantes em todas as fases do processo de litígio.

Razões que os documentos podem ser retidos

Depois que as informações são processadas, a equipe jurídica realiza uma segunda revisão mais detalhada para determinar quais documentos devem ser retidos da produção. Os documentos podem ser retidos por vários motivos, incluindo:

• Relevância - A informação é relevante para as questões do caso? Se for irrelevante para os fatos e questões da reivindicação, ação judicial ou investigação, ela não precisa ser produzida para as partes opostas.
• Responsividade - As informações são responsivas aos pedidos de descoberta das partes contrárias ou às solicitações de investigação dos órgãos reguladores? Em caso afirmativo, para qual solicitação de produção a informação é responsiva? Os revisores de documentos também podem marcar documentos “quentes” - aqueles que contêm informações cruciais para o caso e são particularmente responsivos - durante o estágio de revisão do documento.

• Privilégio - As informações estão sujeitas ao privilégio de advogado-cliente, à doutrina do produto de trabalho do advogado e / ou a quaisquer regras de confidencialidade e leis de privacidade? Em caso afirmativo, também é retido da produção.
• Confidencialidade - Se o documento for confidencial, ele deve ser excluído da produção. Por exemplo, se um documento aborda um segredo comercial, como a receita para a barra de chocolate de assinatura de um fabricante de doces, a equipe jurídica não é obrigada a entregá-lo a partes contrárias. O revisor de documentos analisará o documento para determinar se contém informações confidenciais. Em caso afirmativo, o revisor determinará se determinadas partes desse documento devem ser editadas para proteger o produto de trabalho confidencial do cliente ou se o documento deve ser excluído da produção.

Como parte do processo de revisão de documentos, a equipe de revisão pode identificar documentos que devem ser total ou parcialmente redigidos ou marcados como confidenciais para proteger o conteúdo desses documentos da divulgação. A equipe também pode preparar registros de privilégios e / ou redação para rastrear essas informações.

Além de revisar a relevância, a capacidade de resposta, o privilégio e a confidencialidade, a equipe de revisão também pode analisar as informações para relacionar documentos importantes com fatos alegados ou questões jurídicas importantes no caso. Os revisores de documentos também podem tentar relacionar documentos importantes com os principais participantes que podem testemunhar sobre os documentos ou identificar outras informações subjetivas.

Objetivo da revisão de documentos

Com base na revisão e análise dos documentos da coleção, a equipe jurídica pode começar a entender melhor as questões factuais em um caso, formular teorias legais e identificar testemunhas-chave a serem deitadas ou convocadas no julgamento.

Por meio de seleção, pesquisa por palavra-chave, primeira revisão anterior e outras técnicas para reduzir o volume do conjunto de dados, os documentos revisados ​​pela equipe jurídica geralmente representam apenas uma pequena fração da coleta original. Para reduzir ainda mais as despesas, um número crescente de tecnologias que automatizam o processo de revisão está sendo lançado no mercado.