Como escrever um relatório de progresso do negócio

Um relatório de progresso consiste em um cabeçalho, um resumo executivo, uma descrição dos componentes menores, uma indicação de quando o próximo relatório é devido. Você deve escrever o relatório seguindo este modelo e, em seguida, enviá-lo ao seu chefe ou a outro superior hierárquico conforme designado.

Cabeçalho

O cabeçalho contém informações de identificação para o relatório. Você inserirá o título, a data em que o relatório será publicado, o status do semáforo de qualquer relatório (vermelho, amarelo-verde) e a métrica geral, talvez por cento concluída, planejada versus real. Nota: Um relatório de progresso como este é mais usado para projetos, mas também pode ser usado para relatar outras coisas. Por exemplo, se você recebeu a tarefa de reduzir o número de horas por desenho para uma empresa de engenharia, você usaria um relatório de andamento para mostrar seu progresso na redução do número de horas por desenho.

• Título: Relatório de progresso do projeto X
• Data: 30 de maio de 20xx
• Status: verde
• Porcentagem concluída: 63 reais, 59 planejados

Sumário executivo

Você escreve o sumário executivo por último. Este é o resumo de todos os principais pontos listados abaixo no corpo do relatório. Dependendo do seu público, às vezes o resumo executivo é limitado. Isso depende do seu público, do número de pessoas que recebem o relatório e de seus níveis dentro da organização. Um resumo executivo é direcionado para os gerentes seniores que podem não ter tempo para ler o relatório completo. Se o seu relatório é direcionado ao seu supervisor imediato, espera-se que ele ou ela leia o relatório e o sumário executivo pode não ser necessário.

No entanto, se esse for um relatório amplamente distribuído para muitos executivos em toda a organização, pode ser necessário incluir um resumo executivo para aqueles indivíduos que não têm tempo para ler o relatório inteiro.

Progresso das Peças Componente

Este é o corpo principal do relatório. Nesta seção do relatório, você detalha seu progresso em todas as áreas componentes do projeto. Você lista seu progresso e realizações em relação a todas as métricas durante esse período de tempo. Você mostra qual é o seu plano para o próximo período de tempo. E então você lista não apenas os bloqueadores, mas também quais esforços você está tomando para eliminá-los. Finalmente, a seção mostrará que assistência adicional é necessária do seu chefe ou outro destinatário do relatório de progresso.

Resumo

O corpo do relatório é seguido na seção de resumo. Inclui menos detalhes do que o progresso relatado na seção anterior. Você incluiria as mesmas informações, métricas, realizações, plano para o próximo período e quaisquer bloqueadores, mas forneceria menos detalhes para cada categoria. Por exemplo, o resumo pode ser uma frase única, como "todas as entregas estão no prazo", enquanto o progresso na seção anterior pode indicar "Entregável A, em xx / xx / xx, será entregue três dias antes.

O relatório Y será entregue no prazo em xx / xx / xx. E o relatório C, com atraso de duas semanas enquanto aguarda os gráficos, agora é esperado para ser entregue em sua data de vencimento revisada de xx / xx / xx. ”

Data de vencimento do próximo relatório

Aqui você lista quando o próximo relatório será enviado. Se este for um relatório semanal, por exemplo, você mostrará a próxima data de vencimento do relatório como uma semana depois. Para um relatório mensal, você mostraria a data no próximo mês quando o relatório seria enviado. As pessoas que receberem o relatório esperarão que esses dados sejam tão precisos quanto os dados nos relatórios.

Linha de fundo

Seu relatório de progresso consiste no resumo executivo opcional, no relatório do progresso de todos os componentes do projeto, no resumo detalhado e na linha do tempo. Faça-os tão precisos quanto você puder.