Como o Chunking Melhora a Eficiência e a Produtividade no Trabalho

Como gerentes, passamos muito do nosso dia tentando encaixar mais trabalho em menos tempo. Uma resposta comum para profissionais sobrecarregados em todos os níveis é tentar executar várias tarefas ao mesmo tempo. O problema é que a multitarefa não funciona.

Por que a multitarefa não é a abordagem mais eficaz para trabalhar a produtividade

Por exemplo, imagine que, ao escovar os dentes pela manhã, você começa a pensar na agenda de uma grande reunião no final do dia. Não é preciso muito do poder de processamento do seu cérebro para escovar os dentes e você pode realmente ser capaz de se concentrar na agenda enquanto manipula mecanicamente sua tarefa de limpeza dos dentes matinais.

Mas e quanto a duas tarefas que exigem mais capacidade do seu cérebro? Você pode estar falando ao telefone enquanto prepara o café da manhã. Você pode fazer as duas tarefas corretamente, mas a oportunidade de erros devido a falhas na atenção é grande.

Chunking como uma alternativa para multitarefa

"Chunking" descreve como funciona a utilização da memória humana. É importante lembrar esse conceito quando analisamos várias tarefas simultaneamente. Nós estamos, de fato, alternando entre eles ao invés de fazê-los ao mesmo tempo (embora, no caso de escovar os dentes, possa parecer que eles são simultâneos).

Imagine que você está ao telefone quando alguém entra em seu escritório. Eles pedem seu conselho ou uma decisão rápida sobre um problema. Você para de ouvir a pessoa ao telefone por alguns instantes, escaneia a nota na frente de você, rabisca uma resposta e volta para o telefonema. Você não fez as duas atividades (telefonema e conversa em pessoa) ao mesmo tempo.

Você realmente fez três tarefas em seqüência; iniciou o telefonema, teve a conversa em pessoa e depois retomou o telefonema. Assim como no exemplo do café da manhã acima, você poderia ter feito as duas melhor e em menos tempo, se você as tivesse feito uma após a outra em vez de ao mesmo tempo. A razão é que, ao iniciar cada tarefa, você precisa se concentrar nela e começar.

Por que o tempo de inicialização na multitarefa é ineficaz

Quando você começou a ligação, teve que pensar, encontrar o número do telefone e fazer a ligação. Quando você foi interrompido, você teve que descobrir o que a pessoa queria de você para poder dar a eles uma decisão. Finalmente, quando você retomou o telefonema, teve que lembrar de onde parou. Você pode até ter que dizer "Oops, desculpe, alguém entrou. O que você estava dizendo?"

Quanto mais partidas e paradas você fizer durante o dia, mais esses momentos iniciais demorados você terá. Esses momentos são tempos não produtivos. Se você tiver um relatório diário para preparar, o momento de inicialização provavelmente será muito curto em comparação com o relatório que você faz apenas trimestralmente. Ainda assim, se você estiver preparando esse relatório e for interrompido, você terá quase o mesmo tempo de inicialização de cada vez.

Digamos, por exemplo, que você possa escrever um relatório em 30 minutos sem interrupções. No entanto, pode levar várias horas se tarefas não planejadas e interrupções surgirem ao longo do dia. Esse atraso substancial geralmente não resulta tanto das interrupções reais quanto do tempo necessário para reiniciar o relatório repetidas vezes.

Por que você deve tentar chunking em vez de multitarefa

Ok, às vezes você tem que multitarefa. Seu trabalho pode ser operacional como o meu, então o que é melhor do que multitarefa? Chunking é melhor.

Chunking é o conceito de dividir o seu dia em pedaços maiores em vez de reagir a constantes interrupções. Quanto mais tempo você dedicar a tarefas específicas, menos momentos de inicialização você terá e sua eficiência melhorará proporcionalmente. Como você não estará gastando tanto tempo nos momentos iniciais, você terá mais tempo e fará mais coisas. Como um bônus, desde que você será capaz de se concentrar na única tarefa em mãos, você fará melhor.

Como uma barra lateral, os gerentes de projeto há muito tempo descobriram o poder dessa técnica e criaram sua própria versão de "chunking" por meio do processo de estrutura analítica do projeto.

Como começar com o Chunking no trabalho

Então, como você pode começar a chunking?

• Comece pequeno até sentir a sensação. Escolha uma única tarefa, talvez seu relatório semanal.
• Reserve os 30 minutos que você sabe que vai demorar.
• Feche a porta ou coloque uma placa que diz "Genius at work" ou algo assim e concentre-se no relatório e nada além do relatório.
• Ignore o telefone.
• Não verifique o email.
• Basta escrever o relatório.

Tente o mesmo com chamadas telefônicas, reuniões de funcionários e outras atividades regulares. Concentre-se, passe seus dias fora e, após algumas semanas de prática, você se sentirá e será mais eficiente.

The Bottom Line

Não perca muito do seu tempo tentando realizar várias tarefas. Em vez disso, torne-se mais eficiente e produtivo por meio de chunking. Enquanto o termo é estranho, o conceito é eficaz.

Atualizado por Art Petty