Crie um plano diário para trabalhar com mais eficiência

O primeiro e mais importante passo para trabalhar de forma mais eficiente é ter um plano diário em vigor. É importante que seu plano seja escrito em algum lugar: em um calendário, bloco de notas ou armazenado em seu computador. Não basta passar por uma lista mental a cada dia.

Ter um plano escrito é uma obrigação para manter pensamentos incômodos fora da sua cabeça e ajudar a prevenir desastres porque você esquece algo importante. A maioria das pessoas achará que precisa se desviar de um plano diário de tempos em tempos, mas ter uma ajuda a organizar melhor o seu tempo, preparar-se para projetos específicos com antecedência, e um plano lhe dará uma visão mental mais clara sobre todas as coisas. você tem que fazer.

Livrar-se das distrações diárias com um plano

Se você chegar ao trabalho todos os dias e ficar imediatamente sobrecarregado com sua longa lista de tarefas e desordem na mesa, na melhor das hipóteses, você entrará no seu dia como um cavalo de corrida (e se queimará rapidamente depois de um sprint) sobre o que parece mais urgente a qualquer momento. Pior caso é que você vai se sentar em um funk sem saber por onde começar. De qualquer forma, simplesmente "apagar incêndios" todos os dias é a maneira menos eficiente de atacar sua carga de trabalho e a melhor maneira de se exaurir enquanto se aprofunda.

Sem um plano, as distrações dos dias irão rapidamente assumir o controle: o telefone toca, você começa a responder e-mails, os colegas de trabalho começam a conversar e, antes que você perceba, a hora do almoço chegou e você tem pouco sucesso. Seu plano diário pode incluir uma hora todas as manhãs para se instalar, retornando as ligações, checando o e-mail antes de você começar outras tarefas, mas ele servirá mais como uma diretriz sobre o que fazer com seu tempo. Por exemplo, se você propositadamente reservar uma hora para fazer algo e ultrapassar esse limite de tempo, saberá que precisa ajustar seu plano para o dia seguinte.

Ao mapear o seu dia em segmentos ou por tarefas, você pode identificar áreas de problemas com mais facilidade e seus tempos de pico de eficiência (ou seja, você pode ser menos eficiente depois do almoço se sofrer uma queda na tarde ou for um iniciante lento).

Evite assumir mais do que você pode manipular

Um otimista é alguém que pode ver que o positivo em uma determinada situação geralmente se concentra na crença de que "todas as coisas são possíveis". Não há nada de errado em ser um otimista, a menos que isso leve você a subestimar suas habilidades, o tempo que levará para realizar algo e resultar na sua conquista mais do que você pode suportar.

Um realista pode ser otimista, mas um realista também vê a logística que pode estar envolvida em lidar com uma situação e vai levar em conta possíveis obstáculos e restrições.

Se você não tem o seu plano de jogo alinhado para o dia, você pode ter mais dificuldade em dizer não para ajudar os outros ou assumir projetos adicionais, porque você tem uma atitude positiva "pode ​​fazer" que substitui a realidade ou o senso comum. É fácil subestimar quanto tempo as coisas levarão para realizar suas tarefas, muito menos as de outra pessoa, se você acha que é uma supermulher e que uma perspectiva de sol é o suficiente para fazer as coisas acontecerem.

Saber o que está no seu prato durante o dia e já ter determinado um orçamento para o seu próprio tempo para tarefas específicas pode ajudá-lo a cumprir os prazos, fazer mais a cada dia e ser mais realista sobre assumir um trabalho adicional.

Criando seu plano de ataque

Antes de ir para o trabalho, decida com antecedência em que você se concentrará quando chegar lá. Melhor ainda, planeje seu dia na noite anterior e prepare sua mesa para as tarefas que deseja realizar pela manhã. Por exemplo, obtenha arquivos ou leia o material organizado para a manhã, para que você possa pular para a direita ou colocar itens que você precisa digitar ou chamadas telefônicas para retornar na ordem que você precisa para fazê-los.

Ter um plano pode ajudá-lo a criar rotinas previsíveis que, por sua vez, o manterão melhor preparado para enfrentar dias caóticos quando seu chefe ou um cliente de alta manutenção exigir mais do seu tempo.