Diretrizes de faturamento legal ou horas faturáveis

O tempo de acompanhamento e faturamento para os clientes é uma parte importante e inevitável do trabalho em um escritório de advocacia. Parceiros, associados, paralegais, pessoal de apoio a litígios e outros cronometristas cobram seu tempo em incrementos de seis, dez ou quinze minutos, dependendo da política da empresa e das diretrizes do cliente. Se você não conseguir faturar seu tempo, a empresa não poderá faturar o cliente e a empresa não será paga. Assim, a cronometragem é uma função vital para o sucesso do escritório de advocacia.

À medida que as taxas legais aumentam, os clientes tornam-se mais conscientes dos custos e mais experientes em tecnologia. Consequentemente, os clientes estão examinando as faturas jurídicas mais de perto e empregando uma variedade de aplicativos de banco de dados para classificar e analisar eletronicamente os dados de faturamento. Uma tendência crescente em direção ao faturamento eletrônico (faturas eletrônicas) sujeitou as faturas legais a um maior escrutínio, negociação e disputa.

Se você é novo no tempo de faturamento ou em um veterano, as dicas abaixo podem ajudá-lo a criar entradas de tempo precisas, precisas e precisas.

Descrições detalhadas de faturamento de manufatura

Descrições detalhadas das tarefas são um componente fundamental de uma fatura bem elaborada. É importante que a descrição de seus esforços contenha detalhes suficientes para permitir que o revisor avalie a natureza e o mérito da tarefa.

Encontrar o equilíbrio certo entre brevidade e detalhe pode ser complicado. Uma descrição de tarefa que é muito longa e prolixa aumenta a ambiguidade e dilui a compreensão. Uma descrição muito breve dificulta a avaliação da adequação da tarefa executada e do tempo gasto. Por exemplo, frases superficiais como “revisão de arquivo”, “preparação de teste” e “revisão de documento” fazem pouco para contar a história do que você fez e por que você se envolveu em uma tarefa específica. Em vez de “revisão de documentos”, uma descrição melhor é “Revisão do segundo conjunto de interrogatórios do queixoso”.

Evitar faturamento em bloco

Block billing é a prática de listar um grupo de tarefas em um resumo de bloco em uma única entrada de tempo. Por exemplo: “Rascunho de pedidos de interrogatório; conferência telefônica com o Dr. Brown re: relatório de especialistas; resumir o depoimento do Sr. Smith; revisar e revisar a correspondência com o advogado oposto. 7,3 horas.

Os clientes reconhecem o faturamento do bloco como uma estratégia para disfarçar a ineficiência. Além disso, muitos tribunais não permitem o bloqueio de faturamento porque impede o reembolso efetivo dos honorários advocatícios após uma sentença. Uma maneira mais eficaz de faturamento é separar separadamente cada atividade independente e seu tempo correspondente.

Record Time Prontamente

Registrar seu tempo imediatamente depois de concluir uma tarefa é a melhor maneira de garantir a precisão. A tentativa de reconstruir as atividades de um dia (ou semana ou meses) após o ocorrido é difícil e estimula o tempo de “preenchimento” (inflar o tempo real gasto em uma tarefa para preencher as lacunas do tempo não contabilizado).

Você pode achar impraticável inserir cada tarefa em seu software de cronometragem no momento em que você a conclui. Portanto, é aconselhável desenvolver um sistema para registrar o tempo que incentive a pontualidade imediata. Alguns cronometristas ditam cada tarefa imediatamente depois de a terem realizado e transcrevem no final do dia. Outros acham mais fácil manter um caderno de horas, gravar cada tarefa manualmente e depois digitá-la (ou ter uma secretária digitando-a) no final do dia, semana ou período de faturamento.

Lembre-se de seu público

Como qualquer documento preparado para a avaliação de outro, é importante ter em mente o seu público ao gravar as entradas de tempo. Você pode conhecer o indivíduo revendo suas contas - talvez o advogado interno designado para o arquivo. Entenda, no entanto, que a revisão pode não terminar aí. Em muitos casos, uma fatura é processada por vários indivíduos em vários níveis, dentro e fora da empresa, incluindo profissionais da área jurídica, contadores da corporação cliente e auditores terceirizados. Ao registrar seu tempo, é melhor evitar abreviações, gírias e jargões complexos.

Use uma terminologia jurídica concisa, mas tenha em mente que suas planilhas de horas podem ser revisadas por pessoas que não são treinadas na lei.

Familiarize-se com as políticas de cobrança do cliente

Cada cliente tem suas próprias políticas e procedimentos de cobrança.Essas políticas geralmente estão contidas na carta de retenção ou compromisso do cliente. Essas políticas de cobrança podem estabelecer limitações de pessoal, diretrizes orçamentárias, políticas de desembolso e diretrizes específicas de horário. Ao tomar conhecimento das regras básicas no início, você pode responsabilizar-se de forma mais responsável pelo seu tempo e atender às expectativas do cliente.

Os clientes corporativos estão aumentando o uso do faturamento baseado em tarefas. O faturamento baseado em tarefas rastreia o faturamento de uma empresa por meio de uma ação judicial. Cada atividade substantiva é atribuída a um código de computador que é pré-selecionado pelo cliente. A fatura codificada é então classificada e analisada eletronicamente, permitindo uma análise aprofundada de uma fatura. Parte da familiarização com as políticas de faturamento do cliente é aprender e aplicar adequadamente a miríade de códigos de faturamento baseados em tarefas especializados exclusivos de cada cliente.