Top Job Skills Office Managers Need

Os gerentes de escritório assumem a responsabilidade de garantir que todo o escritório ou complexo de escritórios funcione sem problemas. Isso pode incluir tarefas como gerenciar e supervisionar um ou vários assistentes administrativos. Normalmente, os gerentes de escritório não precisam de educação especializada, mas precisam de muita experiência relevante e conjuntos de habilidades bem desenvolvidos tanto em funções administrativas quanto administrativas.

Se você deseja este tipo de trabalho, você pode melhorar drasticamente suas chances de ser contratado, sabendo quais de suas habilidades e experiências para destacar durante o processo de inscrição e entrevista.

Como usar as listas de habilidades

Observe a seguinte lista de habilidades desejadas. Você pode achar que você possui mais deles do que você pensou. Use os nomes de suas habilidades relevantes como palavras-chave em seu currículo e carta de apresentação, para que o supervisor de contratação possa ver claramente que você tem o que está procurando.

Leia atentamente a descrição do trabalho, para que você saiba qual taxa de qualificações é a mais importante para o seu possível empregador. Pesquise a empresa para entender o negócio e qualquer experiência ou conhecimento adicional relevante que você tenha a oferecer.

Quando você se preparar para a sua entrevista, invente pelo menos um exemplo específico de uma vez em que demonstrou cada uma das habilidades que você espera discutir. Não espere que o possível empregador expresse sua opinião sobre sua experiência.

Habilidades Importantes

Nem todos os cargos de gerente de escritório exigem exatamente o mesmo conjunto de habilidades. Depende muito de quantos assistentes de escritório você deve supervisionar, quantas pessoas usam o escritório que você administrará e que tipo de software e outros sistemas seu empregador usa.

Existem algumas habilidades que praticamente todos os gerentes de escritório eficazes têm e não podem prescindir. Você também pode revisar listas de habilidades listadas por trabalho e tipos de habilidades.

Capacidades administrativas

Como gerente de escritório, você será responsável por concluir várias tarefas administrativas. Estes incluem a contratação e demissão de funcionários, a realização de avaliações de desempenho, treinamento de novos funcionários e supervisão de outros. A aprovação de requisições formais, a condução de operações comerciais gerais e a manutenção de documentação e registros de pessoal também podem entrar em sua jurisdição.

Você também terá que planejar, encarregar-se do processamento de correio, agendar e participar de reuniões. Você pode ser convocado para praticar a resolução de conflitos, delegar trabalho e ser também uma política e um tomador de decisões.

Habilidades analíticas

Parte do seu trabalho será encontrar maneiras de fazer melhor o seu trabalho. Se você puder identificar ineficiências em como o seu escritório funciona e fornecer soluções, você pode economizar muito dinheiro para seu empregador e poupar muitos colegas de trabalho.

Um ótimo gerente de escritório irá continuamente se perguntar, com relação a todos os processos, práticas e procedimentos, “isso faz sentido? Isso é o melhor que podemos fazer? ”É recomendável incluir uma lista de habilidades analíticas em seu currículo.

Atenção aos detalhes

Como gerente do escritório, o fanfarrão para com você. Você será responsável por solicitar os suprimentos de escritório corretos de maneira oportuna, por manter os registros de maneira precisa e organizada e por acompanhar as necessidades e os problemas de todos os outros funcionários do escritório. Se você faz bem o seu trabalho, o escritório parece funcionar sozinho. Se você tiver alguns detalhes errados, outras pessoas podem não conseguir realizar seus trabalhos.

Habilidades de comunicação

Como assistentes de escritório, você será muitas vezes uma das primeiras pessoas a ver os visitantes, e às vezes você será o único a ver se um dos profissionais que trabalha em seu escritório estiver fora. Você deve agir como uma recepcionista eficaz enquanto realiza simultaneamente seus outros deveres.

Você também pode ser o principal ponto de contato entre várias pessoas que usam o escritório e, possivelmente, entre o seu escritório e outros dentro da mesma organização. Você pode ter que praticar a resolução de conflitos e delegar trabalho. Tudo isso contribui para muitas comunicações, tanto escritas quanto verbais, todas as quais devem ser precisas, eficientes, amigáveis ​​e profissionais em todos os momentos.

Habilidades de computador

É importante que os gerentes de escritório tenham uma ampla gama de habilidades em computação. Os detalhes dependerão do seu empregador, mas geralmente envolvem entrada de dados, planilhas e tarefas gerais de TI.

Gerenciar escritórios pode envolver uma enorme quantidade de responsabilidade. Os gerentes de escritório geralmente trabalham no ápice de uma organização, com as mãos em todos os aspectos da empresa. Se esse papel central lhe agrada, continue a analisar a lista de habilidades para ver se essa pode ser uma carreira para você.

Questões financeiras

Suas responsabilidades podem incluir contabilidade, faturamento, orçamento e contabilidade. Você também pode ser obrigado a lidar com folha de pagamento, dinheiro de caixa e entradas de QuickBooks. Relatórios trimestrais e semestrais também podem ser incluídos em sua faixa de tarefas. No mínimo, se o seu escritório lida com dinheiro, você será responsável por garantir que ele seja bem gerenciado.

Habilidades de liderança

Como supervisor do que pode ser um grande grupo de assistentes de escritório, você precisará manter todos motivados e coordenados. Você terá que fazer o trabalho em equipe acontecer. Seu trabalho incluirá a definição de um padrão para o trabalho de todos os outros e garantirá que esses padrões sejam cumpridos. Liderar muitas vezes significa ajudar outras pessoas a crescer em suas carreiras e ajudar as pessoas a se iniciarem e se comunicarem bem umas com as outras.

Habilidades sociais

Habilidades interpessoais desempenham um grande papel em ser um gerente de escritório. Você será solicitado a ter uma atitude positiva, saudar os visitantes e se envolver no trabalho em equipe.

Forças diversas

Os gerentes de escritório tendem a ter um conjunto de habilidades variadas que os ajuda efetivamente a fazer seu trabalho. Isso inclui prestar atenção aos detalhes, ser geralmente flexível quanto ao suporte que você fornece e ser confiável. Os gerentes de escritório também precisam ser networkers, pensadores lógicos, multi-taskers e solucionadores de problemas. O gerenciamento do tempo e a organização devem ser de segunda natureza para as pessoas que atuam nessa função.