Usando organogramas como ferramenta de gerenciamento

Os organogramas, ou organogramas, abreviados, são usados ​​para mostrar às pessoas a estrutura pretendida de uma organização. Essa organização "formal" deve refletir a estrutura de poder da empresa. Às vezes, os organogramas servem apenas para confundir as pessoas sobre o que realmente é a estrutura. Isso geralmente não é intencional, mas REFLETE a confusão das pessoas envolvidas.

No entanto, também é possível usar um organograma como uma ferramenta de gerenciamento para promover a realização dos objetivos da sua organização. Examinaremos exemplos típicos de organogramas "padrão". Vamos ver gráficos organizacionais confusos. Por fim, discutiremos o uso do organograma como uma ferramenta de gerenciamento.

Gráficos de organização "padrão"

Normalmente, os organogramas padrão são usados ​​para mostrar às pessoas a estrutura pretendida da organização. Essa organização "formal" deve refletir a estrutura de poder da empresa. Muitas vezes, reflete apenas a estrutura de responsabilidade. O poder real na organização geralmente segue linhas de comunicação em vez de linhas no organograma.

Os gráficos normalmente são em forma piramidal. Eles mostram a pessoa responsável no topo. Abaixo estão os subordinados agrupados, geralmente em caixas progressivamente menores. Normalmente, indivíduos mostrados no mesmo nível horizontal no Organograma são percebidos como "pares" dentro da organização.

Este Organograma do Departamento de Computação do Departamento Imperial (DOC) é típico do gráfico da pirâmide. O chefe de departamento tem cinco diretores que se reportam diretamente a ele, além de um vice-diretor e um comitê de busca. Cada um dos Diretores tem seus relatórios diretos mostrados nas ovais verdes abaixo de seus comitês.

Gráficos de organização confusos

Às vezes, os organogramas podem confundir as pessoas sobre o que a estrutura realmente é. Isso geralmente não é intencional, mas reflete a confusão das pessoas envolvidas. Se você não tiver certeza dos relacionamentos funcionais do grupo ou se eles mudam com frequência, é virtualmente impossível diagraá-los com precisão.

Talvez o lugar mais comum para encontrar Organogramas confusos seja no governo federal dos EUA. O Organograma da Divisão de Ciência da Computação e Matemática do Laboratório Nacional de Oak Ridge não transmite rapidamente uma compreensão da estrutura da Organização. Parece sugerir que onze funções se reportam diretamente ao diretor.

Embora o intervalo de controle (o número de subordinados diretos que um gerente pode efetivamente supervisionar) varie consideravelmente, achamos difícil acreditar que essa seja uma organização que funcione de maneira ideal. Alguns dos líderes das funções são provavelmente "mais iguais". Se fôssemos mapear o fluxo de comunicações dentro dessa organização e o tempo que cada subordinado gastou com o diretor, alguns dos subordinados diretos provavelmente precisariam ser reclassificados como subordinados de outras funções.

Gráficos de organização como ferramenta de gerenciamento

Os organogramas geralmente são um dispositivo reativo, e não proativo. Criamos uma organização ou permitimos que uma evolua e ela cresceu. Não é mais claro para as pessoas dentro da organização, ou para as pessoas com quem elas interagem, quem é responsável por quê. Então, elaboramos um monte de caixas e linhas para mostrar a todos que fazem o quê. Em seguida, adicionamos linhas tracejadas e dispositivos artificiais semelhantes para mostrar que o que desenhamos primeiro não é sempre o caso.

A melhor opção, no entanto, é criar um organograma que reflita aonde você quer que a organização vá, em vez de simplesmente refletir como está agora. Se você quiser uma organização horizontal e plana, desenhe o organograma dessa maneira. Mostre que seis ou oito (ou até onze como vimos acima) gerentes reportam ao VP. Mostre que todos os dez programadores reportam diretamente ao Gerente de Projeto.

Se sua organização depende de círculos de qualidade ou equipes de produção para cumprir sua missão, você deve mostrar isso em seu organograma. Não se sinta obrigado a aderir a agrupamentos horizontais e linhas verticais. Se seus funcionários entenderem mais claramente suas funções ao fazer isso, você poderá usar círculos, triângulos invertidos ou o que precisar.

Existem muitos produtos de software no mercado para ajudá-lo a mostrar como você deseja que sua organização funcione. O OrgPlus é um exemplo dos tipos de ferramentas que podem ser usadas para esclarecer muitos aspectos do negócio, incluindo os organogramas.

O caminho que deve ser feito

O exemplo abaixo é uma representação de um organograma, que me impressionou muito. Foi lançado para inaugurar uma nova era para uma empresa que exigia ações criativas e novas de todos os seus funcionários.

Ele mostra claramente a estrutura plana e horizontal destinada a promover a comunicação e a inovação. Ele mostra claramente a equipe formada pelos dois principais executivos, indicativa do que os funcionários devem fazer. No entanto, mantém as linhas inequívocas da responsabilidade final. O presidente está claramente liderando a empresa, mas todo mundo sabe que precisa fazer sua parte para ter sucesso.

A maneira como um organograma deve ser

Ainda é cedo para dizer se esse Organograma terá o efeito desejado. Está em vigor há apenas algumas semanas. No entanto, os executivos da empresa têm claramente usado como uma ferramenta de gerenciamento eficaz para ajudar a conduzir sua organização em direção a seus novos objetivos.