Quando você pode legalmente atracar o pagamento de um empregado isento?

Para você classificar um funcionário como isento de salário - isto é, isento das regras do Fair Labor Standards Act, incluindo horas extras - você deve cumprir várias condições. Os deveres reais que um funcionário desempenha devem se enquadrar em uma das categorias de isenção, como vendas externas, gerenciamento ou isenção administrativa.

Mas, uma descrição de trabalho adequada não é a única coisa necessária para que um funcionário fique isento de pagamentos de horas extras: o empregado deve receber o mesmo pagamento a cada período de pagamento.

Isso significa que, se um funcionário trabalha cinco horas ou 55 horas por semana, o salário é o mesmo. Os gerentes não podem deduzir o pagamento de um empregado isento quando ela faz almoços longos ou chega atrasado ao trabalho.

Mas, o funcionário não tem direito a um centavo a mais no contracheque por fazer uma semana de 80 horas para cumprir um prazo. (As empresas certamente podem dar bônus aos funcionários, porém, e em situações que envolvam prazos apertados ou a obtenção de folga para um funcionário que está saindo, incentivos e outros reconhecimentos são incentivados.)

Esta regra é dura e rápida. Uma vez que você começa a deduzir do salário de um funcionário isento, você acaba de fazer com que ela não seja isenta. Ela agora é elegível para pagamento de horas extras indo para trás e para frente. Isso não é um erro que você quer cometer.

Mas, você pode deduzir o pagamento do cheque de pagamento de um empregado isento? Algumas vezes existem.Aqui estão cinco vezes em que você pode deduzir o pagamento do salário de um funcionário isento.

1. Primeira e última semana

Você só precisa pagar os funcionários pelos dias trabalhados em sua primeira e última semana. Se os seus períodos de pagamento forem de segunda a domingo, com um final de semana de dois dias, e seu empregado começar na quarta-feira, você só terá que pagá-lo para quarta, quinta e sexta-feira. Da mesma forma, se seu último dia de trabalho for quarta-feira, você só terá que pagar pela segunda, terça e quarta-feira.

Caso contrário, se um funcionário trabalhar uma semana parcial, por qualquer motivo, você ainda terá que pagar pela semana inteira, a menos que se qualifique sob outra dedução permitida (veja os próximos quatro abaixo).

2. Deduções Ordenadas por um Tribunal

Estas não são deduções reais - o empregado ainda está ganhando a mesma quantia de dinheiro; é só que o contracheque dela é menor. Se ela estiver sob uma ordem judicial de pensão alimentícia, pensão alimentícia ou para quitar dívidas, você pode (e deve) deduzir o que a lei exige e dar esse dinheiro para onde os tribunais a dirigirem.

Frequentemente, com essas deduções ordenadas pelo tribunal, os funcionários não ficam felizes com o que você está fazendo com eles. Certifique-se de deixar claro ao seu empregado que você está apenas seguindo a lei e deve fazer o que os tribunais ordenaram. Lembre-se, você não está realmente atrelando seu pagamento; você está apenas pagando algumas de suas contas automaticamente.

3. Um dia inteiro de folga (férias)

Se a sua funcionária esgotou todo o tempo de férias e quer tirar um dia de folga, é possível que ela tire o dia de folga. Você não precisará pagá-la por esse dia se o tempo de folga for para um dia de folga não relacionado à doença. É o equivalente a um dia de férias, não um dia de doença.

Naturalmente, você pode ou não permitir este dia de folga não remunerado. Se você conceder o dia não remunerado (ou dias), lembre ao seu empregado que ele não deve fazer nenhum trabalho nesses dias de folga. Fazer até 15 minutos de trabalho pode desencadear o toque na regra da parede. Como os funcionários isentos são pagos da mesma forma, independentemente do número de horas de trabalho, fazer 15 minutos de trabalho significa que eles são pagos durante todo o dia.

Se você não confia que seu funcionário se abstenha de responder a e-mails, atender chamadas telefônicas ou fazer alguns minutos de trabalho naquele projeto até a próxima semana, mantenha o laptop no escritório e desligue seus e-mails pelo tempo em questão.

4. Um dia inteiro de folga (outro)

De acordo com o Departamento do Trabalho dos EUA, Divisão de Salários e Horas, você só pode deduzir um dia de folga por motivos que não sejam doença se você não tiver apenas um plano, política ou prática de oferecer compensação pelo salário perdido devido a doença; para compensar as quantias que os funcionários recebem como honorários de júri ou testemunhas, ou para pagamento militar; penalidades impostas de boa-fé por infrações de regras de segurança de grande importância; ou por suspensões disciplinares não pagas de um ou mais dias inteiros impostas de boa fé por infrações de regras de conduta no local de trabalho. ”

Em outras palavras, você não pode simplesmente decidir na hora de encaixar o pagamento de um empregado isento quando suspendeu um funcionário por uma infração de regra.

Você precisa ter um plano que especifique as condições sob as quais você não pagará funcionários isentos. Caso contrário, é uma dedução ilegal se você acoplar o pagamento de um empregado isento e o funcionário tiver trabalhado durante uma semana. Você acabou de anular a isenção.

5. FMLA

Se você tem um funcionário que está ausente por várias semanas no FMLA, é bastante óbvio que você não precisa pagar o funcionário isento durante esse período. Ela se foi por dias inteiros e faz parte de um plano genuíno. Mas e o FMLA intermitente?

É quando um funcionário é autorizado a tirar algumas horas de folga de cada vez para lidar com problemas médicos - seja para seus próprios problemas ou para os de um membro da família qualificado. A Lei de Licença Médica Familiar permite que você deduza o pagamento do empregado isento ao usar o FMLA.

Portanto, se seu funcionário precisar tirar duas tardes de uma semana para fazer diálise, você não precisará pagá-lo por esse tempo.

No entanto, aqui está um aviso sobre essa dedução. Como os funcionários isentos são pagos pelo trabalho e não por hora, se seu empregado ainda está trabalhando 40 horas por dia e você está deduzindo o pagamento de meio dia a cada semana quando ela vai ao seu atendimento médico, você está legalmente certo, mas moralmente e eticamente errado.

Regra geral sobre o encaixe de uma remuneração de empregado isento

Como regra geral, lembre-se de não deduzir nada do salário de um empregado isento. Se o funcionário tirar algumas horas de folga durante o meio do dia, chegar atrasado ou sair mais cedo, você poderá deduzir do banco da PTO, mas tenha cuidado ao fazer isso. Se, de outro modo, o funcionário for um bom funcionário que realiza seu trabalho, não a punir pela eficiência com a qual ela usa seu tempo.

Se você decidir que deseja deduzir o pagamento por tal folga, lembre-se de que é sempre legal pagar as pessoas por hora. No entanto, se você seguir esse caminho, seu funcionário estará qualificado para pagamentos de horas extras, independentemente de cumprir as outras qualificações para isenção. Assim, o seu desejo de economizar alguns dólares, porque ela toma longos almoços, será superado pelo enorme pagamento de horas extras que ela receberá durante a estação ocupada.

É importante lembrar que os funcionários isentos são contratados para fazer o trabalho, não para trabalhar em horários específicos. Trate-os como profissionais responsáveis ​​e as chances são de que tudo acabe no final.

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Suzanne Lucas é uma jornalista freelancer especializada em Recursos Humanos. O trabalho de Suzanne tem sido destaque em publicações de notas, incluindo Forbes, CBS, Business Inside r e Yahoo.