Como ser um secretário de litígios

Os secretários de litígios prestam apoio a advogados de litígios e paralegais em processos apresentados em tribunais locais, estaduais e federais e tribunais administrativos.

Secretários de litígios são empregados em escritórios de advocacia de todos os tamanhos. Algumas secretárias fornecem apoio puramente administrativo. No entanto, os secretários de muitas empresas desempenham um papel híbrido, funcionando como paralegal tanto como secretária quanto como contencioso.

Abaixo estão algumas das funções mais comuns de um secretário de litígio durante todo o ciclo de vida do litígio. Os cargos de secretariado variam de acordo com a empresa, o tipo de prática contenciosa e o tamanho da equipe.

Seleção de Caso

Em firmas autoras, o primeiro passo de um caso é examinar o caso por mérito. O potencial cliente tem uma causa de ação? Existe algum conflito? O secretário pode ajudar a preparar formulários de triagem de casos e agendar reuniões iniciais entre o advogado e o cliente em potencial. Em alguns casos, a secretária concluirá uma triagem inicial, fazendo as perguntas do cliente em potencial por telefone. Se o cliente for assinado, o secretário criará um novo arquivo de caso e encaminhará o contrato de retenção e outros documentos ao cliente.

Investigação

Em muitos casos, as partes realizam uma investigação antes de um processo ser apresentado. Essa investigação pode envolver localizar e entrevistar testemunhas, examinar o local do acidente e coletar provas documentais e outras. O secretário de litígio pode ajudar no processo agendando reuniões e conferências por telefone em nome do advogado, criando listas de testemunhas, organizando provas e outros documentos e criando um sistema de arquivamento confiável para documentos em papel e eletrônicos.

Petições

Se um processo for apresentado, o secretário preparará as alegações em um programa de processamento de texto. As alegações podem incluir uma intimação, reclamação, declarações, pedidos de admissão e moções. O secretário de litígios frequentemente criará fiadores que articulam e organizam e indexam todas as alegações de um caso específico. O secretário pode arquivar esses documentos no tribunal, pessoalmente ou eletronicamente, embora essa tarefa seja freqüentemente realizada por um paralegal ou um mensageiro da corte.

Descoberta

A descoberta é a fase mais longa do processo de litígio. Durante a descoberta, o secretário de litígio pode realizar todas ou algumas das seguintes tarefas:

• Preparando documentos de descoberta em um sistema de processamento de texto, incluindo interrogatórios e solicitações de produção
• Digitação, envio e acompanhamento de intimações
• Agendar depoimentos com várias partes, incluindo o advogado, clientes, advogados opositores e repórteres da corte.
• Agendamento de exames médicos independentes e outros compromissos exigidos pelas Regras de Processo Civil
• Criando ligantes de descoberta; indexação e arquivamento de documentos de descoberta
• Organizando e arquivando documentos do caso
• Agendamento de exames no site

• Localização e comunicação com especialistas; organizar e arquivar relatórios de especialistas

Pré-julgamento

Quando a data do julgamento é definida, o secretário ajuda a equipe jurídica a se preparar para o julgamento. O papel da secretária pode incluir:

• Digitação e formatação de documentos pré-julgamento, incluindo moções, sumários, intimações e listas de testemunhas
• Recolha e organização de exposições
• Criando, organizando e / ou indexando os fichários de teste
• Ajudando a organizar julgamentos simulados
• Acompanhamento de prazos e envio de lembretes para a equipe jurídica
• Citar-verificação e revisão de resumos e documentos legais
• Garantir que os documentos sejam formatados adequadamente de acordo com as regras do tribunal
• Testemunhas de coordenação

Tentativas

O secretário de contencioso desempenha um importante papel de apoio durante o julgamento. Suas funções podem incluir:

• Preparando, digitando e formatando documentos de avaliação
• Coordenar a preparação de gráficos, gráficos e outros recursos visuais do tribunal
• Agendando correios, repórteres da corte e testemunhas especialistas
• Organização, arquivamento e gerenciamento de documentos, exposições e fichários de avaliação
• Coordenação de planos de viagem para advogados, testemunhas, clientes e outros

Outras tarefas administrativas

Para aqueles que trabalham no lado da defesa, o secretário de litígio entrará no tempo gasto pelos advogados e paralegais em cada caso no tempo e no sistema de faturamento da empresa. Ele também enviará faturas periódicas para o cliente e fará o acompanhamento dos pagamentos atrasados. Outras tarefas gerais executadas pelo secretário de litígio incluem:

• Produzindo informações transcrevendo, formatando, inserindo, recuperando, copiando e transmitindo texto, dados e gráficos
• Prazos de acompanhamento de casos
• Correspondendo com clientes, testemunhas e advogados opostos
• Atendendo o telefone
• Criando planilhas para rastrear custos, exposições e outras informações
• Transcrevendo ditado
• Manutenção de sistemas de normas
• Correspondência de roteamento, relatórios e documentos legais
• Organizando conferências com clientes e reuniões de advogados
• Preparando relatórios de despesas
• Manter o calendário do advogado planejando e agendando conferências, teleconferências, depoimentos e viagens

• A fazer encomendas

Secretário de Contencioso Educação

Muitos secretários de litígios completam um certificado ou programa de graduação associado em uma escola de comércio ou faculdade comunitária. No entanto, os secretários com diplomas universitários de quatro anos têm as oportunidades mais avançadas dentro de um escritório de advocacia. O treinamento de litígio geralmente ocorre no trabalho. Secretários experientes em litígios muitas vezes se mudam para outros cargos na empresa, incluindo cargos de paralegal e cargos administrativos.

Gabinete de Litígios Habilidades e Conhecimento

Os secretários de litígios devem possuir uma variedade de habilidades interpessoais, de tecnologia e de escritório, bem como conhecimento jurídico e processual. Habilidades e conhecimentos necessários incluem:

• Proficiência em processamento de texto, planilha eletrônica, apresentação e tempo e faturamento de software; familiaridade com o pacote do Microsoft Office
• Proficiência com equipamento de transcrição
• Excelentes habilidades escritas e verbais
• Conhecimento dos procedimentos de documentação e arquivamento de litígios judiciais locais, estaduais e federais
• Proficiência em bancos de dados de documentos como Ringtail, Somatório e Concordância
• Experiência de arquivamento eletrônico
• Conhecimento dos procedimentos de escritório e terminologia jurídica
• Fortes habilidades de digitação
• Habilidades organizacionais sólidas e habilidades de multitarefa
• Capacidade de interagir profissionalmente com todos os níveis de pessoal