Política de acesso ao arquivo pessoal e links para exemplos

Todos os departamentos de Recursos Humanos mantêm registros extensos. A lei exige que o RH mantenha muitos deles por determinados períodos de tempo. Os funcionários estão cientes de que esses registros existem (e alguns têm a impressão de que o arquivo os segue de empresa para empresa, o que não é verdade).

Como os funcionários sabem que esses registros existem, eles vão querer vê-los de vez em quando para ver o que o arquivo contém.

Ao decidir como fornecer o empregado (e o antigo acesso do funcionário), lembre-se de todas as leis que se aplicam ao seu negócio. Muitos estados têm leis que exigem que uma empresa disponibilize partes específicas do arquivo para funcionários atuais e antigos. Verifique com seu advogado de emprego para garantir que sua política está em conformidade com todas as leis.

A lei federal, por exemplo, exige que os registros relacionados ao Americans with Disabilities Act sejam mantidos separados dos registros pessoais. Se sua empresa está sujeita à HIPAA, certifique-se de que a manutenção de seus registros médicos também esteja de acordo com isso.

Você pode ter muita margem de manobra no que você permite que os funcionários vejam em seus arquivos. Mas lembre-se de que, mesmo que você determine que um funcionário não pode ter acesso a determinadas informações, como verificações de referência, que, no caso de uma ação judicial, essas informações podem ser descobertas.

Portanto, instrua sua equipe para registrar as coisas com precisão e seguir a lei em todos os momentos. Registros de funcionários não são o lugar para piadas internas ou comentários maliciosos. Estes não vão bem em um tribunal de direito.

Como regra geral, ter um gatekeeper nos registros garante que os procedimentos sejam seguidos e consistentes. Você não quer que um gerente de RH permita que as pessoas levem seus registros de volta para suas mesas enquanto outro recusa o acesso.

Exigir que todos passem por uma única fonte ajuda a manter as coisas consistentes e legais. Leis sobre registros e retenção de registros e acesso são complicadas. Certifique-se de manter-se atualizado.

A política abaixo é um bom começo para o seu negócio, mas lembre-se de que as leis estaduais e locais podem variar.

Exemplo de política de acesso a registros de funcionários

Todos os funcionários, ex-funcionários e representantes dos funcionários podem visualizar determinados conteúdos de seu arquivo pessoal com aviso prévio à equipe de Recursos Humanos. Os documentos relacionados às qualificações do funcionário para contratação, como o aplicativo, a promoção, a ação disciplinar e a transferência, podem ser visualizados. Além disso, o funcionário pode revisar os formulários de aprovação da política e os registros de treinamento.

Os documentos que o funcionário não examina incluem referências ou verificações de referência, registros de qualquer investigação realizada pela gerência, registros médicos, documentos relacionados a um processo judicial, qualquer documento que viole a confidencialidade de outro funcionário e documentos usados ​​para o planejamento do funcionário.

Procedimento

Um funcionário que deseja revisar o conteúdo permitido de seu arquivo pessoal deve entrar em contato com o Departamento de Recursos Humanos com 24 horas de antecedência (fins de semana excluídos). Ex-funcionários, ou pessoas desconhecidas da equipe de Recursos Humanos, devem apresentar identificação e / ou comprovação de permissão para acessar o arquivo pessoal.

Os funcionários devem revisar seus arquivos pessoais na presença de uma pessoa da equipe de Recursos Humanos.

Os funcionários não podem retirar do escritório qualquer parte do arquivo de pessoal.

O funcionário pode solicitar fotocópias do arquivo ou partes do arquivo. Com razão, a pessoa da equipe de Recursos Humanos fornecerá fotocópias. Para cópia extensa, o funcionário precisará pagar pelas fotocópias.

Se o funcionário não estiver satisfeito com um documento em seu arquivo de pessoal, na presença da pessoa da equipe de Recursos Humanos, o funcionário poderá escrever uma explicação ou esclarecimento e anexá-lo ao documento contestado. Sob nenhuma circunstância a equipe de RH ou o funcionário alterarão o documento real.

O funcionário também pode solicitar que um documento seja removido do arquivo pessoal. Se a pessoa da equipe de Recursos Humanos concordar, o documento poderá ser removido. Se a pessoa da equipe de recursos humanos discordar, o assunto pode ser recorrido da maneira prescrita na política de porta aberta da empresa.

Espero que você tenha achado essa política útil ao desenvolver sua própria política de acesso a arquivos pessoais para sua organização. Por favor, personalize a política para atender às necessidades e cultura da sua organização.