O que pertence a um arquivo de pessoal do empregado?

O arquivo pessoal do funcionário é o principal arquivo de funcionário que contém o histórico do vínculo empregatício, desde a solicitação de emprego até a entrevista de saída e a documentação de término do contrato de trabalho. Somente a equipe de Recursos Humanos e o supervisor e gerente imediato do funcionário podem ter acesso às informações contidas no arquivo pessoal do funcionário e nunca saem do escritório de Recursos Humanos.

O arquivo pessoal do funcionário é geralmente armazenado em um gabinete de arquivo à prova de fogo e trancado em um local bloqueado acessível à equipe de Recursos Humanos. A confidencialidade das informações do funcionário no arquivo pessoal é de suma importância.

De todos os arquivos de funcionários mantidos pela empresa, o arquivo pessoal do funcionário é acessado com mais frequência diariamente, para obter informações do empregador, do supervisor ou da equipe de Recursos Humanos.

Considerações sobre o conteúdo do arquivo pessoal do funcionário

Os princípios e questões fundamentais a serem considerados ao arquivar qualquer documento em um arquivo pessoal de funcionários são estes.

• O empregador precisará de um documento específico para justificar decisões se o empregador for processado? O empregador precisaria do documento em um tribunal?
• O funcionário sabe e entende que o documento será arquivado em seu arquivo pessoal? Na maioria dos casos, os empregadores devem fazer com que o funcionário assine o documento, não para indicar concordância com o conteúdo do documento, mas para reconhecer que ele tem conhecimento e leu o documento.
• Nenhuma surpresa, opinião ou anotação pessoal sobre o funcionário deve ser colocada em um arquivo pessoal do funcionário. Apenas os fatos, sem pensamentos especulativos, pertencem a um arquivo pessoal de funcionários.

Conteúdo de um arquivo de pessoal do funcionário

A seguir, são apresentadas recomendações sobre a documentação que um empregador deve manter em um arquivo pessoal do funcionário.

emprego histórico

• Candidatura de Trabalho
• Currículo
• Retomar carta de apresentação
• Verificação de educação
• Verificação de emprego
• Carta de rejeição
• Posicionar a descrição do trabalho
• Registros de análise de trabalho
• Carta de oferta de emprego ou contrato de trabalho
• Contrato de agência de emprego ou agência de trabalho temporário, se usado
• Informações para contato de emergência
• Formulário assinado do reconhecimento do manual do empregado que mostra o recibo do manual do empregado
• Lista de verificação de orientação de novos funcionários mostrando os tópicos cobertos e por quem
• Quaisquer acordos de transferência e documentação
• Qualquer contrato, acordo por escrito, recibo ou reconhecimento entre o funcionário e o empregador (como um contrato de não-venda, um contrato de trabalho ou um contrato relacionado a um carro fornecido pela empresa)

• Vida de formulários oficiais de emprego, incluindo pedidos de transferência, promoção, pedidos internos de emprego e assim por diante
• Qualquer outra documentação relacionada ao emprego

Desenvolvimento do desempenho dos funcionários, planos de desenvolvimento e aprimoramento

• Cópias de qualquer avaliação de desempenho usada ou planos de desenvolvimento de funcionários
• Autoavaliações dos empregados
• Registros de quaisquer sessões de aconselhamento formal
• Notas sobre freqüência ou atraso
• Documentação do plano de melhoria de desempenho
• Relatórios de ação disciplinar
• Reconhecimento de funcionários apresentados como certificados, cartas de reconhecimento e assim por diante
• Sugestões e recomendações formais dos funcionários, respostas da organização
• Registros de treinamento
• Solicitações de treinamento
• Avaliações de Competências
• Classes de treinamento ou notificações de sessão ou agendamentos

• Avaliações de necessidades assinadas
• Relatórios de despesas de treinamento
• Reclamações de clientes ou colegas de trabalho

Registros de rescisão de emprego

• Carta de demissão do empregado
• Sair da documentação da entrevista
• Notificação de cobra
• Lista de verificação de término de emprego
• Contabilização final de todos os aspectos do emprego do funcionário, como o pagamento final, o pagamento de férias, a devolução da propriedade da empresa e assim por diante